Para evitar costos innecesarios, es útil conocer las señales de que su proveedor comercial puede no ser el adecuado para usted. Es decir, es hora de cambiar de procesador de pagos. Una sólida estrategia de optimización de pagos le permite mantenerse a la vanguardia.
A continuación, explicaremos las cinco señales principales que podrían indicar que necesita comenzar a buscar un nuevo procesador de pagos. También ofreceremos algunos consejos sobre cómo realizar ese cambio para que sea lo más fluido posible y no interrumpa sus operaciones comerciales.
¿Por qué considerar cambiar de procesador de pagos en Puerto Rico?
Dirigir su propio negocio puede resultar agitado. A medida que gestiona los problemas y las cuestiones que surgen del día a día, puede parecer que no hay tiempo para abordar cuestiones más importantes que pueden estar afectando al negocio. Sin embargo, estos problemas más destacados que quedan en un segundo plano pueden acumularse lentamente y convertirse en un lastre para su negocio.
Una de estas áreas es el procesamiento de pagos. Una vez que una empresa está configurada para aceptar pagos electrónicos, a menudo se olvidan de ello. Incluso si su sistema y flujo de trabajo no son exactamente perfectos. La mayoría de las empresas encuentran soluciones alternativas o abordan ciertas ineficiencias en el procesamiento de pagos como un aspecto más de hacer negocios.
Pero esto supone una pérdida de ingresos. Puede costarle dinero cada mes en tarifas más altas, tiempo de inactividad o mayores costos laborales. Las dificultades se agravan si estos problemas persisten en épocas de mayor actividad minorista, como las vacaciones.
Número 1: Tarifas elevadas o estructura de tarifas incorrecta
En cuanto al procesamiento de pagos, una de las mayores preocupaciones de los dueños de empresas son las tarifas de transacción. Siempre habrá tarifas de pago asociadas con el procesamiento de tarjetas de crédito. Aún así, comprender las diferentes estructuras de tarifas y cómo funcionan es fundamental para garantizar que siempre obtenga las mejores tarifas.
El procesamiento de tarjetas de crédito para tiendas minoristas puede diferir mucho según varios factores. Tienes control sobre algunos de estos factores y sobre otros no. Por ejemplo, el tipo de transacciones que realice afectará sus tarifas.
Por ejemplo, supongamos que es un restaurante que realiza principalmente transacciones con tarjeta física y el cliente firma un recibo. En ese caso, debería pagar tarifas más bajas que las transacciones comunes sin tarjeta presente, como el procesamiento de pagos en sitios web. Esto puede parecer lógico, pero muchas empresas pagan una tarifa fija. Como resultado, no reciben los descuentos en el procesamiento que deberían para ciertas transacciones.
Básicamente, existen tres tipos de estructuras de tarifas de procesamiento disponibles. Elegir el que se adapte a su negocio y a sus volúmenes de ventas es fundamental para garantizar las tarifas más bajas. Si su proveedor actual no ofrece esta opción, es hora de cambiar de procesador de pagos.
Tarifas de procesamiento de tarifa fija en Puerto Rico
Muchos dueños de nuevas empresas o dueños que no quieren invertir mucho tiempo investigando el procesamiento de pagos a menudo optan por una estructura de precios de tarifa plana. Parece simple y es fácil tener en cuenta los gastos generales al tomar tarjetas de crédito y calcularlos en el precio de sus productos.
El problema es que esta simplicidad tiene un costo. Una tarifa fija significa que las tarifas son más altas para adaptarse a todo tipo de transacciones.
Piense en ello como un seguro de automóvil. Si las compañías de seguros de automóviles cobrarán a todos la misma tarifa, muchas personas pagarían más, ya que los conductores seguros o de bajo riesgo tendrían que subsidiar los riesgos de los demás conductores.
En el procesamiento de tarjetas de crédito, una estructura de tarifa fija aplicará un porcentaje fijo a todas las transacciones más una tasa fija. Por ejemplo, cada transacción le cuesta al comerciante el 2.75% del total más 0.25 centavos. La tarifa es la misma independientemente del tipo de transacción o de lo que venda el comerciante.
Los procesadores de pagos suelen ofrecer precios fijos y procesos de aprobación más rápidos o sencillos. Esta es otra razón por la que los dueños de negocios pueden sentirse atraídos por él.
Pero solicitar y obtener la aprobación de una cuenta de comerciante es sencillo. Una vez que envíe la información comercial básica, un buen procesador de pagos solo necesita unos días para procesar su solicitud.
¿Cuándo son aceptables los precios de tarifa plana?
Sin embargo, una tarifa plana no siempre es una mala elección. A veces, puede ser una buena opción para empresas con un volumen de procesamiento bajo o para procesamiento de tarjetas de crédito boutique.
Por ejemplo, un comerciante de bajo volumen que se dedica principalmente al procesamiento de pagos minoristas por menos de $5 o $10 puede estar bien con tarifas fijas. Pero cualquier empresa con montos de transacciones más importantes o una combinación de diferentes tipos de transacciones y flujos de ingresos debería considerar otras opciones y explorar los posibles ahorros de costos.
Si su negocio minorista tiene su época de mayor actividad durante las vacaciones, debería cambiar a una mejor estructura de precios si es posible. Podría ahorrar una cantidad sustancial de dinero durante su época más rentable.
Costo Plus e Intercambio Plus
La otra estructura de tarifas en el procesamiento de pagos es costo plus o intercambio plus.
El procesamiento de transacciones implica una tarifa de intercambio, que la compañía de la tarjeta cobra por ejecutar una transacción en su sistema. Cada transacción puede tener una tasa diferente, e incluso diferentes tipos de tarjetas pueden tener tasas diferentes. Por ejemplo, American Express suele tener tarifas de intercambio más altas que otras tarjetas.
Luego se cobra una cantidad fija además de cada tarifa de intercambio, de ahí el “más” en el nombre, ya que simplemente agrega una tarifa a las tarifas base de intercambio.
El costo más elevado es generalmente la mejor solución para la mayoría de las empresas y también es la más transparente. Usted sabe exactamente lo que pagará por el tipo de transacción específica.
Esto puede hacer que a una empresa le resulte algo más difícil calcular sus precios minoristas finales, pero ahorra dinero con cada transacción en comparación con el precio fijo, lo que hace que valga la pena.
Precios diferenciados en Puerto Rico
La mayoría de las empresas más pequeñas no utilizan precios escalonados, pero los procesadores de pagos aún los ofrecen. Con precios escalonados, las diferentes tarjetas se clasifican en varias categorías y se les cobran tarifas específicas en consecuencia.
Esta es una de las estructuras de tarifas de procesamiento más complejas y es mejor para empresas con un volumen muy alto que pueden analizar los datos para saber exactamente qué tarjetas están usando sus clientes.
Armada con este conocimiento, la empresa puede negociar tarifas en cada nivel que pueden ahorrarles una pequeña cantidad en comparación con los precios de costo incrementado.
Pero esto normalmente sólo reduce los costos con grandes volúmenes y después de análisis cuidadosos del comportamiento de los clientes de una empresa.
Si es una empresa más pequeña que utiliza precios escalonados, es posible que no obtenga los beneficios y puede que sea el momento de buscar otros procesadores de pagos que ofrecen estructuras de tarifas que se adapten mejor a su negocio.
Número 2: Mal servicio al cliente
Con suerte, nunca tendrá problemas con el procesamiento de su pago o con un elemento de su estado de cuenta mensual. Pero todos sabemos que esto no es realista. Siempre surgirán problemas, por muy buena que sea nuestra tecnología de pagos.
Cuando esto suceda, debe comunicarse de inmediato con alguien que pueda responder sus preguntas.
Si tiene que enviar tickets y esperar un día o más para recibir una respuesta, eso no es suficiente. Si finalmente recibe una respuesta y es una respuesta básica enlatada o un enlace a la base de conocimientos de su sitio web, eso tampoco es suficiente.
Su proveedor debe ofrecer servicio al cliente interno, opciones de contacto sencillas y horarios de atención extendidos para adaptarse mejor a sus necesidades comerciales. Si su proveedor actual no ofrece esto, es hora de cambiar de procesador de pagos.
Soporte interno
Su procesador de pagos debería encargarse ellos mismos de los problemas de soporte en lugar de subcontratarlos. Esto significa que puede comunicarse con un representante de soporte que trabaje para su procesador de pagos, no con un centro de llamadas de terceros.
Esto debería ser cierto tanto para el soporte técnico como para el soporte de facturación. Ya sea que necesite ayuda con el cumplimiento de PCI y la seguridad de los pagos o un elemento en su estado de cuenta mensual, debería poder obtener las respuestas que necesita.
Opciones de contacto que usted prefiere
Si prefiere la asistencia telefónica, su procesador de pagos debería ofrecerla. Sin embargo, algunas personas prefieren la asistencia por correo electrónico o incluso por chat. Cualquiera que sea el método o la experiencia del cliente que le guste, asegúrese de que su procesador de pagos lo proporcione.
Un buen procesador de pagos debe cubrir una variedad de métodos de contacto y soporte.
Horas de soporte en Puerto Rico
Si tiene una empresa abierta las 24 horas, es posible que necesite un horario de soporte extendido, ya que podría haber un problema en medio de la noche que requiera una resolución rápida. Asegúrese de que su procesador de pagos ofrezca soporte durante su horario comercial. Esto podría significar soporte 24 horas al día, 7 días a la semana.
Siempre verifique que su procesador de pagos tenga el horario de soporte cuando su empresa más lo necesita.
Número 3: Contratos a largo plazo y tarifas de rescisión
No es raro que existan contratos cuando se trata de procesadores de pagos. Las empresas necesitan cierta sensación de estabilidad al ofrecer servicios, y ahí es donde los contratos pueden ayudar.
Sin embargo, no todos los contratos son iguales. Algunos procesadores pueden intentar encerrarlo en un contrato de tres años o más, sin flexibilidad. Estos deben considerarse cuidadosamente para asegurarse de que se alineen con sus objetivos y lo ayuden financieramente.
Otro problema de los contratos largos es que generalmente tienen sanciones muy severas por intentar rescindirlos antes de tiempo. Una cláusula que tienen muchos contratos como este se llama cláusula de daños y perjuicios.
Esta cláusula puede estar oculta en la letra pequeña del contrato y establece que si el comerciante rescinde el contrato antes de tiempo, tendrá que pagar el resto de los ingresos que el contrato habría aportado al procesador.
Por ejemplo, si tiene un contrato de 5 años e intenta rescindirlo después de dos años, el procesador puede cobrarle la pérdida de ingresos de los tres años restantes como tarifa de rescisión. Para algunas empresas más grandes, esto puede significar una suma considerable de dinero.
Contratos de arrendamiento de hardware a largo plazo en Puerto Rico
Otra área a tener en cuenta son los acuerdos de arrendamiento a largo plazo de hardware o software. En algunos casos, puede tener sentido alquilar algún hardware para el procesamiento de pagos. Las tarifas de suscripción o suscripción mensual pueden ser una forma de presupuestar los costos iniciales de inicio.
Los arrendamientos de equipos también pueden ayudarlo a mantenerse actualizado con la última tecnología, ya que el hardware generalmente se reemplaza periódicamente mediante arrendamientos de hardware.
Otro beneficio del arrendamiento de hardware es que, en determinadas circunstancias, las empresas pueden cancelar una parte de estos gastos a efectos fiscales. Sin embargo, estos pueden durar demasiado tiempo y costarle mucho más que el valor de los beneficios que recibe.
Si actualmente tiene un contrato a largo plazo o un programa de arrendamiento de hardware a largo plazo que se acerca a su fin, eso puede ser una señal para cambiar de procesador de pagos. Puedes perder mucho dinero con esos contratos, especialmente si tienes que rescindirse por cualquier motivo.
Número 4: Reservas altas
En el procesamiento de pagos, las reservas generalmente se utilizan para cubrir cualquier gasto debido a que el comerciante se ocupa de devoluciones de cargo u otros problemas de fraude.
Las reservas pueden ser una parte normal del procesamiento de pagos, pero también pueden ser aprovechadas por algunas empresas de procesamiento de tarjetas de crédito que toman más de lo necesario. Es posible que necesite configurar una reserva si es una empresa nueva y tiene ciertos factores de riesgo, como volúmenes o montos promedio de boletos, asociados con sus transacciones.
En estos casos, se retendrá un porcentaje de cada transacción hasta alcanzar una cantidad determinada que luego se retendrá durante un período de tiempo. Esto está destinado a cubrir cualquier devolución de cargo o fraude.
Otro motivo para una reserva es si está procesando en una industria de alto riesgo o vendiendo un producto de alto riesgo. Un alto riesgo en el procesamiento de pagos significa un mayor riesgo de devoluciones de cargo o fraude. Entonces, en estos casos, no es raro tener reservas, especialmente para nuevos comerciantes.
Pero estas reservas deberían ser razonables. Si es así, generalmente significa que el procesador de pagos está reteniendo el dinero para otros fines, o que tiene una mala prevención del fraude en los pagos y utiliza la reserva como medida provisional para solucionar el problema.
Si cree que sus reservas son demasiado altas o su procesador de pagos no reduce las reservas después de un período de tiempo, debería considerar otro procesador de pagos.
Las reservas elevadas pueden causar estragos en su flujo de caja e impedirle cubrir gastos comerciales críticos, como la nómina o la reposición de inventario durante un período de vacaciones ajetreado. Esto puede obligarlo a contratar líneas de crédito u otras herramientas para cubrir gastos.
Si su proveedor actual está perjudicando su capacidad de tener un amplio flujo de caja, puede que sea el momento de cambiar de procesador de pagos.
Número 5: Baja compatibilidad o integraciones deficientes
En el entorno empresarial digital actual, el procesamiento de pagos es más que aceptar tarjetas de crédito y débito. El procesamiento de pagos afecta a casi todos los aspectos de su negocio y, con las herramientas e integraciones adecuadas, puede optimizar sus operaciones y aumentar las ganancias.
Pero esto requiere las integraciones y los sistemas adecuados para ayudar a automatizar muchos procesos que puede estar realizando manualmente. La tecnología, como los sistemas POS de punto de venta que rastrean el inventario en tiempo real y brindan análisis de pagos críticos, pueden brindarle a su empresa una ventaja competitiva. También ayudan a mejorar la velocidad y la confiabilidad de los pagos.
También puede tener requisitos especiales para los pagos en línea. Estos pueden incluir cosas como terminales virtuales para pedidos telefónicos a través del personal de atención al cliente o integraciones de carritos de compras. Es posible que también necesite lectores de tarjetas móviles u otros dispositivos para integrarlos con sus sistemas existentes.
Cuando su procesador de pagos es socio, comprende su negocio y sus necesidades. También tienen experiencia trabajando con empresas similares y saben qué funciona y qué no.
Esto permite que un buen procesador de pagos le ofrezca las soluciones necesarias para integrar completamente todos sus sistemas y aprovechar todas las eficiencias y reducción de costos posibles.
Si su procesador de pagos actual le dice que no puede integrar algo o que no tiene una solución para un problema que tiene, es una señal para cambiar de procesador de pagos.
Cómo cambiar de procesador de pagos en Puerto Rico
Algunas empresas dudan en cambiar de procesador de pagos porque sienten que será un gran dolor de cabeza. Pero cuando se hace correctamente, la transición puede ser fácil y vale la pena el esfuerzo si el resultado significa ahorrar dinero y aumentar los ingresos.
Empiece a investigar mucho antes de que finalice su contrato
Esto puede parecer obvio, pero en el agitado mundo del dueño de un negocio, las cosas a menudo pueden dejarse de lado y olvidarse.
Si tiene problemas con sus servicios comerciales, verifique su contrato para ver cuándo finaliza. Además, consulte las cláusulas que requieran que usted las notifique por escrito antes de una fecha específica para evitar que el contrato se renueve automáticamente. Estos plazos pueden ser meses antes de la finalización del contrato, así que tenga en cuenta esta táctica.
Luego, tómese suficiente tiempo para investigar otros procesadores de pagos antes de cualquier fecha límite para que no se apresure y se vea obligado a renunciar porque no pudo encontrar un reemplazo a tiempo.
Esto es especialmente cierto si se acerca una temporada navideña muy ocupada. No dejar suficiente tiempo para decidir puede hacer que lo pospongas.
Decida lo que necesita
Enumere lo que es más importante para su empresa al cambiar de procesador de pagos. Entonces, si está buscando las tarifas más bajas, concéntrese en conocer las diferentes estructuras salariales explicadas anteriormente y comience su búsqueda armado con esa información.
Si necesita mejor tecnología o integraciones de pagos, concéntrese en eso y busque el procesador de pagos que ofrezca los últimos productos y el soporte para implementarlo con sus sistemas existentes.
Asegurarse de tener una lista de lo que desea de un procesador de pagos hace que el proceso de selección sea mucho más fácil y rápido.
Haciendo el cambio
Cuando se comunique con posibles procesadores de pagos, asegúrese de compartir que está cambiando y desde dónde lo está haciendo. Deben conocer la empresa que utiliza y los sistemas involucrados.
Esto les ayuda a determinar la mejor manera de cambiar si decide optar por la empresa.
Siempre haga preguntas sobre el cambio y lo que implica cuando trate con un posible nuevo procesador de pagos. Deberían poder responder todas sus preguntas y explicar todo el proceso. Esto incluye garantizar que su nueva plataforma de pago sea compatible con sus sistemas existentes.
Esto es importante para una tienda en línea o una con facturación recurrente, ya que necesitará integrar su sistema y transferir los datos de pago de los clientes.
Si pasan por alto algún detalle o no explican completamente el proceso, es posible que no tengan la experiencia para realizar un cambio perfecto.
Además, asegúrese de incluir el software empresarial existente que necesita integración en su procesamiento de pagos. Comparta esta lista con sus procesadores potenciales para saber qué soluciones son específicas para su situación.
Planifique cualquier entrenamiento
Si va a cambiar a un nuevo procesador para aprovechar una mejor tecnología, como un nuevo sistema POS, planifique la capacitación necesaria.
Dependiendo de su número de empleados o ubicaciones, es posible que necesite capacitación adicional para que todos los miembros de su personal se pongan al día.
Su procesador de pagos o proveedor de POS debe proporcionar esta instalación y capacitación. Sin embargo, deberá tener en cuenta esta capacitación y planificar en consecuencia.
La temporada navideña ha supuesto un aumento del 7% en las ventas. Entonces, una vez más, si tiene una época del año muy ocupada, como las vacaciones, no querrá tener que lidiar con el aprendizaje de un nuevo sistema durante esa época.
A veces, preocuparse por cuestiones de transición, como la capacitación, puede hacer que los dueños de empresas duden en cambiar de procesador. Pero si su procesador actual no funciona, el inconveniente de cambiar a una alternativa mejor siempre dará sus frutos en lugar de quedarse con una solución de pago inferior que paraliza su negocio.
Obtenga más información sobre soluciones y alternativas de procesamiento de pagos en Puerto Rico
Si tiene problemas con su procesador de pagos actual, puede que sea el momento de cambiar.
En ECS Payments, contamos con expertos que pueden ayudarlo a encontrar las soluciones de pago innovadoras adecuadas para su negocio que le permitan ahorrar dinero y agilizar su flujo de trabajo de pagos.
Comuníquese con ECS Payment para obtener más información sobre cómo cambiar de procesador de pagos y comenzar a disfrutar de los beneficios que las soluciones de pago adecuadas pueden aportar a su negocio.