Como propietario de una pequeña empresa en Puerto Rico, estoy seguro de que está muy familiarizado con el proceso de administrar sus gastos, realizar un seguimiento de sus ganancias y hacer el trabajo para asegurarse de que sus libros estén actualizados. Una de las mejores formas de cobrar las ganancias debidas y mantener su negocio a flote es procesando facturas de pagos de sus clientes.
Por supuesto, en la actualidad, las empresas están buscando formas de mejorar su eficiencia con procesos optimizados. Una de las áreas más sencillas para implementar mayores niveles de eficiencia es a través de la gestión de facturas.
En este artículo, explicaremos los beneficios clave de la facturación automatizada y cómo puede ayudar a que su negocio prospere.
Por qué debería evitar las facturas manuales
Incluso en la actualidad, la mayoría de las empresas a nivel mundial todavía procesan facturas manualmente. Completar sus facturas manualmente puede resultar en pérdida de tiempo, pérdida de productividad, errores y hemorragias financieras (sí, llegaremos al costo de la facturación manual en un momento). Entonces, para evitar todos estos dolores de cabeza innecesarios, aquí es donde entra en juego la integración de la facturación automatizada.
El software integrado puede automatizar todo el flujo de trabajo de facturación. Maneja todo el proceso desde el inicio del cliente hasta el pago del cliente. Pero, ¿por qué los comerciantes globales están aplicando procesos tan obsoletos con papeleo tedioso, cargas para el personal y costos innecesarios, cuando podrían estar implementando la automatización?
A continuación repasaremos las consideraciones que temen los comerciantes cuando se trata de cambiar a facturas automatizadas y cómo vencer estos temores con los beneficios reales que proporciona la automatización.
Temores comunes sobre el procesamiento automático de facturas
Puede ser un cambio significativo implementar procesos de facturación automatizados para una empresa. Este cambio comúnmente viene acompañado de temores y preocupaciones tanto del propietario del negocio como del personal de la empresa. Algunos temores comunes al hacer la transición a un proceso de facturación automatizado incluyen:
Corte de personal
La inteligencia artificial (IA) es una herramienta y un recurso maravillosos. Pero, ¿podría hacerse cargo de los trabajos que los humanos necesitan? A muchos les preocupa que la implementación de la automatización elimine los puestos de trabajo necesarios de los empleados que realizan tareas manuales.
Las preocupaciones del personal son válidas. Sin embargo, en la mayoría de los casos, la automatización a través de la IA puede reducir la carga del trabajo intenso. Crear una oportunidad para explorar nuevas vías en el trabajo para poner sus esfuerzos en tareas de nivel superior que requieren inteligencia y creatividad humanas.
Inexactitud
Es posible que usted o su personal, como muchos de los que son nuevos en los avances tecnológicos, no confíen en que la tecnología hará un trabajo preciso. A muchos les cuesta creer que la tecnología pueda hacer un trabajo mejor y más confiable que un ser humano.
A muchos les resulta difícil dejar de lado ese control, saber exactamente lo que están haciendo en lugar de confiar en que el software hará el trabajo con precisión. El verdadero temor es que estos errores “potenciales” puedan dar lugar a quejas de los consumidores, inexactitudes financieras y problemas legales.
Sin embargo, los sistemas automatizados de IA están diseñados para ser muy precisos. Incluso más que la inteligencia humana, donde los errores realmente abundan. Además, puede configurar software de automatización con reglas predefinidas para validar datos. Esto permite al personal mantener el control y gestionar ciertas excepciones a las reglas. Realizar ajustes cuando sea necesario.
Problemas técnicos
Más allá del temor a la inexactitud que “potencialmente” traería la automatización, algunos también temen problemas técnicos. A veces la tecnología se vuelve loca o deja de funcionar por completo debido a cortes. Es posible que haya tiempo de inactividad para esperar hasta que el sistema vuelva a estar en funcionamiento. O la tecnología puede causar errores que dificultan el trabajo del personal y no lo harán más eficiente.
Sin embargo, la mayoría de los sistemas automatizados actuales tienen un diseño robusto con soporte disponible y procesos de mantenimiento sencillos. Estos procesos garantizan que cualquier problema técnico se resuelva de manera oportuna para no interrumpir el flujo de trabajo de una empresa.
Desafíos de implementación
Una de las últimas preocupaciones en torno a la adopción del procesamiento automatizado de facturas es el proceso de implementación real. Algunos comerciantes temen que la implementación lleve mucho tiempo o interrumpa el flujo de trabajo empresarial y los pagos de los clientes. Sin embargo, con una planificación adecuada, una formación adecuada y una comunicación precisa, el proceso de transición a su nuevo sistema automatizado para procesar facturas debería ser sencillo.
Como ves, existen respuestas que contradicen los temores que puedan tener los comerciantes a la hora de implementar procesos de facturación automatizados en sus negocios. La automatización es una herramienta excelente y, según algunos, necesaria para adoptar en su negocio si busca crecimiento, eficiencia y un flujo de trabajo fluido.
Si su personal todavía expresa su miedo, le recomendamos abordar estas inquietudes para comunicar de manera proactiva cómo los beneficios de automatizar su proceso de facturación superan las inquietudes (no necesariamente legítimas).
Discutiremos todos los beneficios de automatizar los procesos de facturación un poco más adelante. De esta manera, estará bien equipado con el conocimiento que necesita para apoyar, capacitar y comunicarse con su personal sobre sus avances en el negocio.
Si está experimentando algunos de estos miedos, permítame tranquilizarlo. A continuación repasaremos el costo de procesar facturas manualmente versus las características y beneficios de los procesos de facturación automáticos.
Calcular facturas
¿Alguna vez has pensado en calcular lo que realmente te cuesta procesar una factura singular? Supongo que probablemente no (como estaría de acuerdo la mayoría de la población de pequeñas empresas). O sí, y eso es lo que te llevó a este artículo.
Dado que la facturación probablemente sea una función central de su negocio, dependiendo de la industria en la que se encuentre, pero suponiendo que lo sea, cómo ha elegido leer este artículo, puede pensar que realmente no hay nada que pueda hacer con respecto al costo de la facturación. Es algo que hay que hacer. Por lo tanto, es un costo que usted siente que debe tolerar.
En tu negocio, puede que sea cierto que no puedas ignorar la facturación. Pero, ¿qué pasaría si le dijera que si analizara realmente su proceso de facturación, se sorprendería de la cantidad de dinero que podría estar desperdiciando? Dinero que podría utilizarse mejor en otras partes de su negocio.
Calcular los costos directos
Para empezar, puedes calcular los costos directos. Como su software de contabilidad actual (si corresponde), las tarifas de procesamiento de su tarjeta de crédito y cualquier papel de facturación, franqueo y sobres si utiliza facturas en papel.
Calcular los costos indirectos
Pero, ¿ha pensado en considerar los salarios de su personal de contabilidad o del departamento de cuentas por pagar (AP) y del departamento de cuentas por cobrar (AR) (si los hay) y si no tiene un equipo para hacer este trabajo, la gran cantidad de minutos o incluso horas? ¿Dedicas a procesar los datos de tu factura?
Quizás crea que tiene una idea bastante clara de cuánto tiempo se tarda en redactar una factura. Pero, a menos que tengas un cronómetro que te cronometre hasta el segundo, lo más probable es que estés subestimando.
Supongo que puede que sientas que no parece mucho tiempo y es por eso que sigues procesándolos manualmente. Pero puede resultar sorprendente que, en promedio, se necesiten unos 12 minutos para elaborar una sola factura de principio a fin. Entonces, ¿cuál es el tiempo que lleva redactar una factura en lo que respecta al gasto?
¿Cuánto cuesta procesar una factura?
Según un informe de 2022, el costo medio de procesar una factura supera los $13 dólares. Para las pequeñas empresas, sin embargo, el costo es mucho mayor. Los investigadores de Adobe en realidad estiman que el costo de procesar una sola factura está entre $15 y $40. Si piensa en esto en términos de ganancias versus gastos, se compara con un solo salario por hora.
Por lo tanto, para procesar un documento manualmente para cobrar el pago de un trabajo, producto o servicio, una pequeña empresa puede estar gastando el equivalente a una hora de salario en algo que, comparativamente, podría hacerse instantáneamente con las integraciones contables y de automatización de cuentas por cobrar (AR) adecuadas en su plataforma. Algo que, por el contrario, costaría más cerca de unos centavos.
Claro, 12 minutos probablemente no parezca mucho tiempo en el gran esquema de las cosas. Pero dependiendo de la cantidad de facturas que necesites procesar, seguramente te irá sumando.
Toma esto como un ejemplo:
Digamos que su empresa tiene que enviar unas 200 facturas al mes. Son 2,400 minutos. Es decir, 40 horas. El valor de esas 40 horas puede variar significativamente de una empresa a otra. Sin embargo, 40 minutos es una semana laboral en toda regla. Solo para enviar las facturas de su mes a los clientes.
40 horas es el salario de una semana. Y si su contador tiene un salario importante, usted está consumiendo sus ganancias. O tal vez dedicar 40 horas a las facturas usted mismo o recurrir a otra persona de su empresa podría simplemente ser una pérdida de tiempo. Es una semana de tiempo que usted o un miembro del personal podrían haber dedicado a hacer algo más tangible para su negocio.
Ahorrar tiempo significa ahorrar dinero, lo que significa más ganancias
Como dicen, el tiempo es dinero. Porque el tiempo de cualquier persona puede utilizarse para tareas productivas en su trabajo o en su vida. Tu tiempo vale más de lo que piensas. Entonces, si dedicas tu tiempo a hacer algo que podría hacerse de manera más eficiente en una capacidad diferente, no solo estás perdiendo el tiempo, sino que estás desperdiciando tu dinero tangencialmente.
¿Cómo estás empleando tu tiempo? Si tu tiempo es dinero, ¿cómo lo estás gastando? ¿Lo estás gastando en manuales o procesos? ¿Trabajo ocupado? ¿Innovación? ¿Inversiones? ¿Lluvia de ideas? ¿Proyectos de crecimiento? Todas estas opciones influyen en cómo afectarán a su negocio.
Las tareas pequeñas y rutinarias definitivamente quitan tiempo a ciertos trabajos que requerirían habilidades que sólo posee la inteligencia humana. La automatización de AP le liberará tiempo para dedicarlo a tareas más importantes y exigentes.
De hecho, estudios recientes de Levvel Research encontraron que las empresas que han introducido la automatización del procesamiento de facturas han obtenido ahorros del 60% al $80 o alrededor de $13 por factura.
Elimina la carga de la facturación manual porque los datos de la factura se generan y envían automáticamente. Una vez que decida tomar el control de sus procesos comerciales, sólo entonces comprenderá y verá realmente el crecimiento y el potencial de su empresa.
¿La automatización del procesamiento de facturas es sólo para las grandes empresas?
Puede pensar que los sistemas automatizados para sus procesos comerciales, incluidas sus facturas, son una vía costosa. Esto es algo que debe dejarse en manos de las grandes corporaciones con grandes presupuestos y mucha flexibilidad financiera.
Para las empresas más grandes, puede ser un procedimiento típico revisar las tareas diarias mediante el seguimiento de varias métricas. Los resultados ayudarán a descubrir patrones no obvios que pueden modificarse para aumentar la eficiencia en su flujo de trabajo. Específicamente con la automatización e incluso la tecnología AI.
Las pequeñas empresas también pueden aprovechar la automatización para procesar facturas
Sin embargo, ¿sabía que las facturas escritas a mano y procesadas manualmente podrían perjudicar su negocio? El trabajo manual probablemente le esté costando tiempo, dinero y recursos que podrían aprovecharse mejor.
Claro, las grandes empresas tienen presupuestos aún mayores. Algunos de los cuales pueden destinar a sus herramientas de software de automatización. Sin embargo, incluso con un presupuesto más pequeño que pueda tener su pequeña empresa, la decisión de adoptar la tecnología de facturación automatizada aún será útil para ahorrarle tiempo y, esencialmente, dinero.
Sí, utilizar este tipo de servicio o tener una empresa de procesamiento de pagos integral que ofrezca este tipo de integración tiene un costo, pero los beneficios superan el costo y la ganancia financiera se mostrará. En las siguientes secciones, analizaremos los conceptos y beneficios clave que el procesamiento automático de facturas puede brindarle a su pequeña empresa.
Dile adiós a los archivos CSV
Si todavía estás en el tren manual de cuentas por cobrar, probablemente estés muy familiarizado con los archivos CSV. Mi suposición fundamentada me diría que usted (como la mayoría de los comerciantes que utilizan un método manual) está iniciando sesión en su portal de procesamiento de pagos para ubicar sus ventas con tarjeta de crédito y débito, descargando un archivo CSV y formateándolo para que coincida con lo que necesita para su proceso contable, o para cargar manualmente en Quickbooks. Este proceso por sí solo podría llevar horas.
Y aunque pueda pensar que esta es la única y más fácil forma para que su pequeña empresa lleve la contabilidad, es un error común. Existen alternativas más eficientes. La integración de herramientas de automatización en su software de contabilidad QuickBooks es una forma en que los pagos ECS pueden ayudar a desarrollar prácticas comerciales fluidas para un flujo de trabajo más eficiente.
“ECS Payments” ofrece un conjunto completo de soluciones de procesamiento de pagos para su empresa. Pero lo que es más, con ECS tienes integraciones integradas para tus procesos contables. Desde su portal de pagos, directamente a su sistema de contabilidad, ECS hace que sea fácil estar al tanto de sus finanzas.
ECS puede conciliar pagos inmediatamente por usted, directamente en QuickBooks. Ya no tendrá que descargar ni formatear archivos CSV desde su pasarela de pago para cargarlos nuevamente en Quickbooks. Tomamos todos sus datos de pago de su portal en el momento en que se completa la compra y los cargamos de forma segura en QuickBooks.
¿Qué es el cumplimiento de GAAP?
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) son un conjunto de pautas y estándares establecidos por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). La FASB regula cómo los comerciantes preparan sus documentos financieros.
El cumplimiento de los principios GAAP tiene como objetivo garantizar la precisión y coherencia de los estados financieros de todas las empresas. Las pautas de contabilidad GAAP incluyen cómo los comerciantes miden sus activos y pasivos, registran sus transacciones e informan todos los resultados financieros.
¿Se requiere legalmente cumplir con los GAAP?
Si una empresa es una corporación que cotiza en bolsa, la ley exige que cumpla con los GAAP al preparar toda la documentación y los estados financieros. Por el contrario, las empresas de propiedad privada no están obligadas por ley.
Sin embargo, muchos seguirán optando por adherirse a las directrices GAAP no sólo para ser coherentes en sus libros sino también para mostrar transparencia en sus finanzas. Lo que realmente podría ser de gran ayuda en lo que respecta a impuestos y auditorías para el año.
Además, las empresas que se adhieren a los principios GAAP pueden proporcionar información financiera confiable y precisa no solo al IRS sino también a los acreedores cuando buscan un préstamo comercial o a las partes interesadas y/o inversionistas de su empresa.
Las empresas que no cumplan con los GAAP pueden sufrir multas, sanciones e incluso acciones legales en su contra. No sólo sufrirían las ramificaciones legales y financieras. Pero el incumplimiento también puede dañar la reputación de una empresa.
Cumplimiento de GAAP incorporado
Con las integraciones de automatización contable de ECS, puede estar seguro de que también contará con el cumplimiento de GAAP integrado.
Nuestra automatización de facturación con cumplimiento de GAAP incorporado anula efectivamente dos operaciones:
- Ya no tendrás que conciliar manualmente tus transacciones y pagos
- Ya no tendrá que pagar más tiempo con el contable de su empresa o con su contador público certificado para revisar los detalles y mantener sus libros actualizados y en orden con las pautas correctas.
Como resultado, tendrá más dinero y más tiempo para que todos en su empresa, incluido usted mismo, realicen un trabajo más eficiente. Uno donde la necesidad es mayor.
A medida que recupere todo ese tiempo extra, podrá girar, escalar y hacer crecer los resultados de su negocio. Las tareas repetitivas desperdician un esfuerzo que podría haberse canalizado de manera más efectiva hacia su negocio.
Como resultado, recibirá pagos más rápido, clientes leales satisfechos y mayores ingresos. ¡Así es! Con mayores ingresos, en realidad pagará menos, ¡pero logrará mucho más en todos los sentidos!
Beneficios y características adicionales de la automatización integrada de facturas
Para proporcionar un flujo de trabajo fluido, el procesamiento automatizado de facturas es una solución que se puede integrar fácilmente con sus sistemas de contabilidad a través de su procesador de pagos, como ECS.
Cuando automatice tareas contables repetitivas en su empresa, como la entrada de datos y la conciliación de gastos, ganancias y liquidaciones, verá cambios positivos drásticos en la estructura de sus tareas diarias y el crecimiento empresarial. Los beneficios de adoptar la facturación automatizada incluyen:
Eficiencia mejorada
La automatización elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y ofrece más tiempo para una mejor gestión de tareas, crecimiento e innovación. Lo que crea un flujo de trabajo y un uso del tiempo más eficiente.
Costos reducidos
La automatización electrónica también reduce los costos asociados con la facturación manual en papel, como papel, impresión, sobres, sellos y tiempo de envío por correo. Además, reduce los costos en salarios del personal o su tiempo para generar facturas. Los costos reducidos significan más dinero en sus ganancias y un margen para una mejor designación del presupuesto.
Gestión precisa de datos
La facturación automatizada ayuda a gestionar mejor sus datos de forma más eficaz. En comparación con la entrada de datos manual, hay menos margen para errores humanos y discrepancias. Al automatizar el proceso con IA, las empresas pueden garantizar que los datos sean precisos y coherentes en todas las facturas.
También puede integrar procesos de facturación automatizados con órdenes de compra. Esto significa que cuando recibe una factura pagada del cliente, el software de facturación la relaciona automáticamente con el pedido correspondiente.
Todas estas cosas pueden ayudar a mejorar los informes y análisis financieros y reducir el riesgo de errores. Y por supuesto, siempre proporcionando facturas precisas a los clientes y reduciendo pagos duplicados o solicitudes de pago. Negando cualquier confusión en su factura.
Además, la automatización de sus finanzas facilita el análisis del desempeño financiero de su negocio e identifica cualquier área que necesite mejora.
Pagos más rápidos
La facturación automatizada junto con el procesamiento de pagos electrónicos en línea de ECS permite un cumplimiento más rápido de las transacciones, lo que reduce el tiempo de liquidación de los pagos de sus servicios. Incrementando su flujo de caja y disponibilidad de fondos.
Los datos han demostrado que los clientes pagarán sus facturas más rápido cuando el proceso sea sencillo. La automatización enviará sus facturas de manera oportuna, con datos precisos y un enlace simple para hacer clic y pagar en línea. Un proceso simple anima a sus clientes a pagar inmediatamente después de recibir el mensaje de la factura.
Pagos seguros en línea
ECS ofrece una bóveda de pagos dentro de su terminal virtual para proteger la información del titular de la tarjeta. De modo que pueden ingresar algunas opciones y, cuando llega el momento de pagar, pueden seleccionar su opción de pago con un simple menú desplegable y sin necesidad de volver a ingresar su información.
Cuando los clientes pueden almacenar información de la cuenta y detalles de pago en su sistema, les resulta fácil pagar la factura en su totalidad con un simple clic de un botón.
Experiencia del cliente mejorada
Las facturas en línea precisas, oportunas y fáciles de pagar brindan una experiencia más profesional y positiva para sus clientes. Clientes satisfechos significan fidelidad y aumento de tu competitividad.
Administrar facturas de proveedores
La facturación automatizada no solo organiza las facturas y los pagos de sus clientes, sino que también es beneficiosa para su departamento de cuentas por pagar (AP) y el proceso desde la adquisición hasta el pago. Se ha simplificado lo que fácilmente podría convertirse en un proceso complejo sobre quién recibe el pago y quién aún debe recibir el pago. Especialmente para empresas que tratan con una gran cantidad de proveedores diferentes.
Puede gestionar todas las facturas de sus proveedores desde un único inicio de sesión en un sistema centralizado. Pagar las facturas de sus proveedores a tiempo y con precisión ayudará a fortalecer su relación B2B y a establecer una relación fructífera y duradera.
Aprobación automatizada de facturas
Por último, algunas facturas requieren la aprobación de varias partes. Esto puede llevar mucho tiempo e incluso provocar algunos errores. Si su factura necesita múltiples aprobaciones, el sistema integrado de gestión de facturas de ECS ofrece la posibilidad de automatizar su proceso de aprobación de facturas. Configure su proceso de aprobación con criterios predefinidos para un proceso de aprobación más rápido y sin errores.
Conclusión
La automatización puede mejorar su flujo de trabajo de procesamiento de facturas y cambiar las reglas del juego para su negocio de muchas maneras. En general, la automatización de facturas puede ofrecer beneficios a las empresas, como mejorar su eficiencia, generar pagos más rápidos, reducir costos, aumentar la precisión, mejorar la gestión de datos, agilizar los procesos de aprobación, integrarse con las órdenes de compra y, lo más importante, mejorar la experiencia del cliente, lo que crea crecimiento.
Al automatizar el proceso de facturación mediante la utilización de tecnologías digitales, los comerciantes pueden centrarse en sus funciones principales, como ofrecer productos de alta calidad y servicios impecables a sus clientes.
En última instancia, es una decisión inteligente para su negocio que puede generar resultados significativos a lo largo del camino y, realmente, a largo plazo. Así que recuerde, deje que las facturas se envíen solas y deje que las personas hagan el trabajo que sólo ellas pueden hacer.
Si está buscando mejorar su juego en el negocio y crear un proceso de pagos verdaderamente automatizado y sin complicaciones, ECS puede ayudarlo a configurar las integraciones adecuadas para aceptar pagos con tarjeta de crédito y procesar facturas.