¿Por qué estamos discutiendo la idea de cómo responsabilizar a los empleados? Bueno, la responsabilidad es crucial para cualquier equipo que quiera tener éxito. Cuando cada miembro del equipo comprende su papel y se siente responsable de sus acciones, todos se desempeñan según la capacidad esperada. Esto hace que todo el equipo sobresalga y alcance más fácilmente sus objetivos.
Cuando pensamos en los mejores equipos deportivos o en la mayoría de las unidades militares de élite del mundo, podemos ver rápidamente que todos se responsabilizan mutuamente. No sólo eso, el líder del equipo o el entrenador desempeña el papel más importante a la hora de garantizar que la responsabilidad sea parte del tejido de su equipo.
Sin embargo, el lugar de trabajo no es un equipo deportivo ni una unidad militar. Si un líder de equipo intenta gestionar a sus empleados como un sargento instructor, rápidamente se encontrará buscando reemplazar todos los talentos perdidos que no están interesados en ser tratados de esa manera.
Responsabilidad en el lugar de trabajo vs. Ambiente de trabajo
Esto plantea un dilema para los líderes empresariales. ¿Cómo se puede responsabilizar a los empleados y al mismo tiempo fomentar un ambiente de trabajo que la gente disfrute y atraiga a los mejores talentos?
No es una tarea fácil y, a menudo, los líderes y gerentes de equipo pecan por el lado de una menor responsabilidad simplemente porque ayuda a mantener la dinámica de la oficina más amigable.
Pero desafortunadamente, el progreso del equipo y el éxito de cada individuo se verán afectados con este enfoque. Entonces, al final, no ayuda a nadie a largo plazo.
Por lo tanto, los líderes de equipo deben encontrar el equilibrio adecuado entre fomentar el éxito a través de la responsabilidad y no cruzar esa línea, creando un ambiente de trabajo tóxico.
Un ambiente de trabajo tóxico puede ser tan malo como uno sin responsabilidad. Las personas en estos entornos suelen agotarse muy rápidamente. Peor aún, puede dar lugar a luchas internas y a una competencia malsana que descarrile casi todas las iniciativas.
A continuación, ofreceremos a los líderes y gerentes algunos consejos para ayudar a cerrar esta brecha y encontrar el equilibrio adecuado entre la responsabilidad y el fomento de un entorno que anime a sus empleados a brillar.
Definición de responsabilidad de los empleados en Puerto Rico
En esencia, la rendición de cuentas es propiedad. Es apropiarse de una tarea y llevarla a cabo hasta el final según lo prometido. También significa propiedad de cualquier error o equivocación en el camino. De esta manera, responsabilizarse, es decir, tanto para usted como para su equipo, consiste en afrontar los problemas y solucionarlos.
La rendición de cuentas no se trata de castigar o denunciar a las personas por sus errores. En cambio, son los empleados los que se apropian y analizan estos problemas de manera objetiva y honesta. Una vez hecho esto, realizan ajustes y cambios para evitar que vuelvan a ocurrir los mismos errores.
Cómo responsabilizar a los empleados por su desempeño
Usemos el siguiente ejemplo. Un miembro del equipo llega tarde a la entrega de análisis de investigación específicos que ayudarían al equipo de marketing a comenzar a crear preguntas para grupos focales, lo que luego ralentiza todo el proyecto. Ese miembro del equipo, así como el director del equipo, deben abordar la causa de ese retraso sin centrarse necesariamente en la culpa.
¿Era el plazo demasiado corto para empezar? ¿El empleado no tenía los datos adecuados para terminar a tiempo? ¿El empleado no se comunicó lo suficientemente pronto cuando supo que algo se estaba saliendo del horario previsto?
Abordar estas posibles causas y realizar cambios para evitar que vuelvan a ocurrir es un ejemplo de cómo responsabilizar a alguien de manera productiva.
Este es un aspecto clave de la rendición de cuentas; no se trata de culpar ni de señalar con el dedo. Es asumir la responsabilidad de un problema y encontrar la verdadera solución para evitar que vuelva a suceder. Cada vez que esto ocurre, el empleado y el equipo se fortalecen.
La responsabilidad fomenta el crecimiento individual y de equipo a través de una serie de pequeñas mejoras continuas. Por otro lado, la falta de rendición de cuentas hace que los equipos se vuelvan cada vez menos eficientes y que los empleados individuales se comprometan menos con los resultados.
La responsabilidad comienza desde arriba
Esto puede parecer obvio, pero la rendición de cuentas debe comenzar desde arriba. Los líderes de equipo y los dueños de negocios deben demostrar responsabilidad si quieren que sus empleados o personal rindan cuentas.
Los mejores líderes predican primero con el ejemplo y luego mediante la motivación. No puedes motivar e inspirar a las personas si ven que eludes responsabilidades o no te responsabilizas de tus propias tareas. Hacer que el personal rinda cuentas es mucho más fácil cuando los líderes del equipo también lo hacen.
Parte de esto también se reduce a comunicar tus acciones a tu equipo. Es posible que no sepan las cosas positivas que haces. Si ve que se acerca una fecha límite y es necesario hacer algo, es posible que su equipo no se dé cuenta de que asumió esa función en el último minuto y se quedó hasta tarde para terminarla.
No te animamos a presumir de todo lo que haces para ayudar al equipo. En cambio, queremos que se asegure de que su equipo vea sus propios ejemplos de liderazgo. Si eres una persona modesta o alguien que acumula responsabilidades para evitar preguntar a los demás, tus logros pueden pasar desapercibidos.
Como líder, eso no es bueno. Tu equipo te admira para que des el ejemplo y necesitan saber lo que haces.
Las soluciones son el objetivo de la rendición de cuentas
Cuando los empleados no cumplen una meta o no cumplen con un plazo, la atención debe centrarse en la causa y luego en la solución. Asegúrese de que sus empleados comprendan que este es el verdadero propósito y el objetivo de la responsabilidad o la propiedad.
Al hacer esto, se elimina el miedo a reconocer los errores. La mayoría de los miembros del equipo evitarán la rendición de cuentas porque creen que se reflejará mal en ellos y en su desempeño.
Pero al revertir esto y centrarse en la causa y la solución, el empleado ahora ha ayudado al equipo creando nuevos procesos que tienen menos probabilidades de generar un mal resultado. Lo negativo ahora se ha convertido en positivo.
Cómo responsabilizar a los empleados por los errores en Puerto Rico
Centrarse en por qué no se hace algo es mejor para responsabilizar a los empleados por los errores de desempeño. Si asignaste una tarea a un miembro del equipo y este no la completó o la hizo incorrectamente, debes sentir verdadera curiosidad por saber por qué no sucedió.
Ser genuinamente curioso significa ser justo y empático con el empleado cuando pregunta por qué. Puede haber obstáculos que desconoces y que están dificultando las cosas, ya sea en tus procesos o para el empleado personalmente.
Un ejemplo perfecto es si un empleado no sabía a quién acudir si encontraba un determinado problema. Debido a la incertidumbre, detuvieron su progreso y, finalmente, no cumplieron con una fecha límite.
Una solución en estos casos es tener un punto de contacto establecido para cada tarea en caso de que se necesite ayuda. Especialmente para tareas de varios niveles, que pueden requerir varios puntos de contacto en diferentes departamentos.
Defina claramente las expectativas
La rendición de cuentas es mucho más fácil cuando se establecen expectativas claras para los empleados.
Cuando las expectativas no están claramente definidas, la indecisión y otras ideas negativas pueden influir en el desempeño de las personas y la responsabilidad personal comienza a disminuir.
Por ejemplo, si a un empleado se le asigna la tarea de crear un análisis de los datos de ventas de los últimos 60 días, debe saber exactamente qué debe incluir ese informe y qué desgloses se esperan.
Sin embargo, las expectativas también deben incluir posibles ramificaciones si no se cumplen las metas u objetivos. Cuando se trata de plazos, algunas empresas o proyectos pueden tener plazos flexibles y no es crítico si no se cumplen. Mientras que en otras situaciones, los plazos pueden ser críticos para el proyecto y la empresa.
Las expectativas claramente definidas para la tarea y sus ramificaciones, si no se cumplen, ayudan a que todos sean responsables en caso de que algo falle.
Supongamos que estas expectativas no están claramente definidas por un líder de equipo. En ese caso, no se puede volver atrás y tratar de responsabilizar a los empleados porque es posible que ese empleado no lo supiera.
Esto coloca al líder o dueño de la empresa en la situación de no tener ningún recurso o camino real para responsabilizar a las personas de una manera que parezca justa.
Cree un entorno de confianza
Es posible que los empleados quieran evitar tener que rendir cuentas porque temen perder sus empleos o sus puestos.
Si bien no desea tolerar errores interminables o una llamada telefónica conflictiva que conduzca a un servicio al cliente deficiente, tampoco desea que su equipo sienta que un error o problema dañará su carrera o su sustento.
Para evitar esta situación, cree una atmósfera y una cultura en torno a la confianza y la comunicación. Cuando algo sale mal y no se cumplen las expectativas, asegúrese de que el empleado encuentre una solución al problema.
Interactúe con ese empleado y escuche atentamente lo que tiene que decir. Luego, intente que desarrollen su propia solución en el futuro.
Esto funciona para mejorar la responsabilidad del equipo por dos razones. En primer lugar, la solución proviene principalmente del empleado, por lo que es más probable que la cumplan, sabiendo que la sugirieron en primer lugar. En segundo lugar, crea una cultura de confianza en el lugar de trabajo porque los empleados sienten que pueden implementar cambios en lugar de recibir una mala evaluación de desempeño u otras consecuencias negativas.
Por supuesto, hay que hacer frente a las reincidencias. Sin embargo, construir una cultura de confianza y hacer que los empleados desempeñen un papel activo en las soluciones hace que los fracasos repetidos sean mucho menos comunes.
No microgestionar
Un buen líder deja que su equipo se desempeñe de forma independiente. Cuando las cosas van mal o se desvían, puede resultar tentador meter la nariz en cada área y tratar de microgestionar.
Resista esta tentación porque los empleados comienzan a desconectarse cuando su gerente hace esto. Cuando se microgestiona a los empleados, en realidad les quita responsabilidad. Se les quita más responsabilidad de los hombros y se la coloca al microgerente.
Esto es lo opuesto a lo que intentamos lograr al crear una cultura de responsabilidad en el lugar de trabajo.
Si ya está microgestionando, debe retroceder e implementar procesos donde los empleados puedan comenzar a operar de forma independiente nuevamente. Cree flujos de trabajo con expectativas claras y tenga protocolos si se atascan o necesitan ayuda.
Ofrezca a los empleados las herramientas que necesitan en Puerto Rico
Para cualquier negocio, habrá recursos que sus empleados necesitarán para cumplir con las expectativas del trabajo. Estos pueden ser desde equipos complejos hasta comodidades simples como una oficina cómoda y propicia para trabajar.
Una de las razones por las que los empleados pueden no ser responsables es que no hay ningún registro de lo que realmente ocurrió o de lo que se suponía que iba a ocurrir.
Si utiliza cadenas de correo electrónico en la oficina para dar instrucciones y realizar cambios, es posible que esos registros no sean suficientes para responsabilizar a todos.
En cambio, el software de gestión de proyectos puede ayudar, ya que cada miembro del equipo tiene un registro de sus tareas e hitos a lo largo del camino. Estas herramientas también facilitan mucho la comunicación y pueden proporcionar una narrativa actualizada de cómo van los proyectos o tareas.
Otra área podrían ser los recursos educativos. Estos no necesariamente tienen que ser externos, como las clases. Quizás un empleado no comprenda completamente un proceso o una situación de flujo de trabajo dentro de la empresa.
En este caso, asigne tiempo para brindarle a este empleado las instrucciones que necesita
para ponerse al día y evitar problemas en el futuro.
Es posible disponer de una cantidad casi ilimitada de recursos dependiendo de su negocio e industria. Así que esté atento a áreas en las que pueda aumentar la responsabilidad y eliminar excusas proporcionando las herramientas para hacer el trabajo.
Problemas causados por factores externos en Puerto Rico
A veces, la causa del incumplimiento de las expectativas o de la falta de responsabilidad puede deberse a factores ajenos al lugar de trabajo. Pueden ser cosas como problemas personales con los que los empleados pueden estar lidiando.
Se trata de un ámbito delicado y cada situación debe considerarse única. También puede haber leyes y regulaciones que deban seguirse dependiendo de la situación, así que asegúrese de conocerlas antes de continuar con temas delicados.
Pero la clave con esto es decidir si el problema es sólo temporal o si parece ser un problema que estará presente por un tiempo.
Luego hay que balancear la cuestión en función del empleado y de las habilidades y talentos que aporta al equipo. Es probable que un miembro talentoso del equipo que contribuya y se ocupe de problemas temporales sea alguien con quien desee trabajar para encontrar una solución. Eso puede incluso significar permitirles ajustar las expectativas en función de su situación actual hasta que las cosas mejoren.
Sin embargo, los problemas a largo plazo pueden significar que un empleado no encaja bien en el equipo. Puede ser una decisión difícil, así que asegúrese de considerarla adecuadamente y considerar todas sus opciones antes de continuar.
Utilice métricas para responsabilizar a los empleados
Cuando se trata de cómo aumentar la rendición de cuentas en el lugar de trabajo, las métricas son la clave para mantener la rendición de cuentas justa y evitar cualquier acusación de ataques personales.
Cuando se trata de cuestiones de responsabilidad, el empleado rápidamente puede tomárselo como algo personal. El uso de métricas documentadas de rendimiento ayuda a evitar esto.
Las métricas variarán según las diferentes industrias y con diferentes puestos de trabajo. La mayoría de las métricas para el desempeño de los empleados serán indicadores clave de desempeño (KPI) u objetivos y resultados clave (OKR).
Estas métricas estarán bajo las siguientes categorías principales.
- Calidad de trabajo
- Cantidad de trabajo
- Trabaja eficientemente
- Desempeño de la organización
Encontrar los KPI adecuados para su industria y equipo y luego usarlos en cada categoría ayudará a tener una idea de cómo le está yendo a cada empleado en relación con todo el equipo.
Luego podrá compartir estos datos durante reuniones privadas con ese empleado para abordar cualquier problema. El uso de datos y métricas mantiene el proceso inicial objetivo y enfocado en el desempeño y las expectativas.
Una vez aclarado esto, puede proceder con comunicaciones más personales para determinar las causas fundamentales del problema y luego las soluciones. Así es como responsabilizar a alguien en el trabajo sin que sienta que se trata de un ataque personal.
No baje las expectativas
Si los objetivos y las iniciativas no se cumplen y son fundamentales para el éxito del negocio, no baje las expectativas.
Esto puede parecer obvio, pero los líderes de equipo y los dueños de negocios a menudo pueden dejarse llevar y reducir lentamente las expectativas para cumplir con sus empleados en algún punto intermedio. Esto sucede lentamente con el tiempo y, a veces, no se nota en el ajetreo diario de las operaciones comerciales.
Tómese el tiempo para evaluar si esto le pudo haber sucedido a su equipo. ¿Se está permitiendo que pasen ahora cosas que antes no se permitían? ¿De repente los plazos ya no son tan importantes y ahora parece que todo llega tarde o apresurado?
Todos estos pueden ser signos de que las expectativas se han reducido lentamente con el tiempo, a veces sin saberlo.
Si esto ha sucedido, es necesario revertirlo. Pero no se puede revertir de la noche a la mañana. Empezar poco a poco a generar expectativas primero en las áreas más críticas. Luego, aproveche ese impulso para mejorar otras áreas.
Lidiar con el bajo rendimiento inmediatamente
Esto está relacionado con el consejo anterior, y ambos van de la mano. El mal desempeño y la falta de rendición de cuentas generan más de lo mismo. Estas cosas casi nunca desaparecen por sí solas. En cambio, rápidamente crean una cultura que se resiste a la rendición de cuentas.
Cuando note un desempeño deficiente o una falta de responsabilidad, solucione el problema lo antes posible. Como la mayoría de los problemas, cuanto antes lo solucione, más fácil será solucionarlo.
Abordar rápidamente los problemas también ayuda a generar expectativas automáticamente y hace que los miembros del equipo asuman la responsabilidad de sus acciones. Los empleados ven que los problemas se solucionan rápidamente y eso los hace menos dispuestos a dejar que las cosas pasen desapercibidas y se conviertan en el problema de otra persona.
Comentarios continuos
La retroalimentación es importante para mantener la responsabilidad. Los empleados necesitan saber que el proceso siempre está en curso. No sólo eso, sino que deben comprender que son parte integral de la rendición de cuentas.
Esto también se aplica a los líderes de equipo. La comunicación y la retroalimentación deben ir en ambos sentidos, y los líderes deben escuchar lo que piensan los empleados. Deben ser conscientes de lo que pueden necesitar o de las áreas en las que necesitan ayuda.
Para facilitar esto, asegúrese de que las comunicaciones estén abiertas a discusiones bidireccionales. Pueden ser reuniones de equipo a intervalos regulares o un foro de discusión interno para mantener a los empleados comprometidos con regularidad.
Cualquiera que sea el método que funcione mejor para su equipo, asegúrese de que se mantenga activo y de que las personas nunca se sientan fuera de contacto.
Reestructurar el equipo si es necesario
Desafortunadamente, hay ocasiones en las que ciertos empleados simplemente no encajan bien en la empresa o el equipo en el que forman parte. Esto puede suceder por muchas razones diferentes y no significa que necesariamente tengan un desempeño deficiente. Simplemente significa que no son los adecuados.
Se debe considerar cuidadosamente tomar esta decisión, ya que dejar ir a alguien puede crear un momento difícil para esa persona. Sin embargo, si es necesario hacerlo, esta aprehensión no debería influir en la decisión.
Esta también es una buena razón para utilizar métricas como las que describimos anteriormente. El uso de métricas para informar su decisión ayuda a evitar que interfieran los sentimientos personales.
Intente siempre trabajar primero con un miembro del equipo para mejorar la responsabilidad y el desempeño. A veces, un pequeño cambio puede generar cambios drásticos. Sin embargo, si nada funciona, puede que sea el momento de reestructurar el equipo o encontrar nuevos talentos que se adapten mejor a los requisitos del puesto.
Responsabilizar a los empleados en Puerto Rico requiere esfuerzo
Por último, es importante comprender que crear una cultura de responsabilidad para los empleados requiere tiempo y esfuerzo. Esto es especialmente cierto si su equipo ha carecido de responsabilidad debido a una cultura laboral negativa.
Al intentar iniciar la rendición de cuentas, es mejor intentar comenzar con las tareas más críticas con las que se enfrenta su equipo primero. Con el tiempo, este enfoque vertical terminará resolviendo por sí solo muchos de los problemas menores.
Intentar solucionar primero los problemas de responsabilidad más pequeños o menores generalmente no funciona bien, ya que es difícil comunicar exactamente por qué son importantes. Al centrarse en tareas de misión crítica, es mucho más fácil comunicar la importancia de los cambios que está realizando como líder de equipo.
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