El flujo de caja es un área donde hasta los negocios exitosos pueden meterse en problemas. Sin embargo, implementando estrategias efectivas de manejo de flujo de caja, puedes evitar estas situaciones. Por ejemplo, muchos negocios en Puerto Rico ya utilizan soluciones como Clover Puerto Rico y sistemas POS de restaurante para mantenerse organizados. Un negocio puede tener ventas sólidas y crecimiento, pero carecer del efectivo necesario para cubrir sus operaciones.
Cuando esto pasa, es un problema con la estrategia de manejo del flujo de caja. Por lo tanto, no es necesariamente un problema con el negocio en sí. En primer lugar, hay que evaluar cómo se están procesando los pagos. Un procesamiento eficiente de tarjetas, junto a ECS Puerto Rico, puede mejorar significativamente tu flujo de caja diario.
Debido a las recientes presiones inflacionarias récord, los negocios siguen luchando con su impacto. Por esa razón, los procesadores de pago en Puerto Rico se han vuelto herramientas esenciales. Asimismo, soluciones como DejaPayPro y los terminales de pago permiten aceptar pagos sin efectivo de manera rápida y segura. Incluso el Puerto Rico tap-to-pay y el pago por teléfono están transformando cómo los negocios reciben su dinero al instante. También existe la opción de un Puerto Rico virtual terminal para negocios que procesan pagos a distancia.
Seguridad en el procesamiento de pagos
En efecto, mejorar el flujo de caja también significa proteger cada transacción. Por eso es importante que tus empleados y clientes entiendan conceptos básicos de seguridad. Por ejemplo, ¿qué es el CVV de una tarjeta? El CVV, que significa Card Verification Value, es el código de seguridad de la tarjeta que aparece en el reverso. En otras palabras, el código de seguridad de tarjeta es una capa extra de protección en cada compra.
Sin embargo, hay diferencias según el emisor. En el caso de CVV American Express, también conocido como CID de una tarjeta o CVV Amex, el código aparece al frente de la tarjeta y tiene cuatro dígitos, a diferencia de los tres dígitos estándar. Así que si alguna vez te preguntan cuál es el CVV de American Express o cuál es el código de seguridad de una tarjeta, ya sabes la respuesta.
Proteger esta información previene el fraude amistoso, cuando un cliente legítimo disputa un cargo válido. De hecho, el fraude amistoso es uno de los mayores problemas para los negocios que aceptan pagos con tarjeta. Por lo tanto, contar con sistemas de pago confiables es esencial.
Los fundamentos del análisis de flujo de caja empresarial
El flujo de caja representa la medida de fondos que entran y salen de tu negocio durante un período determinado. En Puerto Rico, herramientas como Clover Puerto Rico y los procesadores hacen que rastrear estos fondos sea mucho más sencillo.
Los estados de flujo de caja para pequeños negocios son a veces menos detallados que los de las grandes corporaciones. Sin embargo, cada estado debe incluir un desglose de tu flujo de caja general en tres categorías principales. Asimismo, contar con un buen sistema de procesamiento de tarjetas de crédito o un POS te ayuda a mantener un registro claro de cada transacción que entra a tu negocio.
Operacional
Flujo de caja operativo incluye efectivo que entra y sale de ventas y cuentas por cobrar. Las cuentas por pagar de tu negocio incluirán salidas de efectivo, gastos de nómina y otros costos operativos similares. Por último, tu obligación tributaria también está incluida en esta sección de tu estado de flujo de caja.
Inversión
El flujo de caja de inversión trata con el efectivo, ya sean entradas o salidas, relacionado con actividades de inversión. Por ejemplo, la compra de terrenos u otros activos se incluye en esta sección. Esto aplica tanto si generan entradas como salidas de efectivo. Asimismo, la venta de valores que generan efectivo también se incluye en esta sección.Financiamiento
El flujo de caja de las actividades de financiamiento incluye deuda, capital y dividendos. Por ejemplo, los pagos de dividendos, la recompra de acciones y la venta de bonos serán entradas en esta sección del estado de flujo de caja.
Financiamiento
El flujo de caja de las actividades de financiamiento incluye deuda, capital y dividendos. Por ejemplo, los pagos de dividendos, la recompra de acciones y la venta de bonos serán entradas en esta sección del estado de flujo de caja.
Analizando el flujo de caja empresarial
Tras categorizar tu flujo de caja, debes tener un estado que muestre tu balance final o cambio neto en efectivo. Sin embargo, esta cifra final no siempre cuenta toda la historia para cada negocio.
Tu negocio es único, y ningún número, proporción o porcentaje es perfecto. Realizar un análisis completo del flujo de caja brinda una comprensión más profunda de la salud financiera del negocio. Por lo tanto, este conocimiento puede darte la confianza que necesitas para tomar decisiones más informadas.
Para empezar, es buena idea examinar cuidadosamente tu estado y ver dónde entra y sale el dinero. Así podrás identificar áreas que no sabías que eran anormales o que se alejaron de tus metas empresariales.
Si analizas tu flujo de caja por problemas financieros, aquí encontrarás salidas que se han convertido en una carga. En ese sentido, este es un análisis general diseñado para darte una visión general de tu flujo de caja actual.
Flujo de caja operativo
Esta métrica financiera mide principalmente la salud financiera general y la eficiencia de un negocio. El flujo de caja operativo también está relacionado con el análisis de la razón de liquidez de un negocio. Además, mide la proporción de efectivo generado a través de las operaciones comerciales principales en relación con los ingresos netos por ventas.
Razón operaciones/ventas netas
Dividir tu flujo de caja operativo entre las ventas netas te dará la razón de flujo de caja operativo a ventas netas. Tu número operativo proviene de tu estado de flujo de caja, y tu cifra de ventas netas proviene de tu estado de ingresos.
No existe una razón perfecta, pero en general, cuanto más alta sea la razón, más saludable es el negocio. Es mejor evaluar este número según estándares de la industria y negocios en tu misma etapa de crecimiento. Por ejemplo, las estrategias agresivas de crecimiento y expansión generalmente resultan en razones más bajas.
Otra forma de usar esta razón es medirla a lo largo del tiempo, no solo en un momento específico. Medir esta razón a lo largo del tiempo puede indicar dónde comenzaron los problemas para tu flujo de caja. Es posible que hayas intentado expandirte demasiado rápido o hayas realizado demasiadas inversiones que tus ventas no podían sostener.
Por último, quieres rastrear cómo aumenta tu flujo de caja a medida que aumentan tus ventas. Para una salud financiera general, estas cifras deben tener una correlación positiva. Si las ventas son positivas, pero el flujo de caja es plano o negativo, eso es señal de un posible problema.
Flujo de caja libre (FCL)
En términos simples, esta métrica muestra la cantidad de efectivo que le queda a un negocio después de pagar sus gastos operativos y gastos de capital. El FCL te da una idea de cuán eficiente es tu negocio para generar efectivo. Además, esta métrica es importante porque muestra cuánto efectivo tiene el negocio disponible para invertir en oportunidades de crecimiento y pagar gastos inesperados.
Cuanto más bajo sea el FCL, más tendrá que depender el negocio del financiamiento u otros medios de fondos. Al igual que otras métricas de flujo de caja, los números negativos no siempre indican un problema. Durante las fases de alto crecimiento, esto es común como parte de un plan de negocios.
Sin embargo, estos períodos deben ser parte de una estrategia general, y las métricas aún deben rastrearse para asegurarse de que se alineen con las proyecciones. Para determinar tu FCL, simplemente restas tus gastos de capital (CapEx) de tu flujo de caja operativo.
A veces es útil agregar cifras más allá de tus gastos de capital para negocios e industrias específicas. Por ejemplo, esto puede ser útil para gastos que son difíciles o imposibles de reducir, tales como los dividendos.
Herramientas de análisis de flujo de caja
Otra opción para identificar problemas de flujo de caja es utilizar herramientas de análisis. Muchas herramientas están incluidas en tu software de contabilidad, pero también hay herramientas de terceros disponibles.
Estas herramientas son útiles para una proyección efectiva del flujo de caja. Asimismo, otras opciones incluyen software de planificación de flujo de caja para desarrollar una estrategia antes de ajustes estacionales o antes de lanzar un negocio.
Estrategias para mejorar el flujo de caja
Ahora que entiendes mejor el flujo de caja y su análisis, es hora de poner ese conocimiento en acción. Manejar tu flujo de caja efectivamente es más fácil decirlo que hacerlo, pero no te preocupes, te tenemos cubierto. En las siguientes secciones, compartiremos algunas técnicas reales de manejo de flujo de caja que pueden mejorar significativamente tu flujo de caja sin requerir grandes inversiones ni largos períodos de tiempo.
Acelerando el cobro de cuentas por cobrar
Este puede sonar obvio, pero muchos negocios lo pasan por alto si no han modernizado su flujo de trabajo de facturación y pagos. Con los servicios de pago digital de hoy, muchos negocios pueden recibir pagos mucho más rápido de lo que actualmente lo hacen.
Recibir pagos más rápido resultará en mejoras inmediatas en el flujo de caja, ya que el tiempo entre el pago y tus costos operativos relacionados se acorta. Una manera de lograr esto es asegurarte de usar pagos integrados siempre que sea posible. Los pagos integrados son herramientas que te permiten integrar tus sistemas de procesamiento de pagos con otras herramientas empresariales, como software de contabilidad o sistemas de facturación.
Otras opciones incluyen facturas completamente electrónicas con enlaces de pago directo para que los clientes puedan pagarlas inmediatamente. Estas herramientas de integración te ayudan a enviar facturas más rápido y recibir pagos con menos gastos generales.
Además, la integración puede ayudarte a automatizar la recuperación de facturas impagas vencidas. Estas facturas vencidas son una carga significativa para el flujo de caja. La automatización rastreará las facturas y enviará todas tus solicitudes de pago tardías junto con enlaces de pago para que los clientes puedan ponerse al día.
Incluso una pequeña mejora en la velocidad de pago puede beneficiar significativamente tus métricas de flujo de caja. Como beneficio adicional, un mejor seguimiento de facturas ayuda a mejorar las proyecciones de ventas, lo cual a su vez mejora tu manejo de flujo de caja a largo plazo.
Considera el arrendamiento en lugar de la compra
Para muchos dueños de pequeños negocios, el arrendamiento parece una mala inversión. A largo plazo, pagas más que simplemente comprando el equipo o terreno. Aunque esto es cierto en ciertos escenarios, no es la mejor opción si tu meta actual es maximizar el flujo de caja. Los arrendamientos pueden proporcionar pagos estables y predecibles que no requieren acceder a tu capital de trabajo ni asumir deudas con tasas de interés variables.
En el entorno actual, la tecnología cambia rápidamente y muchos negocios pueden encontrar eficiencias mejorando equipos específicos. Por lo tanto, el arrendamiento permite a los negocios obtener estos artículos que ahorran costos mientras mantienen su flujo de caja de manera predecible.
Asimismo, existen opciones a través de empresas de arrendamiento comercial donde puedes agrupar equipos viejos o nuevos en arreglos de arrendamiento únicos. Esto puede liberar flujo de caja y mejorar la predictibilidad mensual.
En tu estado de flujo de caja, los pagos de arrendamiento se dividen entre principal e intereses. En ciertas circunstancias, el arrendamiento también ofrece una ventaja tributaria, ya que algunos pagos son deducibles de impuestos. Como con todos los asuntos tributarios, contacta a un profesional de impuestos para entender el impacto que un arreglo de arrendamiento tendrá en tus obligaciones tributarias.
Ajusta tus términos de pago
Para ciertos bienes y servicios, puedes comenzar a cobrar un porcentaje por adelantado en lugar de permitir que el balance completo se extienda a términos de 60 o 90 días. Para algunos clientes existentes, puede que quieras mantener términos amigables. Sin embargo, para clientes nuevos, puedes comenzar a ajustar tus términos y requerir ciertos montos al momento de la entrega.
Esto no funcionará para todos los negocios, pero se está volviendo más común y puede mejorar tu situación de flujo de caja de inmediato. Como opción, puedes ofrecer ciertos descuentos a clientes que acepten pagar un monto por adelantado.
Hacer esto te permite mantener tus nuevos términos de pago como una opción en lugar de obligatorio. Los clientes pueden sentirse incómodos si se les imponen nuevos términos. Por lo tanto, ofrecer un descuento u otro incentivo mantiene todo opcional y es atractivo para clientes sensibles al precio que están en una posición sólida de flujo de caja.
Retrasar estratégicamente las cuentas por pagar
Anteriormente, mencionamos métodos para recibir pagos más rápido de tus clientes. Por otro lado, puede que quieras retrasar estratégicamente tus pagos a proveedores para mejorar el flujo de caja. Retrasar pagos estratégicamente no significa atrasarse o incumplir obligaciones. En cambio, implica reestructurar arreglos o términos para liberar reservas de efectivo inmediatas.
Parte de tu estrategia debe incluir cuándo mejorará tu flujo de caja. Por ejemplo, si tienes varios proyectos llegando a su fin que generarán una entrada de efectivo, puedes retrasar ciertos pagos salientes para mantener tu flujo de caja saludable. Aunque enfrentes cargos de financiamiento menores, posponer el pago generalmente funcionará mejor si tu meta es mejorar el flujo de caja a corto plazo.
Otra opción es simplemente negociar mejores términos de pago con proveedores. Si has sido cliente por mucho tiempo, la mayoría de los proveedores trabajarán contigo para ajustar tus términos. Sin embargo, recuerda que no quieres esperar hasta el último momento para ajustar los términos. No esperes hasta que estés experimentando dificultades de flujo de caja antes de contactar a tus proveedores.
Esto te pone en desventaja en cualquier tipo de negociación y limita tus opciones. Cambiar términos con un proveedor a veces puede tomar un tiempo desde que lo mencionas hasta que regresan con una contraoferta. Por lo tanto, si mantienes un ojo cercano en tus métricas de flujo de caja, puedes detectar posibles problemas futuros y comenzar a renegociar términos ahora.
Aumenta tus precios y tarifas
Aumentar los precios es un tema muy debatido en el entorno inflacionario actual. Los consumidores están siendo afectados, y los productores enfrentan los mismos costos más altos. Sin embargo, aumentar los precios es a menudo necesario para aliviar problemas de flujo de caja. Además, mejorar los márgenes de ganancia es necesario si tus costos de producción han aumentado. El truco está en no esperar demasiado antes de implementarlos.
Una vez más, por esta razón el análisis de tendencias de flujo de caja es tan crítico. Al mantenerte al tanto de tus tendencias, puedes aumentar los precios gradualmente a medida que proyectas futuros déficits. Los clientes toleran mejor los aumentos de precios pequeños que los grandes cambios repentinos.
Otro consejo al aumentar los precios es acompañar los aumentos con una razón que los clientes puedan entender. No quieres que los clientes piensen que son los únicos que están siendo cobrados más de repente.
Otra estrategia es ofrecer distintos paquetes o servicios para que los clientes puedan ajustar y regular su gasto. Esto requerirá investigación y es específico a cada industria. Sin embargo, revisa tus ofertas y encuentra maneras de dar más valor a los clientes a pesar del aumento de costos.
No quieres abrumar o confundir a los clientes con modelos de precios drásticamente diferentes. Sin embargo, ofrecer algunas opciones puede ayudar para que los clientes no sientan que se están aprovechando de ellos.
Por último, los aumentos de precios son a menudo un proceso de prueba y error. Los negocios frecuentemente necesitan probar lo que los clientes tolerarán. Por lo tanto, comenzar con un aumento pequeño y luego mantener un ojo cercano en tus métricas generales de ventas es crítico para encontrar el balance perfecto.
Reduciendo los costos generales
Al igual que los aumentos de precios, reducir los costos generales y optimizar los gastos operativos puede mejorar tu situación de flujo de caja. Tu estado de flujo de caja debe darte una idea de por dónde empezar a reducir los gastos del negocio.
A veces, los ajustes al modelo de negocio son necesarios para abordar los costos crecientes. Por ejemplo, si el mercado ha cambiado o los proveedores ya no están disponibles, puede que tengas que ajustar tu modelo general para mantener el flujo de caja.
Manejando el inventario para el flujo de caja
El inventario puede consumir muchos de tus recursos de efectivo. Gastar reservas en inventario o pagar financiamiento por exceso de inventario afecta negativamente el flujo de caja. Sin embargo, no quieres deshacerte del inventario todavía. Los problemas de la cadena de suministro han hecho que ciertas técnicas de almacenamiento de inventario sean más relevantes en el entorno actual.
Para desarrollar una estrategia, revisa cuidadosamente tus métricas de ventas y observa qué áreas de tu inventario o cadena de suministro puedes mejorar. Podrías reducir artículos o materias primas con altos costos de almacenamiento y bajos volúmenes de venta o márgenes.
Por otro lado, puede que encuentres que aumentar tu inventario de artículos volátiles puede ayudarte a reducir costos si puedes abastecerte durante períodos de bajo costo. La clave para un manejo inteligente del inventario es siempre usar la toma de decisiones basada en datos.
Puede que creas que ciertos artículos necesitan mantenerse en existencia debido a evidencia histórica o experiencia pasada. Sin embargo, el entorno empresarial puede haber cambiado y esos artículos ya no son tan cruciales para tus operaciones. Por lo tanto, usar métricas de ventas e inventario te permitirá encontrar exactamente dónde puedes liberar efectivo a través de cambios inteligentes en tu manejo de inventario.
Verifica el crédito comercial antes de ofrecer términos
Siempre es tentador ofrecer términos al conseguir un nuevo cliente o cerrar un trato por el que has luchado mucho. Sin embargo, si ese cliente se atrasa en el pago, impacta dramáticamente tu flujo de caja mes tras mes.
Al ofrecer términos a nuevos clientes, asegúrate de realizar una verificación de crédito comercial. Una simple verificación puede ayudar a determinar si te pagarán a tiempo. Esto no significa que no puedas ofrecer términos o financiamiento si el cliente tiene mal crédito, sino que ajustas los términos en consecuencia para proteger tu flujo de caja.
Construye una reserva de efectivo y su manejo
Una reserva de efectivo sólida no ocurre automáticamente porque tus ventas sean fuertes. No tener una meta o estrategia para construir reservas de efectivo significa que cualquier ingreso nuevo que generes probablemente se usará en otro lugar. Si quieres construir reservas de efectivo, debe convertirse en una meta. Como cualquier meta, quieres dividirla en pasos individuales e hitos.
Usar algunas de las técnicas que ya hemos mencionado debe ayudarte a mejorar tu flujo de caja. Una vez que veas mejoras, revisa tus métricas nuevamente para ver cuánto puedes dedicar a tus reservas de efectivo.
El monto total de tus reservas de efectivo, o cuánto apartas cada mes, variará entre negocios. El presupuesto para la optimización del flujo de caja puede tomar hasta un año. Sin embargo, una vez que comiences a construir tu reserva de efectivo, también quieres enfocarte en reponerla si usas esos fondos para emergencias o inversiones.
Otra opción es establecer una línea de crédito comercial. Las líneas de crédito comercial u otras opciones de financiamiento a corto plazo son una manera fácil de impulsar el flujo de caja. El nuevo crédito está disponible cuando pagas tu línea de crédito prestada. Por lo tanto, siempre que uses tu línea de crédito sabiamente, puede impulsar tu flujo de caja sin aumentar drásticamente tu deuda.
Aprovechando la tecnología para el manejo del flujo de caja
Cuanto más rápido te paguen, más rápido mejorará tu situación de flujo de caja. En ECS Puerto Rico, ofrecemos las últimas soluciones de pago digital para que los negocios puedan recibir pagos a la velocidad del rayo y con los costos más bajos posibles. Como procesadores de pago en Puerto Rico, entendemos las necesidades únicas de los negocios locales.
Ofrecemos funciones de pasarela de pago completamente integradas para que puedas automatizar tus procesos de facturación. Esto ahorra tiempo, reduce costos de mano de obra y deposita tu dinero en tu cuenta lo más rápido posible. Además, nuestras soluciones incluyen opciones de pago por teléfono y Puerto Rico virtual terminal para que puedas recibir pagos desde cualquier lugar.
Asimismo, ofrecemos una amplia variedad de opciones de pago, incluyendo pagos sin efectivo y Puerto Rico tap to pay. Contacta a ECS Puerto Rico y descubre cómo podemos ayudarte a mejorar el flujo de caja y reducir costos de procesamiento.