Tanto los restaurantes grandes como los pequeños han enfrentado retos después de la pandemia. Además, el cambio en el comportamiento del cliente, el aumento en costos y problemas de suministro han afectado el sector. Así mismo, la variación en el flujo de personas en ciudades principales ha impactado a muchos negocios. Por lo tanto, los restaurantes exitosos deben aprovechar cada ventaja disponible para salir más fuertes. En este sentido, un área clave que los líderes del sector están utilizando son sus soluciones de pago, como sistemas ECS POS.
De hecho, casi 90,000 restaurantes en Estados Unidos se vieron obligados a cerrar durante la pandemia. Sin embargo, los líderes del sector que supieron aprovechar sus herramientas y recursos lograron salir adelante.
Hoy día, el procesamiento de pagos es aún más esencial, ya que cada vez más transacciones son digitales. Además, las tendencias del consumidor cambian rápidamente. Así que, quedaron atrás los tiempos en que bastaba con aceptar tarjetas de crédito. Por lo tanto, ahora se requiere una estrategia de pagos más completa y actualizada.
Desde las estructuras de tarifas hasta nuevas tecnologías que se integran con las operaciones del negocio, las soluciones adecuadas de pago marcan la diferencia. Además, pueden influir entre simplemente sobrevivir o crecer y tener éxito como restaurante.
Para empezar, repasaremos las áreas clave del procesamiento de pagos. Así, podrás tomar la mejor decisión para tu restaurante.
Entendiendo las soluciones de pago para restaurantes y el procesamiento de tarjetas de crédito
El procesador de pagos
El procesador de pagos es tu aliado para procesar tarjetas de crédito. Además, obtendrás tu cuenta de comerciante a través de este proveedor, también conocido como banco adquirente. Elegir el procesador de pagos correcto es clave al establecer soluciones de pago para tu restaurante. Además, el proveedor adecuado trabajará contigo directamente para identificar tus necesidades de procesamiento.
Luego, pueden ofrecerte recomendaciones y sugerencias basadas en su experiencia atendiendo negocios similares.
Comerciante
Como restaurante, tú eres el comerciante, y necesitas solicitar una cuenta de comerciante para procesar pagos digitales o electrónicos. Además, esto incluye tarjetas de crédito y débito. Por lo general, solicitar esta cuenta es bastante sencillo. Así que, una vez envías tu información, el proceso toma solo unos días.
Luego, el procesador de pagos usará estas estimaciones para evaluar tu nivel de riesgo. Por lo tanto, también determinará las tarifas según el tipo de transacción. Si las estimaciones están muy fuera de lo real, podrías terminar pagando tarifas más altas. Además, si calculas por debajo, podrías enfrentar penalidades por excedentes.
Redes de tarjetas
Las redes de tarjetas son las marcas que ya conoces. Por ejemplo, las más comunes son Visa, Mastercard y American Express.
Como comerciante o restaurante, no tendrás mucho contacto directo con estas redes. Además, tus transacciones pasarán a través de ellas. Por lo general, cualquier asunto o comunicación se maneja mediante el procesador de pagos.
Cada red de tarjetas maneja su propio sistema de intercambio y establece tarifas de procesamiento. Por lo tanto, esto es importante y se explicará con más detalle en secciones posteriores.
Banco emisor
El banco emisor es quien provee la tarjeta que usa el cliente en tu restaurante. Además, cuando se autoriza la transacción, este es el paso final del proceso. Una vez el banco confirma que hay fondos disponibles, entonces se transfieren a tu cuenta de comerciante.
Pasarela de pago
Toda la comunicación entre las entidades mencionadas pasa a través de la pasarela de pago. Además, esta funciona como una red segura que conecta todos los componentes.
Existen distintas pasarelas de pago. Por lo tanto, un buen procesador debe ofrecerte varias opciones para elegir la que mejor se adapte a tu restaurante.
Además, tendrás contacto directo con la pasarela de pago, ya que muchos de tus sistemas y programas deberán conectarse a ella. Por lo general, esta conexión se realiza mediante una API, o interfaz de programación de aplicaciones.
Para resumir, el proceso de pagos funciona de la siguiente manera:
- Primero, el cliente presenta su tarjeta de crédito o débito en tu restaurante.
- Luego, la cuenta de comerciante captura la información y la envía al procesador de pagos. Además, se realizan verificaciones iniciales de fraude mediante la pasarela de pago.
- Después, el procesador envía la información a las redes de tarjetas, donde se hacen verificaciones adicionales.
- Seguidamente, la transacción llega al banco emisor del cliente. Allí, se confirma que hay fondos disponibles.
- Finalmente, el comerciante recibe la aprobación de la transacción. Por lo tanto, los fondos se transfieren a la cuenta de comerciante y luego al banco del restaurante.
Soluciones adicionales de pago para restaurantes y funciones de procesamiento
Aceptar tarjetas de crédito y débito es esencial para cualquier restaurante. Sin embargo, eso es solo el comienzo de cómo el procesamiento de pagos puede mejorar tu negocio. Además, puede ayudarte a operar de manera más eficiente.
Muchos restaurantes utilizan un sistema POS (punto de venta). Además, estos combinan hardware y software que se integran con su infraestructura de pagos o del negocio. El propósito de un sistema POS es añadir funciones adicionales. Por ejemplo, ayudan con el seguimiento de ventas, el inventario y hasta la gestión de empleados.
El flujo de pago que describimos anteriormente sigue siendo el mismo. Sin embargo, el sistema POS ahora registra ventas y transacciones. Además, integra esa información con otros datos del negocio. También puedes conectarlo con tu sistema de órdenes en línea.
A continuación, algunas funciones comunes de los sistemas POS.
Menús personalizables
Los restaurantes suelen tener distintos menús según la hora del día o el día de la semana. Además, pueden ofrecer especiales con precios diferentes, como promociones de happy hour.
Un sistema POS permite cambiar el menú y los precios de inmediato en todo el negocio. Cada variación del menú se puede guardar y usar nuevamente cuando sea necesario. Así, el personal no tiene que preocuparse por precios u otros cambios.
Además, permite que los restaurantes sean más ágiles al momento de crear promociones. De este modo, pueden aumentar las ventas durante horas más lentas.
Gestión de inventario
Los ingredientes individuales pueden vincularse a los artículos del menú. Así, cuando se vende un plato, ese ingrediente se descuenta del inventario. De este modo, se logra un control más preciso del inventario. Además, el personal recibe alertas cuando los niveles están bajos. Sin un sistema POS que haga esto automáticamente, un empleado tendría que encargarse de llevar el control del inventario. Con la automatización que ofrece un sistema POS, se ahorran horas de trabajo. Además, permite que el personal se enfoque en tareas más importantes.
Análisis de ventas
Dado que los sistemas POS se integran con el procesamiento de tarjetas y las cajas registradoras, es fácil rastrear todas las ventas. Además, los datos se presentan para análisis. De este modo, los restaurantes pueden identificar tendencias o áreas con bajo rendimiento. Por lo tanto, pueden hacer ajustes a tiempo.
La mayoría de los sistemas POS incluyen herramientas de visualización de datos. Además, permiten crear gráficas y tablas automáticamente con la información de ventas almacenada.
Programas de lealtad
Los programas de lealtad y recompensas son populares en todo tipo de comercio. Además, los restaurantes también se benefician de ellos.
Cuando se implementan correctamente y con incentivos atractivos, estos programas fomentan clientes recurrentes. También aumentan el tráfico en el local y el gasto promedio. De hecho, los programas de lealtad exitosos pueden generar entre un 15% y un 25% adicional en ingresos para los comerciantes.
Un sistema POS facilita la implementación y administración de programas de recompensas o tarjetas de regalo. Además, muchos sistemas ya incluyen esta función integrada o como parte de un plan básico. Por otro lado, los restaurantes también pueden usar programas de recompensas de terceros. De este modo, se integran fácilmente con el software POS que hayan elegido.
Si manejas un restaurante y buscas una solución POS que se integre con tus pagos, comunícate con ECS Puerto Rico. Además, ofrecemos múltiples soluciones de pago para restaurantes. Por lo tanto, incluimos sistemas POS populares que pueden ayudarte a aumentar ingresos y optimizar tus operaciones.
Tarifas de procesamiento de pagos para restaurantes
Al buscar soluciones de procesamiento de pagos para restaurantes, una de las principales preocupaciones son las tarifas. Además, una estructura incorrecta puede reducir las ganancias y dificultar la competitividad.
Sin embargo, las tarifas son una parte necesaria del procesamiento de pagos. Por lo tanto, entenderlas es clave para conseguir una posible opción según tu situación. Por lo general, la mayoría de los procesadores cobran una tarifa mensual por servicios básicos. Además, aplican un cargo por transacción según la estructura de tarifas elegida.
Tipos de tarifas
Las tarifas incluyen cargos como cuotas mensuales de acceso, tarifas por estados de cuenta y otros costos continuos. Además, estos cubren la gestión de la red y el servicio que se te brinda.
Algunas otras tarifas fijas son:
- Tarifa de acceso a la pasarela de pago
- Tarifas por lote
- Tarifa por reportes
- Tarifas por equipo o terminal
- Tarifa de acceso a la red
Es esencial revisar todas estas tarifas con cuidado y preguntar por cada una. Además, en algunos casos se puede negociar, aunque no siempre.
Tarifas de procesamiento
Las tarifas de procesamiento representan la mayor parte de tu estructura de costos. Además, son las que más varían entre todas las tarifas. Por lo general, se calculan como un porcentaje del total de la transacción. Sin embargo, pueden cambiar según distintas circunstancias, incluso con el mismo procesador.
Por ejemplo, algunas tarjetas como American Express suelen tener tarifas más altas que una Visa. En general, la tarifa de procesamiento se compone de tres cargos principales. Por lo tanto, estos determinan el total que terminarás pagando.
Tarifa de intercambio
Todo negocio paga tarifas de intercambio. Es la tarifa base por usar redes de tarjetas como Visa, Mastercard o American Express. Además, esta tarifa representa la mayor parte de los costos de procesamiento de tarjetas de crédito.
El otro tipo de estructura se conoce como “interchange plus” o costo más margen. En este modelo, se añade una tarifa específica sobre la tasa base de intercambio para cada transacción. Por lo tanto, la estructura de tarifas se vuelve más compleja. Sin embargo, en la mayoría de los casos, puede ayudarte a ahorrar dinero.
Por ejemplo, la forma en que se realiza la transacción física puede afectar la tarifa de intercambio. Además, distintos métodos tienen diferentes niveles de riesgo. Una transacción “con tarjeta presente”, donde se inserta la tarjeta en el lector y el cliente firma, es de bajo riesgo. Por lo tanto, este tipo de transacción suele tener tarifas más bajas.
Tarifas según la situación
Finalmente, existen las tarifas por situación. Estas no se pagan con frecuencia y solo ocurren en ciertos casos específicos. Sin embargo, es fundamental conocerlas. Además, este tipo de cargos puede surgir en cualquier negocio de vez en cuando.
Tarifas por contracargos
Las tarifas por contracargos ocurren cuando un cliente disputa una transacción e inicia un reclamo. Además, esto puede pasar por mal servicio percibido o porque el servicio no fue entregado. También puede suceder si el cliente entiende que no autorizó el cargo. Los contracargos no son tan comunes en restaurantes como en otros negocios. Sin embargo, aún ocurren.
Además, estas tarifas pueden ser altas y no son negociables. Por lo tanto, si surge un problema con un cliente, es mejor resolverlo antes de que llegue a un contracargo. Demasiados contracargos pueden aumentar tus tarifas. Por lo tanto, es mejor evitarlos en la medida posible.
Tarifa de configuración
Puede que tengas una tarifa de configuración única para cierto hardware o software. Además, en algunos casos estas tarifas se pueden negociar, aunque depende del tipo de negocio. Por lo general, las tarifas de configuración son estándar. Sin embargo, debes estar atento a cargos excesivos o que no correspondan a lo que estás recibiendo.
Cargos mínimos mensuales
Las tarifas mínimas mensuales no son muy comunes. Sin embargo, si aplican, debes pagar un cargo si no alcanzas el volumen estimado. Por lo tanto, si no llegas a cierto mínimo de procesamiento, se te cobrará una tarifa adicional.
Daños liquidados
Los daños liquidados son algo que debes tener en cuenta. Además, suelen aparecer en contratos largos con procesadores o servicios de pago. Si cancelas el contrato antes de tiempo, se activa una cláusula de penalidad. Por lo tanto, esto funciona como un cargo por terminación anticipada.
Sin embargo, con los daños liquidados, se te cobra lo que el proveedor estima que habría ganado contigo. Es decir, lo que hubiera recibido durante todo el contrato. Además, cada cláusula puede variar en cantidad. Por ejemplo, algunas exigen el 100% de los ingresos perdidos, mientras que otras solo un porcentaje.
De cualquier modo, esto puede resultar muy costoso si decides cancelar antes de tiempo. Además, los contratos son comunes en este sector. Por lo tanto, es importante entender bien los términos y los costos de cancelación anticipada.
En general, no deberías firmar contratos demasiado largos. Sin embargo, podrías considerarlo si recibes una oferta realmente beneficiosa. Así que, asegúrate de que el acuerdo favorezca tu negocio durante toda su duración.
Cómo elegir un procesador de pagos para tu restaurante
Ahora que entiendes cómo funciona el procesamiento de pagos en un restaurante, es momento de elegir tu procesador. Además, esta decisión es clave para tus soluciones de pago.
Proveedores de cuentas de comerciante
Existen dos tipos principales de proveedores que te permiten procesar tarjetas de crédito. Por un lado, están los proveedores agregados que mencionamos anteriormente. Por otro lado, están los procesadores de pago que te ofrecen una cuenta de comerciante personalizada.
La simplicidad de los proveedores agregados suele atraer a muchos restaurantes, tanto nuevos como establecidos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, no son la mejor opción financiera.
Pagarás mucho más en tarifas al año debido a sus porcentajes fijos de procesamiento. Además, recibirás un servicio mucho menos personalizado.
Con un proveedor de cuenta de comerciante, tienes a alguien con quien comunicarte directamente. Además, puedes resolver asuntos de ventas o problemas técnicos de forma más rápida. Ellos entienden tu negocio y trabajan contigo uno a uno. Por otro lado, con servicios agregados como Square, no tienes un contacto específico. En cambio, debes comunicarte con soporte general cada vez que tengas algún problema.
Muchas personas eligen servicios agregados porque piensan que el proceso de aprobación es más sencillo. Además, creen que un procesador podría rechazar su solicitud de cuenta de comerciante.
Sin embargo, el proceso con un proveedor como ECS Puerto Rico es fácil. Por lo tanto, generalmente se completa en solo unos días.
Vale la pena hacer ese pequeño esfuerzo para obtener tarifas más bajas y un mejor servicio. Además, el procesamiento de pagos en restaurantes suele tener costos menores.
Por lo tanto, es recomendable aprovechar este beneficio al máximo.
Opciones de POS y pagos
Otra área a considerar al elegir un procesador de pagos son las opciones que ofrece. Además, debes evaluar qué tipo de sistema necesitas para tu restaurante. Ya sea que necesites un sistema POS completo y personalizado o un terminal sencillo para pagos, el proveedor debe cubrir ambas opciones.
Otro aspecto a considerar es si ofrecen opciones de pagos integrados. Además, esto significa que el equipo o la pasarela de pago es compatible con tus sistemas actuales.
Finalmente, los sistemas POS restaurantes pequeños inalámbricos son ideales para tu negocio. Además, funcionan bien en ambientes donde el personal se mueve entre interiores y exteriores. También permiten tomar pagos directamente en la mesa. Por lo tanto, puedes usar lectores móviles o dispositivos sin contacto que funcionen con Wi-Fi o 4G.
Un buen procesador de pagos conoce bien estas integraciones. Además, puede ayudarte a tomar decisiones que se ajusten a tu software y flujo de trabajo.
Duración del contrato
Los contratos son comunes en el procesamiento de pagos. Sin embargo, algunos proveedores intentan amarrarte a acuerdos largos de hasta 3 años o más. Estos pueden funcionar en ciertos casos. Sin embargo, debes evaluar tus opciones con cuidado. Por lo tanto, un buen procesador debe ofrecerte contratos más cortos en la mayoría de las situaciones.
Atención al cliente
El servicio al cliente es fundamental. Además, si tienes un problema con tu sistema de pagos, podrías no poder procesar órdenes. Por lo tanto, si surge algún inconveniente, necesitas una solución rápida.
Lo ideal es buscar un procesador que tenga soporte técnico interno. Así, evitas depender de centros de llamadas externos. Aunque no tengas problemas técnicos, podrías tener dudas sobre tu estado de cuenta. También, puede que quieras actualizar tu equipo.
Por lo tanto, es esencial poder hablar con alguien de inmediato y resolver cualquier duda.
Encontrando la solución de pago perfecta para tu restaurante
Si necesitas más ayuda con las soluciones de pago de tu restaurante, comunícate con ECS Puerto Rico. Ofrecemos sistemas POS completos diseñados específicamente para restaurantes. Además, brindamos soporte al cliente interno y cuentas de comerciante personalizadas.
Por lo tanto, también contamos con tarifas competitivas para el procesamiento de tarjetas y otros pagos digitales.