Los proveedores de atención médica se dedican a la atención médica porque quieren brindar atención al paciente. Por lo general, no están interesados en los aspectos comerciales de la gestión de una práctica. Una de estas responsabilidades implica el cobro de pagos, algo necesario para los proveedores de atención médica a pesar de su carácter altruista. Aunque esperamos que el seguro médico cubra todos los gastos, a menudo no lo hace, lo que genera la necesidad de cobrar copagos a los pacientes. Entonces, ¿cómo se selecciona el mejor procesador de pagos de atención médica para su práctica?
Más gastos, más pagos que cobrar
La cantidad de estadounidenses inscritos en planes con deducibles altos está aumentando. Alrededor del 55% de los estadounidenses se han inscrito en un plan de este tipo, frente a sólo el 30% en 2013. Las razones son comprensibles. Deducibles más altos significan primas mensuales más bajas, lo que es mejor para los estadounidenses que viven de cheque en cheque.
Pero esto significa copagos más altos y más gastos de bolsillo. Alrededor del 20% de los pacientes tendrán gastos de bolsillo superiores a $1,000, mientras que el 8.2% tendrán más de $2,000 en dichos gastos. Aunque la cifra varía según la edad, el trabajador estadounidense promedio acumuló $1,763 en gastos de atención médica en 2023.
Todo esto significa que usted será responsable de cobrar una parte del costo de la atención. Las tarjetas de crédito y débito son la forma más fácil y preferible de pagar para los pacientes. Necesitará un procesador de pagos, idealmente un procesador de pagos de atención médica. Este tipo de procesador de pagos proporciona el hardware y el software para cobrar los pagos con tarjeta.
Veamos algunas consideraciones a considerar al buscar entre las opciones de las compañías de tarjetas de crédito para la atención médica. Seleccionar un sistema POS para consultorios médicos no se trata solo de la tecnología de pago. También se trata de cumplir con el cumplimiento de HIPAA, conectarse con compañías de seguros e integrarse con el sistema de registros médicos de su práctica.
¿Se puede realizar el cobro de pagos sin contacto en Puerto Rico?
Muchos proveedores utilizan sistemas de pago de atención médica heredados para aceptar pagos. Esperan que los pacientes paguen entregando sus tarjetas de crédito o débito a una recepcionista. La recepcionista lo pasa por una máquina o, a veces, toma una huella para ejecutar lotes de pagos al final del día. Como la industria de la salud tiene una audiencia cautiva, quizás haya pocos incentivos para evolucionar en la aceptación de pagos con tarjeta de crédito.
Pero recuerde que los pacientes también son consumidores o clientes. Fuera de su práctica de atención médica, esperan que el punto de venta sea una experiencia optimizada e instantánea. Visa y Mastercard están eliminando gradualmente las bandas magnéticas para 2033. Y si bien las inserciones de chips EMV son una tecnología más reciente (y más segura), probablemente serán reemplazadas por completo por pagos sin contacto.
Los pagos sin contacto ofrecen la mejor experiencia al cliente porque son rápidos: apenas entre 1 y 2 segundos, en comparación con los 10 segundos que demora la inserción de un chip EMV. Los pagos sin contacto también son seguros y utilizan ondas de radio de corto alcance para comunicar la información de pago. La información está cifrada con un algoritmo único para cada transacción, lo que la hace increíblemente segura (porque cualquier información que pueda ser robada no tendrá valor en el futuro).
Y, por último, como es más relevante para las organizaciones médicas, los pagos sin contacto son limpios e higiénicos. Si bien el peligro potencial de enfermedad procedente de un terminal POS puede ser insignificante, los consumidores pacientes ciertamente piensan lo contrario. Mastercard descubrió que el 85% de los consumidores cree que los pagos sin contacto son una forma más limpia de pagar. Esto puede generar una impresión positiva de que su consultorio valora la higiene.
¿Puede el paciente pagar a plazos?
Los consumidores se encuentran cada vez más viviendo de cheque en cheque. Los gastos adicionales como copagos y atención médica de bolsillo crean dificultades financieras. De hecho, una encuesta de Gallup encontró que el 38% de los estadounidenses en 2022 en realidad se saltaron algún tipo de atención médica debido a preocupaciones sobre sus costos. Aunque esta cifra varía de un grupo demográfico a otro, el promedio aumentó 12 puntos porcentuales desde 2021.
Las cosas están cada vez más difíciles, pero el estado de salud en nuestro país tampoco mejora. De hecho, las tasas excesivas de mortalidad en Estados Unidos han aumentado desde la pandemia de COVID-19, una estadística alarmante que refleja numerosos problemas de salud como enfermedades cardíacas, diabetes, hipertensión, obesidad y también problemas de salud mental. Los estadounidenses necesitan más atención médica que nunca, pero tienen menos dinero para pagarla.
El resultado son volúmenes de deuda médica. Kaiser descubrió que el 23% de los estadounidenses tienen deudas médicas. El 6% tiene más de $1,000 en deuda médica, mientras que el 1% tiene más de $10,000. Combinada con la deuda hipotecaria, la deuda de préstamos estudiantiles, la deuda de préstamos para automóviles y la deuda de tarjetas de crédito ya existentes que tienen la mayoría de los consumidores, la deuda médica puede convertirse en la gota que colma el vaso.
Aquí es donde las empresas de procesamiento de pagos de atención médica pueden ayudar. Si su solución de pago de salud puede ofrecer a los pacientes un plan de pago, puede brindarles la atención que necesitan sin que tengan que sopesar si pueden pagarla o no. Hay varias formas de crear planes de pago. Una forma es la financiación en el punto de venta.
Los minoristas suelen utilizar financiación POS. No es lo mismo que una tarjeta de crédito de una tienda, que sería algo así como CareCredit en el sector de salud. Más bien, el procesador de pagos y su socio prestamista facilitan un préstamo POS.
La aprobación es mucho más sencilla y, en algunos casos, no implica verificar el crédito del cliente. El procesador de pagos de atención médica le paga a usted (el proveedor) dentro de 48 a 72 horas, y luego el paciente es responsable de realizar sus pagos al prestamista.
No todas las empresas de procesamiento de tarjetas de crédito para el sector de salud ofrecen este tipo de solución fintech. Si puede encontrar uno que lo haga, esto le permitirá brindar a los pacientes más flexibilidad en términos de pago. También podrá tratar a más pacientes. Las encuestas han revelado que el 42% de los estadounidenses están interesados en utilizar las opciones BNPL (compre ahora, pague después) y el 10% ya las utiliza con regularidad.
¿Podrá cobrar los pagos fácilmente?
Muchas prácticas permiten que el paciente se aleje del punto de atención (por ejemplo, la visita) con la promesa entendida de pagar más tarde. El médico enviará una factura y el paciente la pagará. Si cualquier otro tipo de negocio hiciera esto, estaría fuera del negocio. Por supuesto, uno espera que los pacientes paguen, y muchos de ellos realmente quieren hacerlo.
El problema es que la ley brinda una fuerte protección a los consumidores en torno a las deudas médicas. Lo ven como algo que pueden posponer para pagar otras formas de deuda. Pero eso no te ayuda mucho, ¿verdad? El resultado es que las prácticas de atención médica cancelan cantidades significativas de “deudas incobrables”, o deudas que no pueden cobrar.
La cifra es astronómica en contextos corporativos. Algunas cadenas de hospitales reportan cientos de millones de dólares en deudas incobrables. Estos hospitales podrían reducir el impacto de esta deuda incobrable mediante subvenciones y recaudación de fondos.
Sin embargo, una práctica médica más pequeña no puede confiar en estos métodos. Las deudas incobrables pueden suponer una gran cancelación fiscal, pero sólo hasta cierto punto. Una vez más, aquí es donde entra en juego una plataforma de pago de atención médica.
Plataformas como Practice Management Bridge pueden facilitar recordatorios automáticos por mensaje de texto y correo electrónico a sus pacientes sobre los próximos pagos. De esta manera, puede evitar enviar facturas en papel que los pacientes tienden a ignorar, sin mencionar que la facturación en papel también tiene sus propios costos.
Este tipo de plataformas también pueden ayudar a crear planes de pago. Estos planes de pago no son como el financiamiento POS o BNPL mencionado anteriormente, sino más bien un plan de pago real en el que el paciente es responsable de realizar pagos regulares. Aquí existe un ligero grado de riesgo, ya que el cliente realizará pagos con el tiempo. Sin embargo, el procesador de pagos puede mitigar este riesgo de varias formas, además de enviar recordatorios.
¿Se pueden cobrar pagos en línea y/o configurar pagos recurrentes en Puerto Rico?
U.S. Bancorp descubrió que el 82% de los pacientes prefieren pagar sus facturas médicas en línea. Se ofrece un gran grado de comodidad y privacidad al realizar pagos en línea en lugar de llamarlos. Para empezar, los pacientes que llaman para realizar sus pagos deben hacerlo durante el horario de servicio de la práctica. Aunque parezca insignificante, esto puede disuadir a algunos pacientes de realizar un pago.
Tomemos, por ejemplo, un paciente que está en el trabajo. Calculan que durante la hora del almuerzo llamarán a su consultorio y realizarán el pago programado regularmente. Pero cuando llaman, también es la hora del almuerzo para su recepcionista.
Ligeramente frustrado, el paciente calcula que llamará después del trabajo. Pero resulta que su consulta está cerrada por ese día. Mañana harán el pago. ¿O lo harán? Por la noche surge algo más y arrojan su factura en papel al abismo.
No hay problema con los pagos en línea. El paciente puede conectarse directamente desde su computadora o teléfono. Pueden hacerlo a cualquier hora o en fin de semana. Para endulzar la olla, Practice Management Bridge también puede ayudarlo a configurar el envío de mensajes de texto para pagar.
Con T2P, los pacientes reciben un enlace de pago por mensaje de texto y hacen clic en una pasarela de pago. Los mensajes de texto tienen una tasa de respuesta del 45% y el tiempo promedio de respuesta es de 90 segundos. Esto es mucho mejor que cualquier otro canal, incluido el correo electrónico y el envío postal en papel.
Los recordatorios T2P (juntos con el correo electrónico e incluso la facturación continúa en papel) pueden afectar suavemente al paciente con varios recordatorios para que realice ese pago. Esto mejorará en gran medida la cantidad de dinero que recauda y reducirá sus deudas incobrables.
Aún mejor, puede utilizar su procesador de pagos de atención médica para configurar pagos recurrentes con una tarjeta de débito, tarjeta de crédito o pago ACH. Practice Management Bridge ofrece la posibilidad de realizar esta atención previa, en el punto de atención y posterior a la atención. Por ejemplo, puede solicitar recopilar información de pago antes de la visita cuando el paciente esté completando su documentación.
¿Puede un procesador de pagos de atención médica en Puerto Rico facilitar el mantenimiento de registros médicos?
Esto nos lleva a otra pregunta que querrás considerar. ¿Puede su cuenta de servicios comerciales de atención médica integrarse con sus sistemas de registros médicos? Esto puede eliminar un trabajo manual significativo, yendo y viniendo entre los gráficos y su suite de facturación. Las integraciones también pueden eliminar errores costosos que respaldan el proceso de facturación del seguro.
Una de las mejores cosas de Practice Management Bridge es que no necesita cambiar su sistema de registros médicos existente. Migrar los datos de los pacientes a un nuevo sistema puede resultar costoso o llevar mucho tiempo. Algunos procesadores de pagos de atención médica no pueden integrarse con su sistema actual y requerirán migración, pero Practice Management Bridge no.
Otra gran ventaja de Practice Management Bridge con respecto a la información del paciente es que puede proporcionar documentación digital para sus pacientes. Los pacientes pueden completar formularios antes de una visita, en la sala de espera o después. Esto puede mejorar la experiencia del paciente; los pacientes no tendrán que apresurarse a completar el papeleo en el consultorio, sino que podrán completarlo en un momento conveniente.
A muchos pacientes les resulta frustrante completar un formulario, luego hablar con una enfermera o un residente y luego con el médico, repitiendo la misma información varias veces. Los formularios digitales pueden introducir esta información en su sistema, agilizando el proceso y mejorando la experiencia del paciente. Como se mencionó, los formularios también pueden acompañar una página de pago, para que el paciente pueda pagar cuando le convenga. Además, puede animar al paciente a que proporcione información de pago antes de la visita.
¿Los pagos de pacientes de atención médica cumplen con HIPAA?
El procesamiento de tarjetas de crédito para consultorios médicos tiene consideraciones adicionales que otras empresas no necesitan considerar. Uno de ellos es la privacidad del paciente. Las empresas de procesamiento de tarjetas de crédito para atención médica deben cumplir con HIPAA. Como usted sabe, el cumplimiento de HIPAA consiste en proteger la privacidad y la dignidad del paciente.
El cumplimiento de HIPAA tiene muchos componentes, pero a grandes rasgos (cómo se relacionan aquí), debe comunicarse con los pacientes o acerca de ellos a través de canales seguros. Además, los médicos no pueden proporcionar información al paciente sin su aprobación. Esto incluye transferir registros de pacientes de un lugar a otro o facturar a proveedores de seguros. También incluye comunicarse sobre el paciente dentro de su consultorio o con el paciente.
Puede llamar y enviar correos electrónicos a los pacientes con su aprobación. Pero no puede llamar, enviar correos electrónicos ni enviar mensajes de texto a otras personas sobre sus pacientes. Esto puede afectar el procesamiento de pagos de pacientes cuando necesitan consultar códigos de facturación específicos o discutir los detalles de una visita. El procesamiento de pagos compatible con HIPAA tiene en cuenta estas preocupaciones.
Puede almacenar de forma segura información sobre el paciente. Esto no sólo incluye información financiera del paciente sino también información médica. Por ejemplo, la transferencia de información desde los formularios para pacientes mencionados anteriormente a su práctica se cifrará de forma segura durante la transferencia. El cifrado distorsiona la información hasta que la parte prevista la decodifica.
Existen otros componentes para el procesamiento de tarjetas de crédito que cumple con HIPAA. Uno de ellos es su hardware. Un POS compatible con HIPAA utiliza la última tecnología sin contacto, EMV y encriptada en lugar de lectores de banda magnética.
El cumplimiento de HIPAA también significa tener acuerdos de socios comerciales vigentes con los proveedores con los que hace negocios: estas entidades cubiertas incluyen bancos, cámaras de compensación y otras partes que prestan servicios de procesamiento de pagos de HIPAA. Practice Management Bridge puede proporcionar pagos electrónicos compatibles con HIPAA en términos de las partes que atienden sus transacciones.
¿Pueden los servicios de pago de atención médica en Puerto Rico prevenir el fraude?
En relación con la información médica protegida (PHI), también querrá preguntar sobre la prevención del fraude. Las transacciones con tarjetas de crédito y débito pueden convertirse en un nexo para atraer fraudes. La razón obvia es que los delincuentes quieren tomar números de tarjetas y utilizarlos para compras fraudulentas.
Para prevenir el fraude, el software de pagos de atención médica debe anticipar las filtraciones de datos con firewalls, perforación de proxy y otras tecnologías de vanguardia. Los cortafuegos y la perforación de proxy, por ejemplo, son herramientas para frustrar el fraude en línea. Su tecnología de pago de atención médica debe administrar todos los servicios de IT necesarios para proteger sus pasarelas de pago para que su práctica cumpla con PCI DSS.
PCI DSS significa Estándares de Seguridad de Datos de la industria de tarjetas de pago. Estos estándares establecidos por Visa y Mastercard definen cómo las empresas deben proteger las transacciones con tarjeta. Algunas de las reglas están fácilmente en “su tribunal”, por así decirlo, como no usar redes Wi-Fi públicas para acceder a su software basado en la nube. Sin embargo, otras partes del cumplimiento de PCI tienen costos prohibitivos para las pequeñas empresas y es mejor asumirlas con una solución de procesamiento de pagos.
Debe cumplir con las medidas de cumplimiento de PCI DSS si almacena datos de pacientes para visitas futuras, tarifas anuales de práctica o como parte de un plan de pago. Por ejemplo, su puente de gestión de práctica no debe mostrar el número completo de una tarjeta almacenada y mucho menos otra información como el CVV o la fecha de vencimiento. La recepcionista sólo necesita suficiente acceso a esta información para discutir el pago con el paciente, como los últimos cuatro números de tarjeta.
El fácil acceso a esta información puede ayudar a un recepcionista sin escrúpulos o incluso a un paciente que se ha escondido detrás del mostrador para obtener un número de tarjeta de forma fraudulenta. Si bien es difícil de creer, este tipo de cosas suceden, como una recepcionista que robó alrededor de $44,000 a 76 pacientes usando su propia cuenta de Square para procesar pagos.
Un sistema de pago de atención médica actualizado podría haber frustrado este fraude de varias maneras. Para empezar, los pagos sin contacto significan que el cliente toca su tarjeta en el POS en lugar de entregarla. En lugar de recepcionistas, los clientes realizan ellos mismos los pagos en línea. Y las integraciones con contabilidad, seguros y mantenimiento de registros médicos habrían alertado a la práctica antes.
¿El procesador de pagos utiliza la tecnología más avanzada?
Ya hemos hablado del hardware, pero hay cosas adicionales a considerar. El procesamiento de pagos móviles es uno de ellos. Con el procesamiento de pagos móviles, puede llevar un terminal a la habitación o a la oficina con el paciente y hacer que pague allí. Esto puede preservar su privacidad y dignidad, y pueden salir sin detenerse en el mostrador de la sala de espera.
No es necesario pararse frente a la recepcionista al momento de pagar y discutir el pago. Para los cirujanos plásticos, por ejemplo, los pacientes pueden apreciar esto cuando no quieren correr el riesgo de que alguien escuche cuánto gastaron.
También puede ser una cuestión de conveniencia para el paciente. A los dentistas, por ejemplo, les puede resultar conveniente cobrar el pago antes o inmediatamente después de un procedimiento para que un paciente entumecido no tenga que buscar a tientas su cartera o su teléfono al salir. Los pediatras también pueden cobrar a los padres, quienes pueden salir del consultorio en lugar de intentar agarrar a un niño que grita mientras pagan en la recepción.
Los pagos móviles también podrían ser una conveniencia para usted si tiene poco personal. El personal administrativo puede cobrar el pago en la sala de examen para que los recepcionistas puedan ayudar a los pacientes entrantes. Esto es similar a cómo los restaurantes utilizan terminales móviles para acelerar el pago de cuentas y la rotación de mesas; en su caso, busca voltear las salas de examen y evitar que la sala de espera se congestione.
Otra tecnología de pago interesante son los códigos QR. Los usuarios de teléfonos inteligentes escanean la imagen del código QR con su cámara, hacen clic en el enlace que aparece y completan su pago en una pasarela de pago en línea.
Incluso puedes poner códigos QR en facturas impresas para facilitar los pagos en línea. También puede publicarlos en carteles en las salas de examen o de espera. Por ejemplo, un código QR puede incitar a los pacientes a escanearlo y dirigirse a un portal de pago.
Una vez allí, pueden ingresar su apellido o algún otro elemento de identificación (número de factura) para acceder a su estado de cuenta y pagar su factura. Estos códigos ofrecen más flexibilidad para que los pacientes realicen sus pagos directamente desde sus dispositivos móviles y utilicen las tarjetas almacenadas en sus carteras móviles.
¿El procesador de pagos de atención médica en Puerto Rico facilita las remesas?
No todos los pagos serán de bolsillo. Una cantidad importante de ellos procederán de compañías de seguros. Es cierto que algunos profesionales no contratan seguros y tienen sus razones para ello. Pero muchos de los que lo hagan necesitarán un sistema de pago de atención médica que facilite cosas como las remesas.
La remesa, por supuesto, es el dinero que la compañía de seguros le enviará a usted, el médico, en compensación por la atención prestada. Lo que pasa con estos pagos es que no están claramente agrupados en pagos separados. La compañía de seguros a menudo los envía en lotes de suma global después de recolectar docenas o cientos de 837 de su práctica.
No hay otra manera de analizar todas las visitas y servicios incluidos en un pago que no sea alinearlo con sus estados contables y registros médicos. Si su procesador de pagos de atención médica se integra con estas suites, esto puede ser muy fácil de desenredar. Si no es así, será mejor que pidas comida para llevar a tus recepcionistas porque será una noche larga.
Es por eso que desea asegurarse de que la empresa que brinda servicios de pago de salud se integre bien con las redes de seguros para que sea más fácil realizar una contabilidad de sus remesas. Practice Management Bridge, por ejemplo, cuenta con las relaciones adecuadas para que esto sea fácil.
Resumen del procesamiento de pagos de atención médica en Puerto Rico
Remesas, hardware, seguridad, HIPAA, cuotas, pagos recurrentes, integraciones: estas son solo algunas de las preguntas que desea que aborde un procesador de pagos de atención médica. Pero al concluir nuestra encuesta sobre cómo elegir el mejor procesador de pagos de atención médica, consideremos una cosa más: el servicio al cliente. No el servicio que usted brinda a sus pacientes sino cómo le atiende el procesador.
Quiere trabajar con un procesador de pagos de atención médica que sea transparente en cuanto a los precios y que responda a todas sus preguntas. Quiere que tengan un administrador de cuentas dedicado al que pueda comunicarse por teléfono o correo electrónico. Los departamentos de atención al cliente anónimos en el extranjero, como los que ofrecen Square, PayPal y Stripe, no son buenos para los dueños de pequeñas empresas.
Como profesional de la salud, su práctica entra en la categoría de pequeñas empresas. Con recursos de backend limitados para solucionar problemas tecnológicos (a medida que surgen), necesita atención práctica. Plataformas como Practice Management Bridge se enorgullecen de su servicio al cliente. Tienen administradores de cuentas que son personas clave para abordar problemas con el sistema de pago.
Además de todas las características mencionadas anteriormente, que son realmente importantes, una consideración general es la cultura empresarial del procesador de pagos. Trabajar con un procesador que sea transparente, disponible y familiarizado con su industria no tiene precio (parafraseando a Mastercard). Como se mencionó, Practice Management Bridge está dedicado a estos valores y está familiarizado con la industria de la salud. Para obtener más información sobre lo que Practice Management Bridge puede hacer por su centro médico, contáctenos o complete el formulario a continuación.