¿Qué es un KDS?
KDS es un Kitchen Display System, o sistema de pantalla de cocina para restaurantes. Por ejemplo, el Clover KDS es uno de estos sistemas utilizados en restaurantes. Frecuentemente, estos sistemas se integran con un punto de venta o con una terminal Clover POS. Además, en algunos casos también se conectan con terminales móviles que utilizan los meseros.
Sin embargo, ya sea que los pedidos se tomen en el mostrador o por el personal de servicio, las órdenes se envían al sistema de pantalla de cocina. De este modo, el equipo de cocina puede comenzar a preparar los pedidos rápidamente.
Asimismo, un sistema KDS POS, donde la pantalla de cocina se integra con el punto de venta, mejora significativamente la eficiencia de la cocina. Como resultado, los pedidos salen más rápido y con mayor precisión. Haciendo que la experiencia del cliente mejoré. Además, una mejor experiencia fortalece la reputación de tu restaurante.
En conclusión, este es un ejemplo claro de cómo la tecnología de pagos está mejorando la eficiencia operativa de los comercios minoristas. Así, también facilita el trabajo diario de los dueños de restaurantes.
La eficiencia en la cocina es un problema común
Una encuesta de restauranteros encontró desafíos como:
- 52% – aumento en los costos de alimentos y operaciones
- 51% – dificultad para contratar personal confiable
- 35% – capacitación del personal
- 33% – retención de clientes
- 32% – optimizar la velocidad y la eficiencia
La dificultad para asegurarse de que todo funcione sin problemas en la cocina resultó ser más pesada que las leyes y regulaciones (23%), entender las métricas (21%) e incluso la competencia (también 21%).
Parece bastante notable que casi uno de cada tres dueños de restaurantes tenga dificultades con la eficiencia de su cocina. Y si alguna vez has trabajado en la cocina de un restaurante, puedes ver fácilmente por qué sucede esto. Un chef debe ser un experto en hacer varias tareas a la vez, manejando varios pedidos simultáneamente. Un solo error puede bloquear el flujo de entregas.
La cantidad de pedidos que recibe un restaurante varía según su ubicación, tamaño y nicho. Tu Cheesecake Factory promedio un sábado por la noche puede recibir más pedidos que un restaurante familiar local en todo un fin de semana.
Sin embargo, dejando los matices a un lado, el restaurante promedio puede recibir entre 100 y 200 pedidos por día. Durante sus momentos más ocupados, una cocina de restaurante puede recibir docenas de pedidos al mismo tiempo.
Escasez de personal y falta de eficiencia en la cocina
Algo común en la industria de los restaurantes es la escasez de personal. Alrededor del 35% de los restaurantes tienen falta de empleados, lo que provocó un aumento del 229% en las quejas en Yelp en 2022 (y probablemente algunas reseñas bastante graciosas).
Aunque los restaurantes se están recuperando, todavía pueden estar 750,000 empleos por debajo de sus niveles de empleo de febrero de 2022.
Los restaurantes han respondido a este desafío de diferentes maneras. Por ejemplo, establecimientos como Chili’s han contratado a Rita the Robot en cinco docenas de ubicaciones. Rita puede guiar a los clientes a sus mesas, llevar comida a las mesas e incluso cantar canciones de cumpleaños a los clientes mientras (muy probablemente) recibe muchas menos frases incómodas de coqueteo.
La escasez de personal es problemática cuando se trata de la eficiencia en la cocina, ya sea que provenga de dentro o fuera de la cocina. La falta de empleados puede provocar tiempos de espera más largos y rotación más lenta de mesas en el salón.
En la cocina, esto puede provocar que los platos listos se acumulen. Los platos sucios pueden amontonarse y los pedidos pueden tardar más tiempo en prepararse.
Equipos defectuosos y la eficiencia en la cocina
El equipo defectuoso es otra causa de ineficiencia en la cocina. Si una pieza necesaria deja de funcionar, puede crear un efecto dominó con consecuencias caóticas. Las máquinas de hielo, lavavajillas, hornos de convección, congeladores, refrigeradores, enfriadores y planchas suelen necesitar reparaciones.
Tomemos, por ejemplo, un restaurante con tres estufas separadas. Si una deja de funcionar, el chef tendrá que trabajar al 66% de su capacidad para atender al mismo número de clientes.
Por supuesto, si el problema continúa, la gente comenzará a notar el servicio lento. Como resultado, el número de comensales disminuirá para ajustarse a la capacidad reducida de la cocina.
Hay varias razones por las que el equipo de cocina comercial puede fallar. Los empleados pueden ser negligentes con la limpieza, el mantenimiento y el cuidado de los aparatos. También puede haber piezas antiguas, desgastadas o dañadas que no han sido reemplazadas. Además, una ventilación o flujo de aire inadecuado puede causar sobrecalentamiento y fallas prematuras en el equipo.
Hay veces que el equipo simplemente ya superó su vida útil. Las piezas de reemplazo pueden no encontrarse, lo que termina provocando maquinaria ineficiente.
Flujo de trabajo y eficiencia en la cocina
Otro obstáculo para la eficiencia en la cocina es el flujo de trabajo. En un restaurante, el flujo se define principalmente por cómo el pedido va del cliente a la cocina y luego regresa al cliente.
El estándar de la industria para un plato principal es entre 13 y 17 minutos. Si se suma a esto un tiempo promedio de espera para una mesa de 23 minutos, el tiempo total supera la paciencia de muchos comensales.
El 80% de los comensales encuestados dijo que estaría dispuesto a esperar 30 minutos o menos por una mesa en un restaurante elegante popular. Además, el 26% solo esperaría 15 minutos. Por otro lado, el 5.6% no esperaría nada y, curiosamente, el 3% estaría dispuesto a esperar más de una hora.
Los problemas en el flujo de trabajo pueden deberse a algunos de los factores mencionados anteriormente, como falta de personal o equipos defectuosos.
También pueden surgir por personal mal capacitado o poco motivado. Asimismo, pueden estar relacionados con algunos de los mecanismos que facilitan el flujo de trabajo.
Uno de esos mecanismos es la forma en que los pedidos se capturan, se registran y se muestran en la cocina.
Cómo los restaurantes tradicionalmente tomaban los pedidos
Había una vez que los meseros anotaban los pedidos en libretas. Con el tiempo, se desarrolló una jerga interesante de abreviaciones, con variaciones regionales y del sector. “CC” para cream cheese, “chix” para pollo y “BLT” para bacon, lechuga y tomate son solo algunos ejemplos de las abreviaturas más recordadas en los tickets escritos a mano.
Decimos “había una vez”, pero muchos restaurantes todavía usan tickets escritos a mano. Sin embargo, los tickets escritos a mano pueden causar varios problemas.
El personal de servicio suele escribir los pedidos directamente en la mesa. Por otro lado, si los clientes ordenan en el mostrador, el cajero puede anotarlos en una libreta y pasarlos por la ventana hacia la cocina. Alternativamente, el mesero puede caminar hasta una terminal para ingresar el pedido escrito a mano. Luego, el sistema lo envía a una impresora. También, la caja registradora puede estar sincronizada con una impresora.
Si hay una impresora involucrada, esta imprime pequeños papeles del tamaño de un recibo con los pedidos escritos. De cualquier modo, el chef coloca cada orden en un soporte de tickets cuando llega. Mientras tanto, cocina y prepara los platos según lo que aparece en cada pedido.
Por qué los tickets de papel no funcionan
Para ser justos, los tickets de papel sí funcionan. Los restaurantes los han usado durante muchos años. Pero tienen varios peligros inherentes. Los tickets escritos a mano dependen de una letra legible. Y como el 45% de estadounidenses tiene dificultades para leer su propia letra, puedes imaginar cómo esto puede causar problemas.
La mala letra puede causar errores serios en recetas médicas (no enseñan caligrafía en la escuela de medicina). Y también puede causar confusiones importantes con los pedidos en restaurantes. Los pedidos escritos a mano. Sin embargo, aún pueden surgir problemas porque los tickets siguen siendo de papel.
Uno de ellos es que los tickets pueden mojarse o ensuciarse. Si un chef coloca un ticket en el mostrador y otro empleado pone algo húmedo o sucio encima o al lado, el ticket puede volverse ilegible.
Más riesgos de los tickets de papel
Otro problema puede surgir con la jerarquía de los pedidos. Un chef o cocinero de línea que recibe “un millón” de órdenes al mismo tiempo puede no prestar atención a la hora del ticket o al número de pedido impreso en la esquina. También puede suceder que normalmente sí presten atención, pero terminen abrumados.
Mientras empiezan a preparar la comida, pueden mezclar los tickets y sacar los pedidos fuera de orden. A su vez, servir los pedidos en el orden incorrecto crea mal servicio al cliente, ya que una mesa espera sus aros de cebolla mientras se entregan a otra.
Los tickets de papel también pueden perderse en la cocina o en el camino cuando el personal los lleva hacia la cocina. Además, la impresora puede quedarse sin papel, lo que retrasa el tiempo de preparación. Incluso si todo sale bien, aún pueden ocurrir confusiones en los pedidos si el mesero anota el artículo equivocado o si un chef nuevo no está familiarizado con la jerga del restaurante.
Curiosamente, esta es una de las razones por las que los comensales desarrollaron expresiones específicas y extrañas para los pedidos. No hay forma de confundir “stretch one and paint it red” con “burn one, take it through the garden and pin a rose on it” (una Coca-Cola con granadina frente a una hamburguesa con lechuga, tomate y cebolla).
Algunas de estas frases son históricas y ya no se usan. Por ejemplo, “stretch it” surgió porque Coca-Cola solía vender botellas largas de un pie a los restaurantes. Y esto, por supuesto, puede generar aún más confusión, especialmente entre diferentes generaciones. En resumen, los pedidos escritos a mano o incluso impresos pueden aumentar los errores y reducir la eficiencia del trabajo en equipo.
El Sistema de Pantalla de Cocina de Clover (KDS)
Clover es una de las empresas que fabrica sistemas de pantalla de cocina. Antes de entrar en los puntos específicos del Clover Kitchen Display System (KDS), primero hablemos de qué hace que un KDS sea efectivo en general y cómo funciona.
Para empezar, ya no hay tiquetes de papel. Tampoco hay notas escritas a mano ni frases ambiguas e indescifrables que necesiten una piedra de Rosetta para entenderse.
El FOH (front of house) o el personal de servicio toma los pedidos y los ingresa en el sistema de punto de venta en el mostrador. Aún mejor, pueden ingresar los pedidos directamente en la mesa usando un dispositivo portátil.
Luego, los pedidos se envían a un monitor en la cocina, donde el chef puede leerlos fácilmente.
Ventajas de un KDS: Gran control del tiempo
La primera ventaja de un KDS es una mayor eficiencia que los tickets de papel. Como se mencionó, ya no se acumulan errores causados por tickets escritos a mano o incluso impresos. Un KDS también puede mostrar pedidos codificados por colores para distinguir los pedidos en línea de los pedidos dentro del restaurante.
Esto ayuda al personal de cocina a prestar atención donde corresponde en el momento adecuado. La comida que no está caliente o fresca fue la queja más común entre los clientes de entrega a domicilio (17%). Aunque parte de eso puede ser responsabilidad del conductor, no siempre es el caso. A veces ocurre porque la comida se quedó esperando demasiado tiempo.
Y los pedidos para recoger no se entregan. Los clientes que vienen a recoger su comida también se frustran si esta ha estado esperando demasiado tiempo. La recogida en la acera fue una tendencia que se aceleró durante la pandemia de COVID-19, con el 76% de los restaurantes y el 91% de los comensales queriendo continuar con el servicio de recogida en un mundo posterior a la pandemia.
Estos clientes (como cualquier cliente) quieren su comida fresca y caliente. Un sistema digital de tickets puede ayudar a facilitar esto con códigos de color y alertas; los chefs pueden distinguir los pedidos para llevar y de entrega de los pedidos dentro del restaurante y planificar en consecuencia.
Ventajas de un KDS: distribución de la cocina
Un sistema de tickets de papel debe estar ubicado en un lugar central. Pero la mayoría de los restaurantes tiene más de una estación de preparación. Las cocinas industriales grandes incluso tienen áreas separadas para diferentes tipos de comida. Aunque es posible enviar los pedidos al lugar correcto con tickets de papel, es más difícil en una cocina grande… o incluso en una cocina pequeña pero muy ocupada.
Esto no es un problema con un KDS. Esto se debe a que un KDS puede tener varias pantallas bien ubicadas en toda la cocina. Puede haber una junto a la parrilla. Otra junto a la estación de ensaladas. Otra junto a la panadería. Y otra junto a la persona que lanza un cuchillo y acomoda pescado crudo sobre algas (se llama sushi).
Varias pantallas pueden mejorar significativamente el flujo de trabajo de la cocina, llevando cada pedido al lugar correcto lo más rápido posible. Incluso las cocinas más pequeñas pueden beneficiarse de varias pantallas. ¿Qué pasa cuando un chef necesita buscar algo en otra estación y olvida lo que necesitaba? No hay problema. El KDS se lo puede mostrar.
Para las cocinas que están abiertas al área del restaurante, un KDS también puede integrarse con una pantalla que muestre el número de pedido para los clientes. De esta manera, el KDS puede mejorar la experiencia del cliente al permitir que los comensales vean el progreso de su pedido.
Las cocinas abiertas son una tendencia que crece rápidamente en el diseño de restaurantes. Idealmente, muestran higiene y excelencia culinaria profesional. A los comensales les gusta ver lo que está sucediendo. Les resulta entretenido e incluso pueden querer publicar videos en sus redes sociales, lo que se convierte en marketing orgánico generado por los usuarios para tu restaurante.
¿Qué tiene de especial el Clover KDS?
Hay varias empresas que fabrican sistemas de pantalla de cocina y sistemas POS para restaurantes. Con tantas opciones disponibles, existen algunos factores que diferencian al Clover KDS de otras alternativas. Uno de ellos es su hardware diseñado específicamente para esta función.
Protección contra agua y calor
El monitor del Clover KDS no es un monitor común. Además, cuenta con protección contra agua y puede resistir temperaturas de hasta 122 grados Fahrenheit (50 grados Celsius). Los dueños de restaurantes suelen mantener la cocina en los 70 grados Fahrenheit.
Sin embargo, cualquiera que haya trabajado en una cocina sabe que el dicho “si no soportas el calor, sal de la cocina” es muy cierto. Como se mencionó anteriormente, el sobrecalentamiento es una causa común de fallas en los equipos. Pero, con el diseño del hardware de Clover, esto no tiene que afectar tu KDS.
Fácil de limpiar
El Clover KDS también es fácil de limpiar. De hecho, el polvo en los equipos es más serio de lo que muchos creen. Porque reduce la ventilación del aparato y puede causar sobrecalentamiento.
Por lo tanto, que el monitor sea fácil de limpiar es una gran ventaja. El personal del restaurante ya tiene muchos equipos industriales que limpiar.
Diseño compacto con una pantalla grande
El Clover KDS también destaca por su pantalla de 14 pulgadas. Esto significa que es más grande que muchos otros sistemas KDS. Al mismo tiempo, sigue siendo lo suficientemente compacto para colocarse sobre un mostrador o montarse encima de una estación de preparación.
Conexiones de red flexibles
Los sistemas Clover KDS también ofrecen interfaces de red flexibles con opciones de wifi y conexión por cable (LAN). Además, un solo cable puede proporcionar energía y conexión de red al dispositivo. Como resultado, esto mejora la flexibilidad sobre dónde colocar el KDS. También es compatible con VESA de 100 mm, lo que funciona con la mayoría de los soportes estándar para monitores.
Pedidos y análisis de datos
Espera… hay más. Los sistemas digitales de visualización de pedidos también pueden integrarse con software de análisis. Además, el software analítico puede mejorar significativamente la eficiencia de tu restaurante más allá del tiempo de preparación. La analítica es el estudio de datos. Y los datos de un restaurante están compuestos por pedidos.La analítica es un negocio en crecimiento en muchas industrias. De hecho, la tecnología de restaurantes basada en la nube ya tiene una valoración de mercado global de casi $4.6 mil de millones. Además, se espera que su CAGR (tasa de crecimiento anual compuesta) supere el 16%, y el 13% solo en Estados Unidos.
Los restaurantes utilizan software para pedidos, contabilidad, compras, gestión de inventario, gestión de mesas, recursos humanos, nómina y otras operaciones. Además, algunas de estas áreas pueden integrarse para entender mejor cómo mejorar otras.
Por ejemplo, los pedidos tomados en el punto de venta (o por el personal de servicio) pueden incorporarse en un análisis de datos.
- ¿Qué están comiendo los comensales?
- ¿Cuáles son tus horas más ocupadas?
- ¿Qué aperitivos suelen combinar los clientes con ciertos platos?
Estos datos pueden convertirse en una mina de oro para mejorar el inventario, los pedidos y la experiencia del cliente.
Además, puedes orientar al personal de servicio para hacer recomendaciones basadas en comportamientos frecuentes de los clientes. Como resultado, esto puede acelerar tendencias naturales y aumentar el valor promedio de la cuenta.
¿Puedo recomendar acompañar su salmón con una ensalada de verano con gorgonzola, pera y nueces?
La analítica ayuda a reducir el desperdicio de comida
Los dueños de restaurantes saben que usar los alimentos antes de que se dañen puede hacer que un restaurante tenga éxito o fracase. Aunque el 66% de los alimentos no se desperdicia y el 22% del desperdicio proviene de los comensales, el 12% se pierde antes de llegar a la mesa.
El costo del desperdicio de alimentos que llega al consumidor en Estados Unidos es de $54.7 mil millones. Además, los restaurantes de servicio completo desperdician 7 millones de toneladas de comida (no se lo digas a la abuela).
Por supuesto, una parte de este desperdicio parece inevitable. Después de todo, estás en el negocio de la comida… no eres Nostradamus. ¿O sí?
Aquí es donde entra la analítica. La analítica puede funcionar como tu bola de cristal. De este modo, puedes ver qué productos se venden, cuáles no, y todo lo que ocurre entre esos dos extremos.
Como resultado, esto puede ayudarte a mejorar la eficiencia de tus pedidos, reducir el desperdicio y aumentar tus márgenes de ganancia.
Además, las variaciones también pueden ser estacionales.
- ¿Los clientes no piden sopa de calabaza en verano?
Entonces, ordena menos calabaza. - ¿Los clientes consumen mucha sopa de calabaza en invierno?
Pues, ordena más calabaza.
Claro está, la calabaza es solo un ejemplo.
Conclusión sobre los sistemas KDS
Un sistema de pantalla de cocina (KDS) recibe los pedidos y los muestra al personal de cocina. Aunque varias empresas fabrican este hardware y el software que lo hace funcionar, Clover ofrece un sistema especialmente diseñado para la industria de restaurantes.
Si tienes preguntas sobre cómo un KDS puede mejorar la eficiencia de tu restaurante, contáctanos para hablar sobre el especial del día: sistemas digitales de pedidos sin tickets de papel.