La mayoría de la gente alguna vez ha tenido una retención temporal en su tarjeta de crédito, aunque sea por una cantidad pequeña. Esto es bien común cuando te registras en un hotel o cuando alquilas un carro. Pero, ¿cómo se ve este proceso desde la perspectiva del negocio? Vamos a ver cómo funciona la gestión de las retenciones de tarjetas de crédito para las empresas. Vamos a analizar cómo funcionan las retenciones en el backend y cómo las ven los clientes. También vamos a explorar qué medidas puedes tomar para que estas retenciones temporales sean más aceptables. No todos los negocios las usan, pero si tu empresa está en el sector de la hospitalidad (comida, hoteles, viajes) o maneja envíos, las retenciones son particularmente relevantes.
¿Qué es una retención temporal en una tarjeta de crédito?
Una retención temporal reduce el crédito disponible en una tarjeta, igualito a una compra. Pero, a diferencia de una compra, no representa la transferencia ni el pago real de fondos del tarjetahabiente al comerciante.
El propósito principal de la retención es evitar que el cliente use esos fondos para otras compras. A veces, la retención funciona como un “pie en la puerta”, actuando como un marcador provisional hasta que se confirme el costo final de la transacción.
En términos generales, hay dos tipos de retenciones: retenciones de autorización y retenciones administrativas. Cada una se emite por razones diferentes y tiene efectos distintos. Las retenciones de autorización verifican que la tarjeta esté activa y tenga crédito disponible para una compra. En la industria de la hospitalidad, estas retenciones funcionan como depósitos de seguridad para cubrir posibles daños o cargos adicionales en una habitación de hotel o un auto alquilado.
Cómo funcionan las retenciones temporales en las tarjetas de crédito
Para entender las retenciones temporales, primero hay que comprender cómo funcionan los cargos con tarjeta de crédito. Las transacciones tienen dos etapas: autorización y liquidación. En una retención temporal, el negocio comienza la autorización, pero no liquida la transacción en ese momento. Esto es posible porque la autorización y la liquidación no ocurren al mismo tiempo.
En una transacción normal, el POS o la pasarela de pago verifica que el cliente tenga fondos o crédito disponible. En ese momento, el banco del cliente o el emisor de la tarjeta “congela” esos fondos, descontándolos del crédito disponible.
Sin embargo, ningún dinero se mueve en ese momento. La liquidación ocurre cuando el comerciante o el procesador de pagos envía las transacciones finalizadas como parte de un “lote” o batch. Si el comerciante no envía estas solicitudes, la retención se quedará activa hasta que se cancele. De no hacerlo, la red de tarjetas eventualmente va a eliminar la retención (normalmente después de 30 días).
Retenciones temporales en la industria de la hospedería
Los restaurantes son otro entorno donde las retenciones son comunes. Cuando llegas al check-in, un hotel puede pedirte una tarjeta de crédito para hacer una retención de varios cientos de dólares como depósito de seguridad durante tu estadía.
Si el huésped se lleva cosas de la habitación (más allá de esos tentadores artículos de tocador de tamaño muestra), el hotel puede descontar ese costo del total que se devuelve a la tarjeta después del check-out. Si pasa algún daño a la propiedad, el huésped podría perder todo el depósito.
Esta retención cubre cargos incidentales y desalienta robos o daños; no verifica solvencia financiera.
Algunos hoteles exigen tarjetas de crédito como depósito, ya que requieren buen historial crediticio y ofrecen mayor disponibilidad de fondos.
Retenciones temporales en gasolineras
A veces, las gasolineras ponen retenciones de autorización para verificar que la tarjeta sea legítima y que tenga crédito disponible. El monto de esta retención puede variar, desde $1 hasta $100, y su único propósito es confirmar que la tarjeta trabaje bien. Al finalizar el servicio, se determina y liquida el monto final como parte del lote diario.
Retenciones temporales en restaurantes
Los restaurantes son otro ambiente donde las retenciones son comunes. Aunque el precio sea fijo, la propina del cliente sigue siendo incierta. Por eso, el procesador de pagos puede autorizar una retención de hasta un 20% adicional sobre el total de la cuenta.
La venta final se cierra cuando el mesero o el gerente introduce el monto de la propina. Algunos restaurantes incluso tienen letreros que indican que, si no se deja propina o es muy poca, se aplicará automáticamente una gratificación del 18% (o algo parecido).
Impacto de una retención temporera en el crédito disponible
Como se explicó antes, una retención de autorización baja el crédito disponible del tarjetahabiente. Si se usa una tarjeta de débito, se baja el efectivo disponible para gastos. Aunque es un detalle técnico, el balance real de la cuenta no se afecta hasta que pasa la liquidación.
Aquí es importante mencionar otro tipo de retención: la retención administrativa. A diferencia de la retención de autorización, que la inicia el comerciante, la retención administrativa la emite el banco del cliente.
Este tipo de retención no chequea el crédito disponible ni verifica la legitimidad de la tarjeta. Más bien, responde a actividades sospechosas o fraudulentas, o a comportamientos como pasarse el límite de crédito o no cumplir con los pagos.
Una retención administrativa no quita un monto específico del crédito disponible; simplemente bloquea el uso de la tarjeta o la línea de crédito. Generalmente, el cliente tiene que comunicarse con el banco para chequear transacciones o regularizar su cuenta.
Duración de las retenciones temporales
Las retenciones en tarjetas de crédito usualmente duran entre uno y ocho días. Sin embargo, un comerciante puede dejar una autorización activa hasta por 30 días antes de que la red de tarjetas la elimine sola. Visa y Mastercard recomiendan soltar las retenciones pronto; aunque fuera del límite de 30 días, no tienen reglas estrictas.
La duración depende del tipo de transacción y del comerciante. En negocios de servicios, especialmente en hospitalidad, se entiende que mantener retenciones sin resolver por demasiado tiempo causa una mala experiencia para el cliente.
Por lo general, los clientes verán la retención desaparecer o convertirse en un cobro final uno o dos días después de que se complete el servicio. Por ejemplo, un cliente de restaurante verá el cobro final al día siguiente, y un huésped de hotel verá liberarse el depósito después del check-out, menos los cobros incidentales.
Transacciones de alto riesgo
Algunas transacciones de alto riesgo pueden tener la retención por más tiempo. Compras grandes, transacciones internacionales o pedidos por teléfono pueden necesitar validaciones adicionales del banco. Industrias como el juego en línea o el entretenimiento para adultos también pueden causar que las retenciones sean más largas.
Horarios de procesamiento y cierres bancarios
El momento de la transacción también afecta cuánto tiempo dura la retención. Las compras que se hagan antes o durante el fin de semana pueden tardarse más en liquidarse, ya que muchos comercios no procesan los lotes hasta el próximo día laborable.
El banco y el tipo de tarjeta también tienen efecto. A menudo, las tarjetas de crédito tardan más que las de débito en liberar retenciones, ya que estas usan fondos reales.
Leyes y mejores prácticas sobre retenciones temporeras
No hay leyes federales específicas sobre las retenciones de autorización ni sobre cómo se les debe comunicar a los clientes. Sin embargo, los estados o municipios pueden pedir avisos visibles. La Cámara de Comercio local es un buen recurso para conocer los requisitos aplicables.
Las empresas deben establecer políticas bien claras y a tiempo para liberar las retenciones. Algunos procesadores permiten automatizar este proceso, aunque en algunos casos la liberación manual es inevitable.
Muchas corporaciones promueven la transparencia, por ejemplo, con avisos visibles sobre depósitos de seguridad. En los restaurantes, los cargos por servicio obligatorio (como el 18%) se consideran tarifas de servicio según el IRS, no propinas, y muchos estados exigen que se informe de forma clara al cliente.
Las propinas, por otro lado, se procesan manualmente y se registran al final del turno. Además, pagos con códigos QR permiten completar la transacción en un paso, eliminando la necesidad de retenciones.
Manejo de las expectativas del cliente
Comunicar las retenciones con tiempo genera confianza. Muchos clientes no entienden cómo funcionan ni por qué se aplican. Educar al cliente mejora su experiencia de manera significativa. Un buen aviso tiene que explicar por qué se coloca la retención, cuánto tiempo va a durar y qué factores pueden influir en el cargo final. Cuando los clientes se sienten informados, es menos probable que se molesten o que inicien disputas o contracargos.
Conclusión
Una retención en tarjeta de crédito es una autorización temporal que un comerciante usa para reservar fondos antes de terminar una transacción. Sectores como la hotelería y el alquiler de carros dependen de este mecanismo por la incertidumbre del monto final.
Pero una mala gestión puede causar frustración. Evita disputas aplicando buenas prácticas, transparencia y liquidación oportuna de cargos. Una buena gestión protege tanto al negocio como al cliente. Para conocer cómo ECS Payments puede ayudarte a mejorar tus soluciones de procesamiento de pagos, completa nuestro formulario de contacto o escríbenos a prsupport@ecspayments.com.