Tanto los restaurantes grandes como los pequeños han enfrentado desafíos después de la pandemia. Los cambios en el comportamiento de los clientes, el aumento de los costos de suministro o los problemas en la cadena de suministro y los cambios en el tráfico peatonal en las principales ciudades han impactado a los restaurantes. Por lo tanto, los restaurantes exitosos deben aprovechar todas las ventajas que puedan para superarlas y emerger más sólidos. Un área que los líderes de la industria están aprovechando son sus soluciones de pago para restaurantes.
De hecho, casi 90,000 restaurantes estadounidenses se vieron obligados a cerrar durante los “tiempos de pandemia”. Pero los líderes de la industria que supieron aprovechar sus herramientas y recursos lograron salir adelante.
El procesamiento de pagos se ha vuelto aún más vital a medida que más y más pagos se vuelven digitales y las tendencias de los consumidores evolucionan rápidamente. Atrás quedaron los días en los que podía proteger el procesamiento de tarjetas de crédito y asumir que ese era el final de su estrategia de procesamiento de pagos.
Desde estructuras de tarifas hasta nueva tecnología que se integra con sus operaciones comerciales, las soluciones de procesamiento de pagos adecuadas a menudo pueden marcar la diferencia entre sobrevivir, crecer y tener éxito como restaurante.
Para ayudarle a empezar, repasaremos todas las áreas críticas del procesamiento de pagos para que pueda tomar la decisión correcta para su restaurante.
Comprender las soluciones de pago en restaurantes y el procesamiento de tarjetas de crédito
Si bien el procesamiento de una tarjeta de crédito puede parecer relativamente simple a primera vista y solo toma unos segundos, involucra a varios actores críticos. Comprender las diferentes entidades también le ayudará a comprender mejor las estructuras de tarifas y en qué se diferencian.
Comerciante
Como restaurante, usted es el comerciante y debe solicitar una cuenta de comerciante para poder procesar pagos digitales o electrónicos, como tarjetas de crédito y débito. Solicitar una cuenta de comerciante es relativamente fácil y, en la mayoría de los casos, solo toma unos días una vez que envía su información.
Deberá proporcionar información comercial básica, así como estimaciones sobre los montos promedio de sus transacciones y los volúmenes de transacciones mensuales. Si es un restaurante nuevo y aún no tiene datos de ventas, es importante estimar estos totales con la mayor precisión posible.
El procesador de pagos utilizará estas estimaciones para determinar su riesgo y, por lo tanto, sus tarifas para varios tipos de transacciones. Estar muy equivocado con estas estimaciones puede hacer que pague tasas más altas de las que debería o que tenga que enfrentar multas por exceso si realiza una estimación demasiado baja.
El procesador de pagos
El procesador de pagos es su socio para el procesamiento de tarjetas de crédito. Obtendrá su cuenta de comerciante a través del procesador de pagos, a veces llamado banco adquirente.
Elegir el procesador de pagos adecuado es fundamental a la hora de configurar soluciones de pago para su restaurante. El procesador de pagos adecuado trabajará personalmente con usted para determinar sus necesidades de procesamiento.
Luego pueden ofrecer consejos y sugerencias basados en su experiencia en el servicio a clientes que dirigen negocios similares.
Este nivel de experiencia y servicio al cliente personalizado no está disponible en todos los procesadores de pagos. Esto es especialmente cierto en el caso de los procesadores de pagos más grandes, conocidos como procesadores de pagos agregados. Por ejemplo, empresas como Toast o Square son procesadores de pagos agregados y, esencialmente, todos sus clientes comparten una cuenta comercial.
Esto significa tarifas más altas en promedio y usted tiene menos control sobre el procesamiento de sus pagos.
Redes de tarjetas
Las redes de tarjetas son las tarjetas de marca de las que has oído hablar. Generalmente son Visa, Mastercard y American Express.
Como comerciante o restaurante, no tendrá mucho contacto directo con las redes de tarjetas y sus transacciones pasarán a través de ellas. La mayoría de los problemas o contactos que tenga se comunicarán al procesador de pagos.
Cada una de las redes de tarjetas ejecuta un intercambio y establece tarifas de procesamiento para las transacciones en su intercambio. Esto es importante y es algo que abordaremos con más detalle en secciones posteriores sobre las tarifas de procesamiento.
Banco emisor
El banco emisor proporciona la tarjeta específica que utiliza el cliente en su restaurante. Cuando se autoriza la transacción, esta es la parada final y cuando el banco emisor confirma que los fondos están disponibles, se transfieren a su cuenta comercial.
Plataforma de pago
Toda la comunicación entre las entidades anteriores discurre por la plataforma de pago. La plataforma de pago es una red segura que conecta todos los componentes anteriores.
Existen diferentes plataformas de pago y un buen procesador de pagos debe ofrecer una variedad de plataformas de pago para que puedas elegir la que mejor se adapte a tu restaurante.
También tendrá contacto directo con la plataforma de pago, ya que muchos de sus sistemas y software comerciales deberán conectarse a la plataforma de pago. Esta conexión generalmente se realiza a través de una API o una interfaz de programación de aplicaciones.
En resumen, el flujo de trabajo de procesamiento de pagos funciona así:
- El cliente presenta su tarjeta de crédito o débito en su restaurante.
- La cuenta del comerciante del restaurante captura la información de la tarjeta y la pasa al procesador de pagos para las comprobaciones iniciales de fraude a través de la plataforma de pago.
- El procesador de pagos pasa la información a las redes de tarjetas, donde se realizan comprobaciones adicionales.
- La transacción llega al banco emisor del cliente, donde se confirma que hay fondos disponibles.
- El comerciante recibe un mensaje de que la transacción fue aprobada y los fondos se transfieren a la cuenta del comerciante, de donde luego se pueden retirar a la cuenta bancaria del restaurante.
Soluciones de pago y funciones de procesamiento adicionales para restaurantes
Aceptar tarjetas de crédito y débito es vital para cualquier restaurante, pero eso es sólo el comienzo de cómo el procesamiento de pagos puede ayudar a que su negocio mejore y funcione de manera más eficiente.
Muchos restaurantes utilizan un sistema POS (punto de venta). Se trata de una combinación de hardware y software que se integra con su infraestructura comercial o de pago existente. El propósito de un sistema POS para restaurantes es agregar funciones adicionales que ayuden con el seguimiento de ventas, el inventario e incluso la gestión de empleados.
El flujo de trabajo de pago que describimos en la sección anterior sigue siendo válido. Pero el sistema POS ahora rastrea las ventas y transacciones y las integra con otros datos. También puede integrarlos con su sistema de pedidos en línea para optimizar aún más su flujo de trabajo.
A continuación se presentan algunas características comunes de los sistemas POS.
Menús personalizables
Los restaurantes suelen tener menús diferentes en diferentes momentos del día o diferentes días de la semana. También pueden ofrecer ofertas especiales con precios diferentes, como una promoción de happy hour. Un sistema POS permite a un restaurante cambiar su menú y precios en todos los ámbitos de forma inmediata.
Cada variación del menú se puede guardar y luego recuperar cuando sea necesario. Esto hace que el personal no tenga que preocuparse por los precios u otros cambios, ya que el sistema POS se encarga de todo esto por ellos.
También permite a los restaurantes ser mucho más ágiles y ofrecer promociones cuando sea necesario para impulsar las ventas durante tiempos más lentos.
La gestión del inventario
Los ingredientes individuales se pueden combinar con elementos del menú para que, cuando se venda un artículo, ese ingrediente se toma del inventario. Esto permite un seguimiento preciso del inventario y alerta al personal si el inventario se agota.
Sin un sistema POS que hiciera esto en segundo plano, sería necesario asignar a un empleado para realizar un seguimiento del inventario. Con la automatización que proporciona un sistema POS, ahorra horas a los empleados y también les permite trabajar en cuestiones más urgentes.
Análisis de ventas
Dado que los sistemas POS se integran con el procesamiento de tarjetas de crédito de restaurantes y los cajones de efectivo, es fácil realizar un seguimiento de todas las ventas y luego los datos se presentan con fines analíticos. Esto permite a los restaurantes detectar tendencias o áreas rezagadas y hacer ajustes.
La mayoría de los sistemas POS incluyen herramientas de visualización de datos para que se puedan crear automáticamente gráficos y tablas a partir de los datos de ventas almacenados.
Programas de lealtad
Los programas de fidelización y recompensas son populares en todas las formas de comercio minorista y los restaurantes también se benefician de ellos. Cuando se implementan correctamente y con las ventajas adecuadas, estos programas pueden impulsar la repetición de negocios, el tráfico en la tienda y el tamaño promedio de los tickets. De hecho, los programas de fidelización exitosos generan a los comerciantes entre un 15% y un 25% adicional en ingresos.
Un sistema POS simplifica la implementación y gestión de un sistema de recompensas o tarjetas de regalo. Muchos sistemas POS tienen una función de recompensa incorporada o son parte de un plan gratuito o un nivel de servicios adicionales que vienen incluidos. Los restaurantes también pueden utilizar programas de recompensas de terceros que se integran con el software de procesamiento de POS que elijan.
Si tiene un restaurante y está buscando una solución POS para integrar con sus pagos, comuníquese con ECS Payments. Ofrecemos muchas soluciones de pago para restaurantes, incluidos sistemas POS populares que pueden ayudarle a aumentar los ingresos y optimizar sus operaciones.
Tarifas de procesamiento de pagos en restaurantes
Cuando se buscan soluciones de procesamiento de pagos para restaurantes, una de las principales preocupaciones son las tarifas. Una estructura de tarifas incorrecta puede afectar los márgenes de un restaurante y hacer que sea más difícil ser competitivo.
Sin embargo, las tarifas son una parte necesaria del procesamiento de pagos, por lo que comprenderlas es fundamental para garantizar que obtenga la mejor oferta para su situación.
La mayoría de los procesadores de tarjetas de crédito cobrarán una tarifa mensual por ciertos servicios estándar y luego cobrarán una tarifa por transacción según la estructura de tarifas de procesamiento elegida.
Tipos de tarifas
Las tarifas incluyen cosas como tarifas de acceso mensuales, tarifas de extracto y otros costos continuos para administrar la red y brindarle el servicio.
Algunas otras tarifas fijas son:
- Tarifa de acceso a la plataforma de pago
- Tarifas por lotes
- Tarifa de informe
- Tarifas de hardware o terminal
- Tarifa de acceso a la red
No todos los procesadores cobrarán las mismas tarifas, pero un buen procesador de pagos debe enumerar todas sus tarifas individualmente y ser completamente transparente al respecto. No debería haber tarifas fijas o mensuales sorpresa al utilizar un procesador de pagos de buena reputación.
También es fundamental revisar detenidamente todas estas tarifas y preguntar por cada una de ellas. Puede que sea posible negociar en algunas situaciones, pero no siempre. Además, las tarifas fijas bajas pueden parecer atractivas, pero eso puede significar que las tarifas de transacción son más altas, lo que puede costarle más si realiza grandes volúmenes.
Tarifas de procesamiento
Las tarifas de procesamiento constituirán la mayor parte de su estructura de tarifas y variarán más entre todas sus tarifas. Son un porcentaje de la transacción total y pueden variar según diferentes circunstancias, incluso cuando se utiliza el mismo procesador de pagos.
Por ejemplo, el procesamiento de algunas tarjetas de crédito, como American Express, puede tener tarifas de procesamiento más altas que las de una tarjeta Visa.
En general, su tarifa de procesamiento se compone de tres cargos subyacentes que conforman el total que pagará.
Tarifa de intercambio
Todas las empresas pagan tasas de intercambio. Es la tarifa base por usar redes de tarjetas de crédito específicas, como Visa, Mastercard o American Express. La tarifa de intercambio constituye la mayor parte de las tarifas de procesamiento de su tarjeta de crédito.
Algunos procesadores cobran una tarifa fija de procesamiento para todas las transacciones con tarjeta, pase lo que pase. Dependiendo de su volumen y del tamaño promedio de los boletos, esto puede resultar atractivo en algunas situaciones. Generalmente, sólo los billetes pequeños ahorrarán dinero con tarifas de procesamiento de tarifa plana.
El otro tipo de fijación de precios se denomina fijación de precios de intercambio plus o fijación de precios de costo plus. Con este modelo de precios, se agrega una tasa específica además del tipo de intercambio base para cada tipo de transacción. Este proceso hace que su estructura de tarifas sea más compleja, pero puede ofrecer ahorros de costos en la mayoría de las situaciones.
Por ejemplo, la forma en que se realiza la transacción física puede tener diferentes tipos de intercambio. Una transacción de “tarjeta presente”, en la que la tarjeta se introduce en un lector y luego el cliente firma un recibo, es uno de los tipos de transacciones de menor riesgo y tiene tarifas bajas.
Las transacciones con tarjeta presente son un tipo de transacción común en muchos restaurantes, lo que significa que si pagan una tarifa fija por todas las transacciones, no obtienen el ahorro de costos que podrían, ya que parte de la tarifa fija es para cubrir todo tipo de transacciones, como transacciones en línea o sin tarjeta presente, que tienen tarifas más altas.
La mayoría de los procesadores de pagos agregados utilizan una estructura de tarifa fija para las tarifas de procesamiento. Esta simplicidad parece atractiva para muchos nuevos dueños de restaurantes, pero los costos son mucho mayores con el tiempo.
Para la mayoría de los restaurantes, vale la pena sumergirse en la estructura de tarifas más compleja de intercambio plus para asegurar tarifas de procesamiento generales más bajas.
Tarifas situacionales
Finalmente, existen tarifas situacionales. Estas son tarifas que no pagará regularmente y solo ocurren bajo ciertas circunstancias. Sin embargo, sigue siendo importante estar al tanto de estas tarifas porque estos incidentes ocurren ocasionalmente en todas las empresas.
Tarifas de devolución de cargo
Las tarifas de devolución de cargo son tarifas cuando un cliente disputa una transacción e inicia una devolución de cargo. Los clientes pueden iniciar devoluciones de cargo debido a la percepción de un servicio deficiente o de servicios que no se entregan. También puede serlo si el cliente siente que no autorizó el cargo.
Las devoluciones de cargo no son tan comunes en los restaurantes en comparación con otras empresas, pero aún así ocurren. Estas tarifas también pueden ser altas y no son negociables. Si hay una disputa con un cliente, es mejor intentar encontrar una solución antes de que se produzca una devolución de cargo.
Demasiadas devoluciones de cargo pueden aumentar tus tarifas, por lo que es mejor evitarlas.
Tarifa de instalación
Es posible que tenga que pagar una tarifa única de instalación para un hardware o software en particular. A veces son negociables, aunque depende en gran medida de su negocio. Las tarifas de instalación suelen ser estándar, pero tenga cuidado con las tarifas de instalación excesivas o que parezcan fuera de lugar para lo que está recibiendo.
Tarifas mínimas mensuales
Las tarifas mínimas mensuales no suelen aumentar. Pero si lo hacen, usted debe pagar una tarifa nominal si no alcanza sus estimaciones de procesamiento mensual o un cierto umbral.
Daños y perjuicios
Los daños y perjuicios son algo a tener en cuenta. Suele encontrarse en procesadores o servicios de pago que tienen contratos largos. Si finaliza el contrato antes de tiempo, se activa una cláusula de daños y perjuicios, como una tarifa por cancelación anticipada.
Sin embargo, con la indemnización por daños y perjuicios, se le cobra lo que el procesador o proveedor de servicios cree que habría cobrado por usted si hubiera cumplido con todo el plazo del contrato. Diferentes cláusulas tienen diferentes montos que estipulan. Por lo tanto, algunos pueden exigir el 100% de los ingresos perdidos, mientras que otros pueden optar por un porcentaje.
De cualquier manera, esto puede resultar muy costoso si alguna vez desea rescindir el contrato antes de tiempo. Los contratos no son infrecuentes en el procesamiento de pagos, pero asegúrese de comprender completamente los términos y los costos de rescindir el contrato anticipadamente.
En general, no debe firmar contratos extremadamente largos para el procesamiento de pagos a menos que reciba un trato excelente que sepa que beneficiará a su empresa durante todo el contrato.
Cómo elegir un procesador de pagos para su restaurante
Ahora que comprende cómo funciona el procesamiento de pagos al aceptar pagos para un restaurante, es hora de elegir su procesador para las soluciones de pago de su restaurante.
Proveedores de cuentas comerciales
Dos tipos principales de proveedores de servicios le permiten procesar tarjetas de crédito. Se trata de proveedores agregados, de los que hablamos anteriormente y procesadores de pagos que le brindan su cuenta comercial personalizada.
La simplicidad de los proveedores agregados a menudo atrae a muchos restaurantes nuevos o incluso establecidos. Pero estas suelen ser malas decisiones financieras para casi todos los restaurantes.
Pagará mucho más en tarifas por año debido a sus porcentajes de procesamiento de tarifa fija y también tendrá un servicio mucho menos personalizado.
Con un proveedor de cuenta mercantil, usted tiene a alguien con quien contactar directamente en caso de problemas técnicos o de ventas. Ellos entienden su negocio y trabajan con usted individualmente. Con un servicio agregado como Square, no tienes un contacto específico; en su lugar, debe comunicarse con su soporte general si alguna vez tiene un problema.
Las personas eligen un servicio agregado porque creen que el proceso de aprobación es más sencillo y un procesador de pagos puede rechazar su solicitud de una cuenta comercial. Pero el proceso de aprobación con un procesador de pagos como ECS Payments es sencillo y, por lo general, puede completarse en unos pocos días.
Vale la pena el pequeño esfuerzo para disfrutar de tarifas más bajas y un mejor servicio. El procesamiento de pagos para restaurantes generalmente puede tener tarifas más bajas debido al tipo de transacciones que realizan, por lo que es aconsejable aprovechar esto.
POS y opciones de pago
Otra área a considerar al elegir un procesador de pagos son sus opciones. Ya sea que necesite un sistema POS de restaurante con todas las funciones personalizado para su negocio o simplemente una terminal de pago simple para aceptar tarjetas y pagos sin efectivo, su procesador de pagos debería poder ofrecer opciones para todo.
Algo más a considerar es si ofrecen opciones de pago integradas. Los pagos integrados significan que el hardware que proporcionan o el acceso a la plataforma de pago es compatible con sus sistemas existentes.
Por último, sistema POS inalámbrico para restaurantes. Estos funcionan en entornos donde los servidores se mueven en interiores y exteriores o aceptan pagos en la mesa. En estos casos, es posible que necesites lectores de tarjetas móviles o dispositivos de pago sin contacto que puedan funcionar mediante Wi-Fi o 4G.
Un buen procesador de pagos es plenamente consciente de estas integraciones y puede ayudarle a tomar las decisiones correctas que coincidan con su software y flujo de trabajo existentes en su restaurante.
Duración del contrato
Los contratos son estándar en el procesamiento de pagos, pero algunos procesadores de pagos y proveedores de servicios intentan encerrarlo en contratos largos de hasta 3 años o más. Estos pueden funcionar para usted, pero considere sus opciones cuidadosamente. Un procesador de pagos debería tener opciones más breves que pueda ofrecerle en la mayoría de los casos.
Atención al cliente
La atención al cliente es fundamental, ya que si tiene un problema con su sistema de pago, es posible que no pueda procesar pedidos. Entonces, si hay un problema, desea una solución rápida.
Lo mejor sería buscar un procesador de pagos con soporte técnico interno y no subcontratado a un centro de llamadas.
Incluso si no tiene un problema técnico, es posible que aún tenga preguntas sobre su estado de cuenta o desee considerar actualizar el equipo. Por todos estos motivos, desea poder hablar con alguien de inmediato y obtener respuestas a sus preguntas.
Encontrar la solución de pago perfecta para restaurantes
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