En este artículo, veremos las ventajas y beneficios de los recibos digitales de GO Green, de Dejavoo y otras plataformas de recibos sin papel. Incluyendo aquellos para informes de gastos, cuentas comerciales y los ahorros que, en última instancia, los recibos en papel no pueden proporcionar a los comerciantes.
Los clientes se preocupan por la sostenibilidad
Para ser justos, hay muchas personas a las que no les importan las prácticas comerciales ecológicas, la energía verde o la reducción de la huella de carbono. Pero hay un grupo de personas que sí lo hacen: sus clientes. Además, incluso si el aspecto medioambiental no es tan convincente, el dinero ciertamente habla, e imprimir toneladas de papel… bueno, eso cuesta dinero.
Primero, hablemos de sus clientes. Los consumidores están cada vez más motivados por preocupaciones humanitarias y medioambientales y no sólo por los ingresos. Una encuesta de 2020 realizada por McKinsey encontró que hasta el 60% de los consumidores dijeron que estarían dispuestos a pagar más por un producto que tuviera un empaque sostenible. Y casi el 80% de los consumidores encuestados dijeron que la sostenibilidad de un producto o marca era un factor importante en su toma de decisiones sobre compras.
Los consumidores son cada vez más conocedores de la cadena de suministro. Algunas marcas incluso están colocando códigos QR en productos que permiten a los consumidores ver de dónde provienen todos los ingredientes o componentes. Y no porque tengan curiosidad, sino porque quieren saber que los productos se obtienen de forma sostenible.
Los clientes se preocupan por ser ecológicos
Incluso sin mirar los códigos QR y profundizar en la cadena de suministro, los consumidores son lo suficientemente conscientes como para saber qué partes del ciclo de vida del producto son los mayores infractores en lo que respecta a la sostenibilidad.
¿Puertorriqueños prefieren los recibos en papel?
50% de los consumidores mayores de 55 años.
menos del 40% de las personas entre 25 y 34 años.
alrededor del 30% de los consumidores de entre 16 y 24 años.
Estas estadísticas muestran una mayor atención y/o conciencia sobre el impacto ambiental de los recibos en papel entre los grupos demográficos más jóvenes. Dejándonos con la imagen de compradores más maduros quejándose de que “los jóvenes de hoy dejarían el papel higiénico si eso significara salvar algunos árboles”. Y, de hecho, este es un ángulo que se está vendiendo a los consumidores.
Especialmente por parte de empresas de accesorios que venden bidés. ¿Sabías que un bidé puede evitar que 384 árboles se conviertan en tu suministro de papel higiénico de por vida? O que para producir un rollo de papel higiénico se necesitan 38 galones. ¿Pero un bidé que cubre la misma cantidad de limpieza usa solo un octavo de galón?
¿Cuáles son las consecuencias medioambientales de la producción de recibos en papel?
Según los colaboradores de The Huffington Post y su investigación, un árbol genera alrededor de 55,0000 ingresos. Por supuesto, la cantidad de recibos que una determinada empresa imprime cada año variará mucho de una empresa a otra. Pero en general, la producción de recibos de Estados Unidos consume 250 millones de galones de petróleo, 10 millones de árboles y mil millones de galones de agua.
Para poner algunas cosas en perspectiva, sólo en Estados Unidos hay alrededor de 228 mil millones de árboles. Pero, evidentemente, los ingresos no son el único producto procedente de los árboles. Existen otras formas de papel, productos de papel y madera. Cada año se talan alrededor de 900 millones de árboles y se pueden plantar hasta 2,500 millones, de forma natural o no, para un crecimiento neto de 1.600 millones de árboles.
Incluso con todos esos recibos impresos, el número total de árboles en Estados Unidos está aumentando, no disminuyendo. Tangencialmente, la producción de recibos supone poco más del 1% de esa deforestación. Esto podría llevarlo a concluir que esos compradores de cabello plateado tienen razón al exigir su derecho a recibir recibos en papel.
Para aquellos lectores que estén intrigados por el aspecto medioambiental de la producción de recibos, nuestras estadísticas citadas son sólo un conjunto de datos en un mar de tinta que está creciendo sobre el futuro de esta gran bola verde y azul en la que vivimos. Por si sirve de algo, la deforestación podría ser un problema mayor en los países del tercer mundo. La mayor parte no se destina a la producción de papel, sino a fines agrícolas.
Antes de dejar de lado el ámbito ambiental de la producción de recibos, podemos concluir dos cosas: (1) puede que en realidad no tenga un impacto neto en el medio ambiente, pero (2) los consumidores definitivamente piensan que sí lo tiene. Así que pasemos al siguiente componente, el que realmente importa, el dinero.
¿Cuál es el costo de los recibos en papel para una empresa en Puerto Rico?
Una causa que importa a todo propietario de una empresa de forma real y tangible es la ganancia. Incluso si no está particularmente motivado por ganar dinero (y algunos dueños de negocios inician sus negocios principalmente por independencia financiera o para perseguir una pasión), necesita ganar dinero para mantener su negocio en marcha.
Como propietario de un negocio, sabes que todo cuenta. Cada recibo que imprima puede costar entre $0.05 y $0.10. Si bien ese gasto parece bastante insignificante, suma más de 312 millones de dólares en total para los minoristas estadounidenses. La cantidad que sume para su negocio dependerá de cuántos recibos imprima cada día, la calidad del papel y la tinta utilizada (si la hay, aunque la mayoría de las impresoras de recibos son térmicas en estos días).
Pero tomando una moneda de diez centavos como un buen número redondo, digamos que imprime 100 recibos todos los días. Eso es $10 por día, $3,650 por año y $304 por mes. ¿Qué pasa si imprime cinco veces ese número? Estás viendo más de $1,500 por mes. ¿Y si tu negocio tiene varias ubicaciones? Como ocurre con todo lo demás, es una cuestión de escala. Pero no importa cómo lo mires, estás devorando tus resultados.
Para poner esto en una perspectiva adicional, la tarifa promedio de intercambio de tarjetas de crédito oscila entre el 1.4% y el 2.6% para Visa y Mastercard. Si usted es dueño de un negocio minorista con una venta promedio de $10 (digamos, algo así como una tienda de conveniencia), está descontando un 1% de sus ventas brutas, además de las tarifas de intercambio que paga por aceptar plástico.
El costo del papel para su negocio en general
Tangencialmente, otros artículos de papel también cuestan dinero. Si su empresa todavía emite cheques en papel, eso le costará entre $1 y $26, con un promedio de $6 por cheque para cubrir todas las preocupaciones de backend, como nómina y contabilidad. Si mantiene registros en papel, eso también le cuesta dinero.
De hecho, puede costarle hasta 8,000 dólares al año, 8,500 dólares almacenar todo ese papel y 30,000 dólares administrarlo. Quizás es por eso que los barones del papel como Xerox están realizando estudios para ver cómo los servicios sin papel pueden reducir significativamente los gastos comerciales.
El mismo estudio encontró que los flujos de trabajo en papel son increíblemente costosos. Lo que llevó al 46% de las empresas a admitir que los flujos de trabajo en papel son una pérdida de tiempo, y al 60% de las empresas a decir que los flujos de trabajo en papel tuvieron un impacto significativo en sus resultados. Liderar al 80% de las empresas a expresar su deseo de un futuro sin papel.
Dicho esto, es posible que se pregunte acerca del material de marketing en papel. Los estudios han demostrado que el material de marketing en papel va en contra de la tendencia. Dando como resultado un fuerte retorno de la inversión. Pero eso es un estudio para otro artículo.
¿Qué empresas imprimen más recibos?
La respuesta simple son las empresas con mayores volúmenes de transacciones. Normalmente, se trata de empresas que venden bienes, no servicios, y por lo general, el tamaño de venta promedio de dichos productos no será artículos caros. Dicho esto, en términos generales, los sectores de restaurantes y comercio minorista del mercado estadounidense están imprimiendo toneladas de recibos. Algunas estimaciones incluso sugieren que las empresas estadounidenses imprimen cada año 300 millones de recibos.
¿Los recibos son malos para la salud?
Volvamos brevemente al impacto medioambiental de la impresión de recibos en términos de toxicidad. Algunos activistas han escrito extensamente sobre cómo el 93% de los recibos están recubiertos con Bisfenol-A (BPA) o Bisfenol-S (BPS) para hacerlos más legibles.
Mencionamos que en términos de deforestación, los ingresos no están teniendo un impacto neto. Pero quizás haya algo que decir sobre su impacto medioambiental en términos de eliminación, ya que los recibos en papel no se pueden reciclar como otras formas de papel.
Esto se debe al BPA, un ingrediente del que seguramente habrá oído hablar, ya que casi todos los artículos de plástico vendidos a los consumidores anuncian con orgullo que no contienen BPA. Se ha demostrado que el BPA (además de sus cualidades contaminantes) causa daño neurológico e incluso daño fetal.
Dicho esto, quizás se pregunte si la falta de recibos en papel no les hace ningún favor a sus clientes. ¿Y sus empleados? Treehugger cita una investigación que demuestra que los empleados que manipulan regularmente recibos en papel tienen un 30% más de BPA en el torrente sanguíneo, lo que quiere decir que es, tal como se define, tóxico para su salud.
ESG como punto de venta B2B
Ahora la trama se complica, a medida que unimos los hilos ambientales y monetarios en forma de atractivo B2B. Ya hemos establecido que los consumidores piensan que los recibos digitales son mejores para la Madre Tierra. Pero ¿qué pasa con otros negocios?
Lo ames o lo odies, las cuestiones medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) se tendrán cada vez más en cuenta en la toma de decisiones B2B, como la de los préstamos. Los bancos están reestructurando sus procesos de suscripción para tener en cuenta las preocupaciones ambientales. Los préstamos sostenibles aumentaron de 5 mil millones de dólares en 2017 a 120 dólares en 2020, un enorme aumento del 2,300% en solo tres años.
Parece difícil de creer y probablemente generará un debate sobre el grado de su invasividad, pero puede llegar el día en que completar una solicitud para una tarjeta de crédito comercial o un préstamo comercial implique responder algunas preguntas sobre ciertas prácticas comerciales que tienen un impacto ambiental.
Es posible que se haya asignado una puntuación ESG a su empresa. Algo así como los puntajes crediticios asignados por Experian y Transunion. Y si no lo creen, empresas como Accenture, Moody’s y Merrill Lynch ya están incursionando en las puntuaciones ESG.
Los beneficios de Dejavoo GO Green
¿Qué significa todo esto para tu negocio? Los recibos digitales no sólo reducen el impacto sobre el medio ambiente y se ven mejor para los consumidores preocupados por el mundo en el que vivimos, sino que también son rentables, más fáciles de almacenar y pueden usarse como referencia más adelante. Tanto para comerciantes como para consumidores en lo que respecta a contabilidad y finanzas.
Dicho esto, a continuación se presentan algunos beneficios directos de utilizar la plataforma de recibos digitales GO Green de Dejavoo:
- Ahorre dinero: No más presupuestos para el costo de las impresoras de recibos, el papel térmico para recibos o la tinta.
- Reduzca su huella de carbono: puede ayudar al medio ambiente. Si no a través de la deforestación y la conservación del agua y el petróleo, entonces quizás a través de otros factores como minimizar la basura no reciclable y las emisiones nocivas en el proceso de fabricación de papel.
- Cree comodidad para el consumidor: enviar recibos digitales directamente a los teléfonos celulares de los clientes mediante mensajes de texto o correo electrónico mantendrá a todos organizados y agilizará el proceso de pago. También atraerá a los clientes, al influir en la toma de decisiones inicial (adquisición de clientes) y generar lealtad a la marca (retención de clientes y reducción de la rotación).
- Promover experiencias de compra más saludables: los recibos digitales no solo son sin contacto, lo que evita preocupaciones por el Covid-19, sino que también están libres de toxinas como BPA y otros químicos dañinos que contienen los recibos de papel tradicionales.
Su empresa debe considerar los recibos digitales, ya sea por un impacto positivo en el medio ambiente, sus finanzas o incluso por preocupaciones de higiene y toxicidad para usted, sus empleados y, por supuesto, sus clientes.
Los recibos digitales facilitan la contabilidad
Hay algo satisfactorio en los registros en papel. Quizás es por eso que algunas estimaciones sugieren que las empresas archivan erróneamente alrededor del 20% de sus documentos y pierden alrededor del 5% de ellos por completo. Y tal como probablemente se esperaría, las organizaciones gubernamentales son infractores graves. El gobierno federal pierde alrededor de 50 millones de documentos al año. Lo suficientemente bueno para el trabajo gubernamental, como dicen.
La digitalización de recibos elimina por completo la posibilidad de que se produzcan este tipo de errores. Considere, por ejemplo, una empresa minorista con tres cajas registradoras y seis empleados trabajando en ellas durante el transcurso del día. Como usted sabe, a menudo son más difíciles de administrar y evaluar que el inventario. Nunca se sabe si alguien va a estar enfermo, faltara al trabajo, se presentará enfermo o, en general, se distraerá.
Ejemplo:
Supongamos que cinco empleados están en su mejor momento en un día determinado, pero un empleado está un poco… distraído. Quizás alguien que conozca venga a la caja registradora. Quizás alguien de quien están “enamorados”, como dicen los niños estos días. Mientras se miran a los ojos y se miran soñadores en las pupilas del otro, su cajero entrega accidentalmente ambas copias del recibo al cliente. ¿Qué más puedes esperar? La principal preocupación era garabatear sus dígitos en el papel, con un corazón rodeando las palabras “envíame un mensaje de texto más tarde”.
En cualquier caso, acaba de perder su registro en papel y conciliar el registro al final del turno será difícil. ¿Qué pasa si algo así sucede varias veces a lo largo del día? Afortunadamente, la mayoría de las terminales de punto de venta tienen algunos componentes de contabilidad digital. Pero si estos no están integrados en un panel que sea fácil de consultar desde una pantalla táctil o uno que se integre con su software de contabilidad backend, estará en un reguero de recibos.
La digitalización de recibos ayuda a analizar métricas
En un sentido relacionado, los recibos digitales se pueden integrar en el software de métricas que mide las transacciones de los clientes: gasto promedio, artículos comprados y combinaciones típicas, por nombrar algunos. Luego, por supuesto, también está el volumen de transacciones por día y hora. Todos estos son factores que puede utilizar para mejorar sus resultados.
Por ejemplo, si sabe que un determinado artículo se compra con mayor frecuencia los martes, puede responder creando exhibidores en el frente de la tienda para acelerar esas compras en el día más popular. O quizás en un día diferente para equilibrar el resto de la semana.
Estas métricas de recibos digitalizados también se pueden integrar en su gestión de inventario. Esto puede reducir el dolor de cabeza de intentar decidir qué pedir y cuándo. Y junto con las métricas de análisis del comportamiento del cliente, puede ahorrarle una cantidad significativa de dinero. También se pueden integrar con informes de gastos, lo que reduce la cantidad de tiempo que usted dedica a la contabilidad y conciliación de recibos, compras e inventario.
Una última palabra sobre la ecología
Los recibos digitales son el camino del futuro por una buena razón. Pueden integrarse con otras funcionalidades vitales, mejorar el mantenimiento de registros, fidelizar a los clientes, ganar nuevos clientes, salvar árboles y mantener los BPA fuera del torrente sanguíneo. Luego, por supuesto, está el hecho de que reducir el rastro de documentos significa más papel, en forma de mayor flujo de caja.