Procesamiento de tarjetas de crédito para veterinarios en Puerto Rico, es lo último en lo que piensas al iniciar un negocio para ayudar a los animales. Sin embargo, si es un veterinario y tiene su propio consultorio, ya sabe cuántas partes móviles hay. Cuánto tiempo y esfuerzo se dedican a hacer que todo funcione de manera eficiente, para que puedas servir mejor a tus clientes y a sus animales.
Un área con la que muchas clínicas tienen problemas es la facturación y los pagos. Esta área a menudo puede causar fricción innecesaria que perjudica la eficiencia general de las operaciones de una clínica. Esto es válido tanto para su personal como para sus clientes.
Una forma de resolver este problema es elegir un procesador de tarjetas de crédito que se adapte perfectamente a su industria y al software o flujos de trabajo existentes.
El consultorio de un veterinario también debe trabajar con los métodos de pago más nuevos y las tendencias que esperan los clientes. Esto incluye cosas como pagos móviles u otros métodos de pago sin contacto.
Su oficina también puede tener un portal de clientes donde los clientes pueden realizar pagos. Por lo tanto, su procesamiento de pagos también debe integrarse con esos sistemas.
Por supuesto, todo esto debe suceder con las tarifas de procesamiento y los gastos generales más bajos posibles para mantener los márgenes.
A continuación, repasamos todo lo que los veterinarios deben tener en cuenta al elegir un proveedor de servicios comerciales y el correspondiente procesador de pagos. Comenzaremos con los conceptos básicos del procesamiento de pagos y luego pasaremos a temas más avanzados del procesamiento de pagos en clínicas para veterinarios.
Conceptos básicos del procesamiento de pagos
Si es nuevo en el procesamiento de tarjetas de crédito veterinarias, puede considerar el procesamiento de pagos como una simple cuestión de aceptar tarjetas de crédito. Sin embargo, el procesamiento de pagos implica algunos sistemas diferentes que deben trabajar juntos para proporcionar una integración perfecta con el software y los flujos de trabajo de su oficina existente.
Hay algunos elementos clave del flujo de trabajo de procesamiento de pagos. Por eso es importante comprender las definiciones y las diferencias entre ellas.
Cuenta comercial en Puerto Rico
Una cuenta de comerciante es una cuenta que usted abre con un procesador de pagos. Generalmente accederá a los demás aspectos del procesamiento de pagos a través de esta cuenta. Aquí también recibirá sus fondos cuando acepte pagos con tarjeta de crédito de los clientes. Luego, los fondos se depositan en una cuenta bancaria que tenga registrada.
Procesador de pagos
Su procesador de pagos es la empresa que configura su cuenta comercial después de presentar la solicitud. El procesador de pagos ofrece acceso a las distintas pasarelas de pago. Un buen procesador de pagos también le ayuda a determinar qué equipo puede necesitar y la mejor manera de integrar ese equipo en los sistemas de su oficina.
Un procesador de pagos también puede ayudarle a cumplir con los datos del cliente y las reglas de cumplimiento de PCI. En general, un procesador de pagos confiable ofrece soluciones completas de procesamiento de tarjetas de crédito. Generalmente, es con quién estará más en contacto durante la instalación o para resolver problemas.
Por estos motivos, su elección de procesador de pagos juega un papel fundamental en la facilidad y eficiencia con la que funciona su facturación.
Plataforma de pago y proveedor
La plataforma de pago es la forma en que se transfieren la información de la tarjeta y los fondos desde el banco del cliente y su cuenta comercial. El proveedor de la plataforma de pago permite el acceso a la plataforma y este acceso generalmente es a través de su procesador de pagos.
Hay varios proveedores de puertas de enlace entre los que puede elegir según sus necesidades. Debería obtener un procesador de pagos que funcione con las plataformas más populares para tener la mayor cantidad de opciones. Estas opciones pueden incluir la integración con su software existente, ya que es posible que algunos software solo sean compatibles con una puerta de enlace.
Por lo tanto, elegir un procesador de pagos como ECS Payments que ofrezca acceso a diferentes plataformas como Authorize.net o NMI le brinda a su empresa la flexibilidad total que necesita para funcionar de manera eficiente con cualquier software de administración de oficina que elija.
Hardware de punto de venta (POS)
Las terminales de pago para consultorios veterinarios o el hardware de POS serán los dispositivos que utilice su oficina para capturar físicamente los datos de la tarjeta para transacciones en persona. Esto puede incluir dispositivos simples como lectores de tarjetas y teclados PIN o unidades todo en uno con pantallas y otras funciones que los empleados pueden utilizar en el área de recepción.
Como veterinario, probablemente necesitará que estos lectores de tarjetas se integren con su software de facturación y programación existente. Las plataformas populares como Authorize.net o NMI, ambas ofrecidas por ECS Payments, se integran con la mayoría de los paquetes de software de gestión veterinaria más populares.
Si es un veterinario que ofrece servicios fuera del consultorio, como en hogares o granjas, es posible que también necesite lectores de tarjetas móviles. Existen varios tipos de lectores que se pueden utilizar con teléfonos inteligentes y tabletas.
Otras opciones pueden incluir software instalado en el teléfono o tableta para capturar datos de campo cercano de tarjetas sin la necesidad de un lector separado. Cualquiera que sea el método que necesite, su procesador de pagos puede ayudarle a determinar qué dispositivos funcionan mejor para sus necesidades móviles o de oficina.
Cómo elegir un procesador de pagos para veterinarios
Una de las decisiones más importantes al trabajar con el procesamiento de tarjetas de crédito es elegir un procesador de pagos. Como se describió anteriormente, solicitará su cuenta de comerciante con el procesador. Luego se convertirán en su contacto principal en el futuro.
Para los veterinarios, existen áreas clave que deben tener en cuenta al elegir un procesador de pagos. Los repasamos a continuación.
Apoyo
El servicio y la asistencia al cliente son los aspectos más importantes a considerar al elegir un procesador de pagos para su práctica veterinaria. La facturación relacionada con la atención médica puede ser compleja y pueden surgir problemas. Por lo tanto, necesita un procesador que tenga personal interno disponible para ayudarlo en caso de que surjan problemas o si necesita aclaraciones sobre varios temas.
Algunos procesadores de pagos no cuentan con personal dedicado a ayudar a los clientes, como ECS. En cambio, transfieren esas tareas a otra empresa o simplemente remiten a los clientes a otras empresas dentro del flujo de trabajo de procesamiento de pagos. Todas estas son cosas que se deben evitar ya que pueden costarle dinero a largo plazo ya que sus problemas o preguntas no se resuelven y los pagos se retrasan.
Otro problema es que los proveedores de software veterinario ofrecen paquetes con su propia solución de procesamiento de pagos. El problema con esto es que estos proveedores no son procesadores de pagos dedicados. Esto significa que probablemente no puedan ofrecer asistencia para ciertos problemas de facturación más allá de la simple integración con su propio software.
Tarifas mensuales y tarifas de transacción
Por supuesto, desea que las tarifas de procesamiento de su comerciante sean lo más bajas posible pero no querrás sacrificar el servicio ni las funciones al hacerlo.
Cuando trabaje con su procesador de pagos, es importante pronosticar el monto promedio de su ticket, así como sus transacciones anuales. Cada uno de estos les ayudará a determinar las mejores ofertas para garantizar las tarifas más bajas.
Otro aspecto es que es posible que no todas las consultas veterinarias necesitan determinadas funciones que ofrecen las pasarelas de pago. Algunas de estas funciones requieren un cargo mensual adicional, por lo que saber cuáles no necesita puede ahorrarle dinero.
Esta puede ser otra área en la que trabajar con un procesador de pagos puede ayudarle a ahorrar dinero, pueden escuchar sus necesidades específicas, además de ofrecerle consejos sobre qué funciones necesita y cuáles probablemente no.
Momento del depósito
Cuando se autorizan transacciones con tarjeta en su clínica veterinaria, los fondos se transfieren a su cuenta comercial y luego deberá transferirlos a su cuenta bancaria. Los fondos pueden estar disponibles el mismo día o el siguiente día laborable. Sin embargo, hay veces, puede haber tarifas por retiros el mismo día.
Dependiendo de las necesidades de su negocio, es posible que necesite un acceso más rápido a sus fondos para cumplir con sus obligaciones. Así que asegúrese de discutir esto con su procesador de pagos para evitar problemas de flujo de efectivo que podrían interrumpir las operaciones de su clínica.
Integraciones de software de contabilidad
Ya sea que planee hacer la contabilidad de su negocio usted mismo o que una agencia externa lo haga, es probable que necesite que sus registros contables estén en un formato determinado. Por supuesto, esto incluirá los formatos en los que se exportan sus datos de facturación y facturación.
Asegurarse de que estos diferentes formatos estén integrados con su software de procesamiento de pagos puede reducir la tediosa entrada manual o la necesidad de convertir de un formato a otro.
Cuando trabaje con un procesador de pagos, asegúrese de informarle todas las integraciones de software que necesita. Hacerlo les ayudará a diseñar un paquete que se ajuste a sus sistemas empresariales existentes.
Ayuda con el cumplimiento de la seguridad
Es probable que una clínica veterinaria típica requiera un cierto nivel de cumplimiento de seguridad en el punto de venta. Los emisores de tarjetas de crédito tienen requisitos de cumplimiento que se dividen en categorías del uno al cuatro, según los totales de las transacciones.
La mayoría de las clínicas veterinarias se ubican entre los niveles dos y tres. Esto requiere ciertos cuestionarios de autoinforme, así como escaneos de la infraestructura de red por parte de un proveedor aprobado.
Un procesador de pagos confiable como ECS Payments puede ofrecer asistencia para facilitar mucho este cumplimiento. Esto significa que puede concentrarse en administrar su clínica en lugar de problemas obligatorios de cumplimiento de seguridad.
Necesidades de procesamiento específicas para veterinarios
Al igual que otras empresas, las oficinas veterinarias tienen sus propios requisitos especiales en lo que respecta al procesamiento de pagos. Esto tiene que ver con varios factores como las transacciones típicas, los montos y la forma de pago de los clientes.
Opciones de pago móvil en Puerto Rico
Si presta servicios fuera de su oficina, ya sea en granjas o en hogares, es posible que necesite procesamiento de pagos sobre la marcha para veterinarios. Algunos veterinarios incluso gestionan oficinas móviles desde un camión o algo similar. En estos casos, es posible que necesite acceso al procesamiento de tarjetas de crédito mientras se encuentra fuera de su oficina.
La aceptación de pagos móviles puede implicar varios hardware de punto de venta (POS), como lectores. También puede requerir software de procesamiento, como terminales virtuales o software similar que pueda conectar al software de su oficina para administrar su facturación.
A veces, estos pagos se pueden aceptar utilizando un teléfono inteligente estándar. Aunque muchos profesionales optan por utilizar una tableta dedicada ya que la pantalla es más grande y permite transacciones más fáciles. Los clientes a veces se sienten más cómodos con esto en lugar de utilizar un teléfono personal para realizar transacciones.
Si el dispositivo que está utilizando tiene capacidades de campo cercano (NFC), a menudo no se necesita un lector separado. Sin embargo, es posible que aún desees uno como respaldo.
En general, si planea brindar servicios fuera de su consultorio, como lo hacen muchos veterinarios, debe elegir un procesador de pagos que ofrezca estas opciones.
ECS Payments ofrece integración total con las últimas tecnologías de pagos móviles de Apple Pay, Android y más.
Terminales virtuales en Puerto Rico
Los veterinarios y su personal a menudo necesitan aceptar pagos por teléfono. Para esto, existen algunas opciones y su procesamiento de pagos debe poder funcionar con cada opción.
El primero y más común es una terminal virtual. Este permite a los empleados ejecutar tarjetas de crédito manualmente mientras hablan por teléfono con los clientes. Estos terminales virtuales serán ofrecidos por su procesador de pagos y proveedor de pasarela.
Estos difieren de los pagos en línea donde el cliente ingresa su propia información de facturación en una página web segura. Luego se envía a través del portal de procesamiento.
El comerciante utiliza una terminal virtual que le permite ingresar la información de facturación que se le proporciona por teléfono.
Sin embargo, algunas oficinas veterinarias pueden utilizar software de gestión de consultas que tenga módulos específicos para aceptar pagos. En estos casos, el software debe integrarse con su pasarela de pago para que la información se pueda ingresar manualmente, que luego transmite la información a través de la pasarela para la autorización y el cobro de los fondos.
Algunos veterinarios pueden utilizar un híbrido en el que utilizan ambos tipos de sistemas para pagos manuales.
Cualquiera que sea su configuración, es importante que su procesador de pagos comprenda sus necesidades y pueda ofrecer tanto una terminal virtual como una integración total con su plataforma de facturación o software de administración de oficina.
Integraciones para consultorios veterinarios
Probablemente ya tenga un software de oficina o un software de facturación que esté utilizando actualmente para su clínica. O, si recién está comenzando, es posible que esté decidiendo qué software utilizar para ejecutar y administrar su oficina. Estos software tendrán funciones de pago integradas que deberán coincidir con su cadena de procesamiento de pagos.
Por ejemplo, es posible que determinadas puertas de enlace solo funcionen con determinado software o aplicaciones de facturación. Es posible que también necesite más funciones para la facturación recurrente si tiene clientes con planes de pago u otros servicios similares.
Su procesador de pagos puede ayudarle en esta área pero sólo si ofrecen las diversas opciones necesarias para integrar su infraestructura empresarial existente.
Proteger la información de facturación del cliente
Manejar adecuadamente la información de las tarjetas de crédito de los clientes es fundamental para prevenir el fraude. Existen reglas y regulaciones que todos los comerciantes deben seguir al hacerlo.
Estos se conocen como Estándares de Seguridad de Datos de la industria de tarjetas de pago o PCI DSS. Básicamente, existen 12 reglas y mejores prácticas que se deben seguir al manejar o almacenar datos de tarjetas de crédito para transacciones.
Si su oficina mantiene esta información archivada, tendrá que cumplir con estas reglas. Una forma de hacerlo más fácil y eliminar algunos de los riesgos es utilizar las funciones disponibles a través de su procesador de pagos y su pasarela de pagos.
Por ejemplo, las pasarelas de pago Authorize.net y NMI ofrecen servicios para que los veterinarios y otros comerciantes almacenan la información de las tarjetas de los clientes en sus servidores seguros. Esto significa que no guarda la información del cliente directamente en sus computadoras.
Es posible que esto no sea posible para todos los consultorios veterinarios dependiendo de su flujo de trabajo de facturación. Pero si está interesado en esto, asegúrese de hablar con su procesador de pagos o comuníquese con ECS Payments para obtener más detalles sobre cómo estas características pueden ayudarlo con su cumplimiento de PCI DSS.
Maximizar los ingresos mediante el procesamiento de pagos
Dirigir una clínica veterinaria significa brindar la mejor atención a los animales y los dueños de mascotas es la máxima prioridad. Pero al mismo tiempo una clínica veterinaria sigue siendo un negocio, lo que significa que los márgenes de beneficio y los ingresos también deben ser una prioridad.
Los veterinarios pueden aprovechar las diversas funciones del procesamiento de pagos avanzado para maximizar sus ingresos e incluso crear nuevas fuentes de ingresos que quizás no conocían.
Facturación mensual o recurrente
Algunas oficinas veterinarias ofrecen membresías/facturación mensual o recurrente. Puede ser un tipo de servicio de conserjería, que está ganando popularidad en diversas consultas médicas.
Estas opciones de facturación mensual también se pueden utilizar para ayudar con las opciones de pago o permitir a los clientes extender el tiempo necesario para pagar las facturas.
Las herramientas avanzadas de facturación recurrente disponibles a través de su procesador de pagos pueden ayudarlo a integrar fácilmente estas opciones en su modelo de negocio.
Algunas de estas herramientas incluyen funciones como actualizaciones automáticas de tarjetas que buscan automáticamente a los emisores de tarjetas de crédito para detectar cambios en la información de la cuenta, como fechas de vencimiento, y luego actualizarán la información de facturación que tiene registrada para esos clientes.
Esto significa que nunca perderá un pago y nunca tendrá que utilizar el valioso tiempo de su personal buscando información de facturación actualizada de los clientes.
Oportunidades de ventas adicionales y cruzadas
Si su oficina vende medicamentos u otros productos, existe la oportunidad de automatizar este proceso o incluso aumentar la cantidad del ticket de cada transacción.
Esto se puede hacer ofreciendo varios productos o servicios adicionales durante la fase de pago. Estas ventas adicionales o cruzadas son formas de aumentar el valor de por vida del cliente. Muchos clientes también disfrutan de la oportunidad de estar expuestos a productos o servicios adicionales que tal vez no conocían.
Además, puede integrar su procesamiento de pagos en su sitio web para poder aceptar pagos de comercio electrónico para varios artículos o servicios que vende.
Puede utilizar la misma cuenta de comerciante, procesador de pagos y pasarela de pago que ya utiliza. Pero la puerta de enlace está integrada con su sitio web de comercio electrónico y con el software de carrito de compras elegido.
Cualquiera que sea la opción que elija, aprovechar todas sus diferentes opciones para aceptar el procesamiento de pagos en línea para veterinarios puede aumentar sus ingresos y el valor de vida del cliente.
Por eso elegir un líder como ECS Payments puede ser tan importante. Sus expertos pueden explicarle todas sus opciones y ayudarlo a integrarlas todas en su modelo de negocio para lograr el máximo crecimiento de los ingresos.
Uso de datos de procesamiento de pagos para mejorar las operaciones comerciales
La automatización es clave para que cualquier negocio maximice los ingresos y esto es cierto cuando se trata del procesamiento de pagos. Quiere que su personal se enfoque en las tareas más importantes. Por lo tanto, cualquier tarea de facturación menor que pueda automatizar ayudará a que su consultorio veterinario funcione mejor.
Ya hemos mencionado algunas herramientas de facturación recurrente que su procesador de pagos y su pasarela pueden ofrecer. Pero también hay otras herramientas de automatización de facturación disponibles. Por ejemplo, la capacidad de integrar los datos de procesamiento de su tarjeta de crédito con su software de contabilidad preferido.
Una vez más, esta es la razón por la que es tan importante elegir el procesamiento de pagos adecuado para las clínicas veterinarias. Con un servicio personalizado, su procesador de pagos puede ofrecerle todas las opciones que necesita para automatizar su facturación, ahorrando tiempo y maximizando la eficiencia de su personal.
Tendencias en el procesamiento de pagos para veterinarios
Como la mayoría de los comerciantes, los veterinarios también están notando cambios en las tendencias de los clientes en cuanto a cómo quieren pagar o gestionar sus opciones de facturación.
Muchos clientes prefieren opciones de pago sin contacto como Apple Pay o servicios similares a través de sus dispositivos Android. Tener el hardware y los terminales POS adecuados ayuda a los veterinarios a aceptar estos nuevos métodos de pago y ofrecer la mayor flexibilidad a sus clientes.
Encuestas recientes han demostrado que hasta el 75% de los consumidores ahora llevan y utilizan algún tipo de cartera móvil o digital. Poder ofrecer a estos clientes la solución de pago adecuada puede ser fundamental para hacer crecer su negocio.
Los procesadores de pagos como ECS Payments se especializan en estas tecnologías emergentes que permiten a los veterinarios aprovechar las últimas tendencias de pagos para optimizar los ingresos y el crecimiento.
Si necesita asesoramiento o información sobre cualquiera de estos nuevos métodos de pago o hardware POS, comuníquese con ECS Payments.
Reflexiones finales sobre el procesamiento de pagos para veterinarios
Elegir el procesador de pagos adecuado es una de las decisiones más importantes para cualquier empresa, y esto incluye las clínicas veterinarias.
Sin el procesamiento adecuado, puedes dejar ingresos adicionales sobre la mesa. Los clientes también pueden no estar satisfechos con las opciones que tienen a la hora de realizar pagos.
Asociarse con un procesador de pagos confiable como ECS Payments ayuda a resolver estos problemas. Trabajamos con clínicas veterinarias de todo el país. Ayudándoles a maximizar los ingresos y automatizar la facturación con las últimas herramientas de procesamiento.
Comuníquese con ECS Payments hoy para obtener más información sobre el procesamiento de pagos y cómo puede ayudar a que su clínica veterinaria tenga éxito. Y para obtener más información sobre el procesamiento de pagos de ECS, visite Crédito y Débito.