Hablemos de facturas comerciales y, en última instancia, de ventas. Así es, estoy aquí para compartir algo de mi sabiduría ganada con tanto esfuerzo sobre cómo cobrar su dinero.
Érase una vez, yo era como esos comerciantes que llenan facturas de venta en papel de sus bienes y servicios. Incluso para una factura recurrente, seguiría haciendo lo mismo. En cierto momento, incluso contraté a un tercero para que administrara mis cuentas por cobrar.
Las cosas salieron bien por un tiempo. Pero los servicios prestados no incluían un sistema de contabilidad que se ocupara de la conciliación. Tuve que conciliar el procesamiento de facturas con mi flujo de caja, lo que todavía consumía mucho tiempo. Finalmente encontré el Santo Grial de la gestión de facturas de proveedores: mi procesador de pagos.
Comercio minorista: La empresa familiar en Puerto Rico
Pero antes de hablar de negocios, hablemos del negocio del béisbol.
Mis padres llegaron a la ciudad de Nueva York desde Puerto Rico a finales de los años 1970. Mi padre era dueño de un pequeño kiosco en Manhattan, que era (y es) una propiedad inmobiliaria de primera. Sus amigos lo ayudaron a establecerse en el negocio y, a veces, le daban productos que no podían vender.
Un día, coloca estas calcomanías que dicen “Amo Nueva York” junto a la caja registradora. Con su negocio a pocas cuadras de Chinatown, recibía muchos turistas que querían una revista, alguna película o un mapa.
En aquella época la gente usaba rollos de película y leía mapas, estoy seguro de que lo sabes. De todos modos, en un día se agotaron totalmente las pegatinas. Esto fue antes de que el lema “Amo Nueva York” fuera tan reconocido. Los turistas pensaron que era lindo y quisieron llevarse una pegatina a casa.
Eso le dio una idea: ¿por qué no empezar a vender más productos turísticos? Empezó a probar diferentes artículos: gorros, imanes, camisetas. Nació una estrella.
A lo grande con productos con temática de Nueva York
En unos tres años, pasó de ser un kiosco a ser una tienda. Uno se convirtió en dos. Dos se convirtieron en tres. Tres se convirtieron en satélites en el aeropuerto. Ya sabes, para regalos de última hora.
Para ser honesto, nunca hablé mucho con mi padre sobre cómo manejaba su negocio o cómo llevaba la contabilidad de sus facturas. Pero aprendí mucho sobre cómo administrar un negocio
desde el principio.
Sin embargo, no era un negocio que terminaría heredando. En 1995 vendió el negocio y él y mi mamá se mudaron a Miami. Pero todos esos años, creciendo con su negocio, me pusieron el negocio en la sangre.
Mi gran oportunidad
Ahora veamos cómo comencé. Estaba en Queens College, estudiando contabilidad. Pensé en entrar en el mundo empresarial. Mis padres pensaron que eso era lo mejor para un boricua de segunda generación.
Como todos los demás, quería algo de dinero extra para gastar. ¿Quién no? Mis padres ya habían cerrado sus negocios durante unos cinco años, así que no hay dudas. Los Yankees estaban de moda ese año, así que eso me dio una idea. ¿Por qué no sacar una página del libro de mi padre y vender algún producto?
Llamé a mi papá a Miami y le pregunté qué pensaba. Dijo que empezáramos con las gorras. Incluso se puso en contacto con uno de sus contactos y pagó él mismo el merchandising.
Así que aquí estoy en el Bronx, con 30 gorras en la calle, tomando dinero en efectivo. Por supuesto, me aseguré de que mis gorras fueran un 50% más baratas que la mercancía oficial. No me juzgues, verás adónde va la historia.
De Slinging Street Merch a vendedor de MLB en Puerto Rico
Me agoté antes de la segunda entrada. Ni siquiera tuve que quedarme hasta después del partido. Llamé a mi padre para contarle la noticia. Estaba emocionado por eso. Creo que le hizo pensar en los viejos tiempos cuando empezó. Entonces me puso en contacto directamente con su amigo y los tres llegamos a un acuerdo para conseguir más gorras, camisas y algunas otras cosas.
Y así fue. Trabajé en mi carrera de contabilidad y, por las noches y los fines de semana, vendía mercancías en el Bronx. Las cosas fueron muy bien durante unos meses. Entonces pasó un policía. Había visto lo que les pasó a otros comerciantes, así que comencé a recoger todo.
“Oye, más despacio amigo. No te arrestaré”, comenzó. Me detuve. “Pero tú y yo sabemos que no puedes vender eso aquí”. Me contó todo sobre cómo obtener una licencia de vendedor y cómo a la MLB no le gustaban los vendedores ambulantes que vendían productos de imitación. Un ejemplar realmente amigable de lo mejor de Nueva York. Nos dimos la mano y descubrimos que incluso conocíamos a algunas personas en común.
Llamé a mi padre y su respuesta fue simplemente: está bien, entonces, ¿cómo lo hacemos oficial? Durante las siguientes semanas, me puse manos a la obra. Ni siquiera sabía que podía contactar a la MLB y llegar a un acuerdo como vendedor para vender equipo de los Yankees.
Al principio todo era un poco más caro y la ubicación era un poco diferente. Empezaría con un kiosco en Grand Central Station. No estaba seguro de cómo irían las cosas, tan lejos del patio, pero los Yankees volvieron a estar calientes ese año. La gente que venía de fuera de la ciudad para ver un partido recibía camisetas. Los neoyorquinos se pusieron sombreros en su camino para conectarse con el Bronx.
De vendedor a proveedor regional
Todo el mundo compraba cosas de los Yankees. El producto estaba volando fuera de los estantes. En poco tiempo estaba listo para pasar de un kiosco a una tienda. Tenía camisetas, sombreros, bolas de nieve, muñecos… lo que sea. Y con toda esta mercancía volando de los estantes, también tuve que procesar mucho las facturas.
Pero no sólo tenía facturas que pagar. También tenía facturas de ventas para cobrar el pago. Esto se debe a que, en unos pocos años, no solo era un vendedor de equipos de la MLB, sino también un proveedor. Cuando me di cuenta de cuánto podía escalar mi negocio suministrando productos y no solo vendiéndolos, hice el cambio.
Seguía manteniendo abierta mi tienda, pero ahora suministraba productos a una docena de vendedores por toda la ciudad. Importaba gorras y camisas de fábricas textiles y otro tipo de mercancías de los fabricantes. Luego distribuiría esta mercancía desde un almacén en Long Island a los diferentes proveedores de MLB a los que les vendí.
Trae las facturas
Todo esto significó que tuve que cobrar el pago de las órdenes de compra. Pero en el mundo empresarial, los pagos funcionan de manera muy diferente a como lo hacen para los consumidores. Si bien puede solicitar el pago contra reembolso, ganará muchos más amigos si les da a sus clientes algo de tiempo para pagar.
Net-30 es uno de los acuerdos más comunes y le da al cliente 30 días para pagar. Pero hay que realizar un seguimiento de esto en papel, que es donde entra en juego el procesamiento de una factura.
Definición de factura
Un documento que incluye información clave de un pedido de venta. Esto incluye cuánto, el costo por unidad y el costo total. Incluye información sobre el comprador y su ubicación, y el vendedor y su ubicación. E incluye condiciones de pago y cómo pagar.
En aquellos días, no enviamos facturas electrónicas. Y nuestros clientes pagaban sus facturas con cheque. Casi todo estaba en papel. Y adivina qué… si no recibía el pago de las facturas antes de la fecha de vencimiento, eso significaba que tendría que levantar el teléfono y hacer una llamada. Por supuesto, para saber a quién llamar, tenía que realizar un seguimiento de todas las facturas de ventas para conocer la información de contacto correcta.
Facturas de ventas en toda mi oficina
Deberías haber visto mi oficina en esos días. Parecía el garito de un detective. Incluso tenía uno de esos mapas en la pared, con tachuelas por toda la ciudad. Cada cabeza de alfiler era una de mis ubicaciones. No tenía muchos hilos que condujeran a la fotografía policial de alguien. Pero cambiaría las cabezas de alfiler verdes por rojas si tuviera un comerciante en rojo.
Mi escritorio estaba lleno de todo tipo de facturas. Tenía facturas de ventas impagas que ni siquiera habían sido enviadas todavía. Tenía recibos de facturas pagadas que no había conciliado con nuestro flujo de caja e inventario. Y tenía un montón de recibos de facturas pagadas que estaban listos para que mi contador los recogiera. Estaba todo muy organizado, pero sólo por un pelo. Una falta y con todo tirado al suelo, la reorganización podría haber llevado medio día.
En ese momento, ya no estaba escribiendo las facturas de ventas yo mismo. Tenía una empresa que hacía las facturas por mí. A final de mes me daban una hoja con los datos de la factura. Allí estaba cada número de factura, las categorías y cantidades de productos y los montos en dólares. También podría usar esto para conciliar todo con mi cuenta bancaria comercial.
La fiesta de pizza que cambió mi vida
No se sorprenda, pero esa bola de foul terminó aterrizando en mi oficina. En realidad, es una metáfora, porque la bola de falta era una pila de veinte cajas de pizza. Verá, fue otro gran año para los Yankees y otro gran año para mi negocio. Habíamos alcanzado un volumen de ventas que nunca antes habíamos visto. Y con los Yankees tan populares, esto significaría más tiendas a las que suministrar productos.
Entonces organicé una fiesta para todos en la oficina. Pedí veinte pasteles de las mejores pizzas del mundo. La fiesta iba a comenzar en unos treinta minutos, cuando recibí una llamada importante. Un amigo mío estaba atrapado en LaGuardia sin cartera ni dinero. Había dejado su cartera en el avión, pero necesitaba llegar a casa. ¿Puedo llevarlo?
No pude decir que no, así que le entregué la oficina a mi gerente de almacén y le dije que regresaría en aproximadamente una hora. Vuelvo y descubro que la fiesta ha empezado bien. La gente bebe, come y se lo pasa bien. Vuelvo a la oficina y qué veo… veinte cajas de pizza apiladas sobre mi escritorio de facturas.
Todas mis facturas de ventas en Puerto Rico estaban empapadas de grasa
Los que no estaban por todo el suelo estaban empapados de aceite. No podía creer lo que veía. ¿Quién hizo esto? Resulta que el gerente del almacén estaba ocupado cargando hielo y cerveza en una piscina para niños. Había abierto la puerta del almacén y le había gritado al repartidor de pizzas que las pusiera en la primera mesa que pudiera encontrar. Supongo que esa resultó ser mi oficina.
Nadie pensó dos veces en el impacto de los cinco quesos, los amantes de la carne y los vegetales supremos en todas mis facturas. Estaban totalmente arruinados. Esta fue una pesadilla contable. Tendría que dedicar al menos media semana a reconstruir toda esta información.
Entonces hice lo que cualquier otro haría. Tomé una porción de cada aderezo, abrí una fría y celebré vendiendo productos para el mejor equipo de béisbol. Podría resolver el asunto de la facturación mañana.
Un poco de ayuda de mis amigos
Afortunadamente, la solución se presentó bastante rápido. Al día siguiente decidí curarme la resaca con un cafecito y Pan de Mallorca. Vi a uno de mis amigos y colegas de negocios en el mismo café. Vende equipo de los Mets, pero no se lo reprocho. Nos pusimos a hablar y le conté sobre el desastre de la factura.
Para mi sorpresa, me preguntó por qué seguía enviando facturas en papel. ¿Estaba particularmente apegado a recibir cheques? ¿Me gustó tener cientos de facturas de ventas para revisar? ¿Me gustaría tener que realizar un seguimiento de quién pagó y quién no? ¿Y cuánto me costó todo eso?
Al decir la verdad, cada factura me costaba alrededor de $10 por factura, entre papel, impresión y contabilidad. Pensé que era un pequeño precio a pagar a cambio de cobrar mi dinero. Pero no, realmente no me gustó nada más. Me gusta recibir cheques, pero estaría bien si el dinero apareciera en mi cuenta. Si tan solo pudiera descubrir cómo hacer eso.
¿Por qué no utiliza facturas de ventas automatizadas en Puerto Rico?
Mi amigo me preguntó sobre la única tienda que tenía en Grand Central. ¿Cómo funcionaron las cosas allí? ¿Los clientes pagaban con cheques? Por supuesto que no, dije. Estaban usando tarjetas de crédito. Allí tenía cajas registradoras con terminales POS y pasaban sus tarjetas. Había mucho menos papeleo en ese departamento porque gran parte estaba automatizado.
“Entonces, ¿por qué no automatizar mi proceso de facturación?”, me preguntó. La verdad es que no se me había ocurrido. ¿Por qué arreglar algo que no está roto? Pero obviamente algo se rompió con el cobro de mis facturas en papel. Era complicado, consumía mucho tiempo y era susceptible a la mozzarella y la salsa.
Me explicó que su empresa de procesamiento de pagos había establecido un grand slam en el procesamiento de facturas y facturas. Ya no aceptó cheques de nadie. Todos sus vendedores le pagaban con tarjetas de crédito y débito. Y todas sus facturas de ventas fueron enviadas por correo electrónico.
La facturación de ventas significa que no hay nada en papel
También les envió una factura en papel por si acaso. Si leían la factura en línea, podían hacer clic en un botón que los llevaba a un portal de pago en línea. Si tuvieran la factura en la mano, podrían escanear un código QR con la cámara de su teléfono.
Entonces terminarían en la misma página. Allí podrían pagar con tarjeta corporativa o transferencia ACH.
Me dijo todos los beneficios de hacer las cosas de esta manera. Por un lado, no tenía montañas de papeles por todo su escritorio. Él se rió de lo de la pizza y yo también tuve que reírme. Si no estuviera hablando como un loco calienta bancas en Central Park, de todos modos ya no tendría que lidiar con papeles.
La otra cosa fue que le pagaron mucho más rápido. No hubo que esperar a que se imprimieran y enviaran las facturas. No hay que esperar a que el cartero entregue la factura al cliente. Ni que el cliente se quedara quieto hasta que decidiera enviar un cheque por correo. Y no hubo que esperar a recibir el cheque por correo.
Correo electrónico. Pago. Auge. Hecho. Si optan por ignorar la factura o estaban honestamente ocupados, recibirán una en papel por correo. Al acelerar su flujo de caja, tenía más flexibilidad para administrar su inventario.
Facturación de ventas automatizada en Puerto Rico: Fácil y flexible
Si el cliente quería un acuerdo net-30, la facturación lo incluía. Podrían optar por dividir el pago en partes. También podrían aprovechar 2/10 Net-30. En este tipo de acuerdo, el cliente tiene 10 días para pagar el saldo y obtiene un 2% de descuento. Detalles como ese son una pesadilla para seguir cuando tienes una docena de clientes. Pero con las facturas automatizadas, es muy sencillo.
Dejó lo mejor para el final. Toda esta facturación se integró con su software de contabilidad. Y su software de gestión de inventario. No necesitaba pasar horas en su escritorio, comparando facturas de ventas con extractos bancarios y sellándolos como PAGADOS. Solía hacer un verdadero ejercicio levantando el brazo hacia arriba y hacia abajo durante una o dos horas, estampando PAGADO en esas facturas. Bueno, ahora no tendría que hacer todo eso.
¿Puedes hacer esto de facturación de ventas?
Entre los pagos con tarjeta más rápidos, el escritorio sin papel y la integración con la contabilidad y el inventario, me vendieron. Me sugirió que le preguntara al procesador de pagos que utilicé en mi única tienda si hicieron algo de esto. Yo estaba con Square en ese entonces. Habían sido mi procesador de pagos durante unos cinco años.
También tuvieron un servicio al cliente horrible. Pensé que sería bueno ir al montículo antes de traer un nuevo lanzador. Entonces llamé a Square y les pregunté si podían hacer alguna de las cosas que les preguntaba. Dijeron que podían, así que pedí un precio y dije que lo consultaría con la almohada.
Le llevé los números a mi amigo de merchandising de los Mets al día siguiente, en otro café y en otra cafetería. Echó un vistazo rápido a los números y dijo que podía hacerlo mucho mejor. Square podría funcionar para un pequeño comerciante que vende cosas a bajo volumen. Pero su precio fijo no funcionaría para un negocio real.
Es hora de cambiar a un procesador de pagos diferente
Esto me dio un poco de curiosidad. ¿Square no tenía descuento por más volumen? No precisamente. Claro, te darían una tarifa fija un poco mejor si vendieras más productos, pero seguía siendo una tarifa fija.
Me explicó acerca de los precios de intercambio plus. Que cada tipo de tarjeta, y cada tipo de transacción, realmente tenía una tarifa diferente.
Un modelo de precios de intercambio plus reflejaría con mayor precisión las tarifas reales de las redes de tarjetas. Y luego, por supuesto, estaba la cuestión del servicio de atención al cliente de Square. ¡No me lo recuerdes! Había sido una pesadilla tratar con Square por teléfono. Tanto es así, que incluso las facturas en papel eran mi preferencia.
Mi amigo me dio el nombre de su procesador de pagos, que era ECS Payments. Llamé al gerente de cuentas con el que trabajaba. Un buen tipo. Hablamos de negocios y él hizo algunas preguntas detalladas sobre cómo funcionaba todo. Me explicó cómo ECS podría procesar todos mis pagos (pagos en tienda y pagos de facturas) y cómo todo se integraría con la contabilidad y el inventario.
Me vendieron. Ni siquiera me molesté en llamar a Square. De todos modos no contestan el teléfono. Cambiamos los terminales POS de la tienda y montamos un portal de pago online. Configuramos el software de facturación y lo integramos con el almacén y el software de mi cuenta.
Las facturas de ventas electrónicas son el camino a seguir en Puerto Rico
Avance rápido hasta el día de hoy. Mi escritorio está totalmente limpio, a excepción de las fotografías de la familia. Me encanta la sensación de un escritorio limpio. Abro mi computadora, reviso mis facturas y listo.
Todo está automatizado e integrado, por lo que puedo concentrarme más en las cosas que importan. Como negocios. Y familia. Y los yanquis.
Este es el primer año que podría llegar a todos los partidos en casa. Con la facturación automatizada que se integra en mi contabilidad e inventario, no puedo decirte cuántas horas más de tiempo libre tengo.
Me pagan a tiempo, hago crecer mi negocio y puedo concentrarme en las cosas que más amo. Entonces, si pudiera darle un consejo para cerrar, sea cual sea el tipo de negocio que tenga, sería este: automatice esas facturas de ventas. ¡Y vamos yanquis!