El procesamiento de pagos en diferentes industrias requiere diferentes herramientas, características y servicios. Lo que funciona para el procesamiento de pagos en un entorno minorista local puede no ser la mejor opción para una tienda de comercio electrónico en línea. Lo mismo ocurre con el procesamiento de tarjetas de crédito médicas.
Los consultorios médicos enfrentan desafíos únicos con respecto a la facturación, la facturación y el procesamiento de pagos. Si los servicios de pago de atención médica del consultorio no abordan adecuadamente estos problemas, pueden tener problemas sustanciales.
El primero es no poder procesar los pagos de manera eficiente. La falta de eficiencia puede deberse a la falta de opciones de procesamiento o de herramientas necesarias para aceptar pagos en la forma en que los pacientes desean enviarlos.
Más allá de eso, también hay cuestiones regulatorias con las que tiene que lidiar una práctica médica que la mayoría de las otras formas de procesamiento de pagos minoristas no tienen. Esto incluye el procesamiento de pagos compatible con HIPAA y el cumplimiento de PCI DSS (Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago).
Estos son sólo algunos ejemplos, pero ilustran que una práctica médica debe tener especial cuidado al elegir un procesador de pagos para garantizar que mantenga los costos bajos y cumpla plenamente con todas las regulaciones. No solo eso, una práctica quiere que las herramientas crezcan y adopten nuevas tecnologías de pago a medida que estén disponibles con un mínimo estrés de transición.
En este artículo, describiremos los pasos que puede seguir un consultorio médico al elegir un procesador de pagos. Estos consejos lo ayudarán a estar mejor informado cuando se acerque a varios procesadores de pagos y le brindarán las preguntas correctas para hacer al tomar una decisión.
Comerciantes y procesamiento de tarjetas de crédito médicas 101
Antes de elegir una solución de procesamiento de pagos de atención médica, es una buena idea comprender cómo funciona el sistema de procesamiento de pagos y dónde encaja su práctica en el ecosistema de pagos general. Por supuesto, no es necesario ser un experto en esta área, pero comprender los componentes básicos ayuda en gran medida a elegir el mejor procesamiento de tarjetas de crédito para un consultorio médico.
Cuenta comercial de procesamiento de tarjetas de crédito médicas en Puerto Rico
Como práctica, necesitará una cuenta comercial médica. Una cuenta de comerciante es una cuenta que permite a las empresas aceptar tarjetas de crédito, tarjetas de débito y otras formas de pagos digitales. Una cuenta de comerciante es independiente de su cuenta bancaria comercial que utiliza para almacenar efectivo para pagar los gastos operativos de su práctica.
El dinero aceptado a través de su cuenta mercantil se envía primero a esa cuenta, que luego puede transferirse a su cuenta bancaria comercial a nombre de su práctica médica.
Procesador de pagos
Deberá presentar una solicitud a un procesador de pagos para obtener una cuenta comercial médica. El procesador de pagos es a veces el banco adquirente del comerciante.
El procesador de pagos evalúa su riesgo como comerciante en función de su historial comercial y su industria, en este caso, la atención médica, y luego le ofrece una cuenta. Los detalles de la cuenta pueden variar según sus factores de riesgo. Estos incluyen volúmenes de transacciones mensuales, montos promedio de boletos y otros factores comerciales.
Su procesador de pagos es también la entidad con la que tratará a nivel personal. Por ejemplo, si tiene alguna pregunta sobre su estado de cuenta mensual o necesita asistencia técnica con un lector de tarjetas, su procesador de pagos será su primer punto de contacto.
Por esta razón, es importante tener una buena relación con su procesador de pagos y tarjetas de crédito. Debería considerarlos un socio tecnológico para su práctica que le brinde servicios comerciales de atención médica.
El procesamiento de pagos generalmente funciona sin complicaciones. Sin embargo, pueden surgir problemas y es importante comunicarse y encontrar respuestas rápidamente al aceptar pagos. Los pagos son el alma de cualquier negocio, incluida la práctica médica. Por lo tanto, se debe tratar esta área como infraestructura crítica.
Cuenta de comerciante médico frente a cuenta de comerciante minorista
Un consultorio médico tiene diferentes requisitos para el procesamiento de pagos y necesita una cuenta comercial que atienda esas necesidades. Pero más allá de eso, la industria crediticia ve las prácticas médicas de manera diferente que muchas otras industrias, lo que las coloca en una categoría diferente. Como resultado, hay un efecto en las estructuras de tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito médicas y otros aspectos.
A continuación, veremos las áreas clave que se deben tener en cuenta al buscar una cuenta comercial médica.
Cumplimiento normativo
Todos los comerciantes que aceptan tarjetas de crédito o débito deben seguir ciertos estándares de la industria con respecto a la seguridad y el almacenamiento de información del cliente. Se trata de PCI DSS, un conjunto de directrices y mejores prácticas implementadas en la industria. Estos estándares de la industria no tienen autoridad legal, pero violarlos puede llevar a una empresa a perder su cuenta comercial. Esto también puede dificultar la obtención de una cuenta de comerciante en el futuro.
Sin embargo, una práctica médica también debe cumplir con las regulaciones federales de HIPAA. En su práctica, probablemente conozca estas regulaciones al manejar la información del paciente. También debe aplicar este conocimiento al almacenamiento y transmisión de información de facturación de pacientes.
Debido a esto, un aspecto crítico al elegir un procesador de pagos para su práctica médica es garantizar un enfoque en la seguridad en todos los niveles.
Un procesador de pagos con experiencia en práctica médica puede ayudarlo a aprovechar todas las diversas herramientas disponibles para minimizar el riesgo de no cumplir con las regulaciones de la industria o HIPAA.
Esta es otra razón por la que la elección de un procesador de pagos debe considerarse como la elección de un socio tecnológico. Desempeñarán un papel importante para garantizar que usted cumpla con las normas y tenga menos estrés con respecto a la seguridad y otros problemas similares de información de datos de pacientes.
Compatibilidad con el software de administración de consultas en Puerto Rico
La mayoría de las empresas cuentan con software para gestionar y ejecutar sus operaciones. Las prácticas médicas no son diferentes y cada una utiliza varias aplicaciones. Estos pueden ser programas de gestión de consultas o aplicaciones EMR y EHR con todas las funciones.
Los consultorios médicos deben integrar aplicaciones EMR y EHR con sus soluciones de pago para brindar la máxima eficiencia que reduzca costos, mano de obra y errores.
Supongamos que una solución de procesamiento de pagos no funciona perfectamente con el software de gestión de su consulta. En ese caso, terminará con errores o tendrá que solucionar problemas manualmente al facturar o procesar pagos. Esto inmoviliza a su personal y les impide centrarse en los pacientes.
Cuando busque una cuenta comercial médica, comuníquese con su procesador de pagos qué aplicaciones usa o planea usar su oficina. Un procesador de pagos experimentado debe comprender estas aplicaciones y poder ofrecerle las soluciones adecuadas para una integración fluida.
Opciones completas de procesamiento de tarjetas de crédito médicas para su práctica
La mayoría de las cuentas comerciales son para establecimientos minoristas que realizan transacciones en puntos de venta, como tiendas de comestibles. Puede haber otros únicamente para ventas de comercio electrónico.
Sin embargo, una práctica médica generalmente necesita aceptar pagos de varias maneras. Por ejemplo, un paciente puede pagar un copago en persona pero aún tener un saldo pendiente que luego paga en línea o por teléfono.
Todos estos son tipos de transacciones diferentes del mismo paciente y para la misma factura, pero cada uno utiliza un método diferente para aceptar la información de facturación.
Estos diferentes métodos de captura de tarjetas deben estar disponibles para los consultorios médicos y habilitados dentro de su cuenta comercial. Es posible que no todas las cuentas comerciales o procesadores de pagos ofrezcan este grado de flexibilidad.
Otra opción es la posibilidad de aceptar cheques electrónicos. Muchos pacientes todavía optan por pagar con cheque, pero las tarifas de procesamiento de cheques en papel han seguido aumentando y pueden resultar muy costosas para una práctica médica.
Cuando un consultorio médico convierte esos cheques en papel en cheques electrónicos antes de procesarlos, puede ahorrar dinero en cada transacción y recibir el pago más rápido.
En resumen, una práctica médica necesitará soporte para procesar pagos con tarjeta de crédito que cumplan con HIPAA y otras formas de pagos digitales:
- Punto de venta
- En línea
- Teléfono (terminal virtual)
- Opciones de pago recurrente o a plazos
- eCheck y ACH
Otra opción que cada vez es más común en entornos sanitarios es el uso de soluciones de procesamiento móvil. Pueden ser tabletas u otros dispositivos móviles utilizados en todas las instalaciones para aceptar pagos o ayudar con la incorporación.
Esto es principalmente para centros de salud más grandes o aquellos que brindan servicios móviles fuera de la oficina. Pero si su práctica se ajusta a estas descripciones, también necesitará opciones de pago móvil.
Estos se pueden implementar fácilmente, pero su cuenta comercial y su procesador de pagos deben admitir la tecnología.
Procesamiento de tarjetas de crédito médicas de alto riesgo en Puerto Rico
La industria de las tarjetas de crédito puede considerar que ciertos procesos de pagos médicos son de alto riesgo. Cuando ciertos tipos de transacciones se consideran de alto riesgo, hay una mayor cantidad de fraude o devoluciones de cargo asociadas con esos tipos de transacciones.
Las devoluciones de cargo se producen cuando un paciente cuestiona los cargos alegando que los servicios no se entregaron, no se entregaron satisfactoriamente o no autorizaron la transacción. Las devoluciones de cargo pueden ser costosas y también consumen tiempo mientras el personal se ocupa de la disputa.
Otro factor que determina el procesamiento de alto riesgo son los volúmenes de transacciones mensuales y el monto promedio de las transacciones. En el procesamiento de pagos médicos, el monto promedio de la transacción es más alto de lo habitual, lo que aumenta el factor de riesgo.
Ciertos procesadores de pagos se especializan en categorías de alto riesgo, por lo que un consultorio médico debe buscar procesadores con experiencia en esta área.
Un procesador de pagos que no se especializa en transacciones de alto riesgo aún puede intentar aprobar una cuenta comercial para una práctica médica. El problema es que la práctica médica puede tener problemas más adelante o incluso cerrar su cuenta comercial.
La posibilidad de cierre de cuentas puede ser un problema grave que amenace la capacidad de una práctica para aceptar pagos.
Ciertos procesadores de pagos de alto riesgo como ECS Payments se especializan en ambas áreas. ECS Payments es un procesador de alto riesgo con experiencia en procesamiento directo para la industria de la salud.
Cuando busque procesamiento de pagos, busque un socio de pagos especializado en cada área. Esto garantiza que su cuenta de comerciante siempre estará al día, cumplirá totalmente con las normas y ofrecerá las tarifas más bajas posibles para su industria.
Elegir un procesador de pagos
Existe una lista de características que debe buscar para maximizar las ventajas que la tecnología de pago puede aportar a su práctica.
A continuación se detallan algunas características y servicios clave que desea asegurarse de que estén disponibles al elegir su proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito médicas.
Pagos y facturación integrados con tarjeta de crédito médica en Puerto Rico
Para la mayoría de los consultorios médicos, la facturación y la facturación son siempre fuentes de ciertos problemas y retrasos en los pagos. Las facturas en papel son caras y la tasa de respuesta a la primera factura suele ser muy baja en comparación con otros métodos de facturación.
Las soluciones de pago adecuadas pueden reducir drásticamente estos costos y permitir que las prácticas reciban pagos mucho más rápido. La tecnología clave para esto se conoce como pagos integrados. Estos permiten enlaces de pago o incluso servicios de pago por mensaje de texto donde los pacientes reciben un correo electrónico o un mensaje de texto con un enlace de pago personalizado.
El enlace está vinculado a su factura pendiente y pueden hacer clic en el enlace para ingresar su información de pago o configurar un plan de pago si existe la opción.
Estos suponen un importante ahorro de costes para las consultas médicas. Reduce la necesidad de ejecutar facturas manualmente, ya que prácticamente todo el proceso se puede automatizar. Más allá de eso, los pagos suelen recibirse mucho más rápido, ya que los enlaces de pago generalmente se abren y procesan a un ritmo más alto que las facturas en papel.
Estructura de tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito médicas que se adapta a su práctica
Las tarifas y las estructuras de tarifas siempre deben ser una consideración importante al tomar una decisión sobre un servicio de procesamiento de tarjetas de crédito. Todo procesamiento de pagos implica tarifas, pero la forma en que se calculan esas tarifas y su monto depende de la estructura de tarifas ofrecida.
Algunos procesadores de pagos solo ofrecen una estructura de tarifas y, por lo general, es una tarifa fija. Esto suena bastante simple y puede resultar atractivo, pero a menudo genera tarifas más altas en comparación con otras estructuras de tarifas.
A continuación se muestra un resumen de las estructuras de tarifas más comunes que probablemente le ofrecerán.
Precios de tarifa plana en Puerto Rico
Los precios de tarifa fija son comunes en los procesadores de pagos que ofrecen servicios más genéricos. Estos pueden resultar atractivos para quienes buscan su primera cuenta comercial porque el precio es sencillo.
Básicamente, suman los costos de la tarifa de intercambio, la tarifa de la tarjeta y luego su propio margen, y esta es la tasa constante que usted paga como porcentaje por cada transacción. También hay una tarifa base por transacción, que suele rondar los 0.10 dólares.
La tasa nunca cambia según el tipo de tarjeta, el tipo de transacción o el volumen. Esto significa que la mayoría de las empresas probablemente pagarán más tarifas con una estructura de precios de tarifa plana en comparación con otros planes que requieren un poco más de investigación.
El beneficio de la fijación de precios de tarifa plana es la coherencia. La tarifa plana significa que las empresas pueden calcular más fácilmente sus costes y márgenes con precisión.
Precios de Interchange-Plus
Esta es una estructura en la que se utiliza o intenta el tipo de intercambio más bajo y luego se agrega una tasa fija además de ese tipo de intercambio. Puede cambiar según el tipo de tarjeta y el tipo de transacción.
Por ejemplo, una tarjeta Visa sin recompensas que se captura físicamente en un punto de venta puede tener una tasa de intercambio baja. Esto significa que pagará menos por esta transacción que con una tarjeta American Express procesada por teléfono.
Las diferencias pueden volverse algo técnicas, pero la regla básica es que generalmente pagas la mejor tarifa para el tipo de transacción que estás realizando.
Esta suele ser la mejor estructura de precios para la mayoría de los consultorios médicos. Ofrece flexibilidad y tarifas competitivas sin mucha complicación o dificultad para comprender su estado de cuenta mensual.
Precios diferenciados
La otra estructura de precios común se conoce como precios escalonados. Este método establece diferentes tipos de tarjetas en diferentes niveles, cada uno con sus propias tarifas. Esto es especialmente beneficioso para empresas más grandes o empresas con un conocimiento detallado de qué tarjetas utilizan sus clientes.
Esta estructura de tarifas es demasiado complicada para la mayoría de los consultorios médicos y no ofrecerá tarifas más bajas ni ningún otro beneficio importante.
En general, los consultorios médicos deberían optar por precios de intercambio plus o precios de tarifa plana. Interchange-plus puede ofrecer tarifas ligeramente más bajas, pero algunas prácticas pueden disfrutar de la simplicidad de los precios de tarifa plana y su consistencia.
Además de estas tarifas de transacción, también hay una tarifa mensual para acceder a la plataforma de pago, que suele rondar los 30 dólares.
Soluciones de procesamiento de tarjetas de crédito médicas para telemedicina en Puerto Rico
La telemedicina se está volviendo cada vez más popular en muchas prácticas, ya sea para visitas primarias o de seguimiento. Estos también pueden ser una fuente de ingresos adicional para la práctica.
Sin embargo, los pagos por este tipo de visitas pueden resultar complicados sin las herramientas adecuadas. Un método consiste en entregar al paciente a la recepción después de la visita de telemedicina. Allí, el personal puede utilizar un terminal virtual para aceptar rápidamente un pago con tarjeta de crédito por teléfono o video chat.
Un terminal virtual permite aceptar tarjetas de crédito y débito cuando el paciente y la tarjeta están ausentes.
Se pueden utilizar otras opciones, como enlaces de pago enviados a través del área de chat de la aplicación de telemedicina. El paciente puede hacer clic en ellos después de la visita para completar cualquier pago necesario.
La certificación de comerciante de atención médica es otra herramienta común en la telemedicina y ayuda a confirmar ciertos servicios de atención médica brindados en línea.
Si su práctica ofrece visitas de telemedicina o busca expandirse en esta área, es importante asegurarse de que su procesador de pagos tenga las herramientas para respaldarlo.
Atención al cliente
Al elegir un procesador de pagos para su práctica, debe asegurarse de que su atención al cliente pueda ayudarlo cuando lo necesite.
Muchos procesadores de pagos subcontratan su servicio de atención al cliente, lo que provoca retrasos en la obtención de respuestas o incluso la imposibilidad de obtener respuestas durante días o más. Una mejor opción es cuando un procesador de pagos tiene personal interno de atención al cliente que está disponible para todos sus comerciantes.
Esto incluye atención al cliente para problemas de facturación, así como preguntas sobre sus estados de cuenta mensuales. Pero también significa soporte técnico para los productos y servicios que ofrece el procesador de pagos.
Esto es especialmente importante al abrir una nueva consulta médica, ya que habrá una curva de aprendizaje para los diferentes tipos de pago que deben configurarse. El pago con tarjeta de crédito para una consulta médica es un importante canal de ingresos, por lo que el tiempo de inactividad debe ser casi nulo.
Otra área a considerar es cómo comunicarse con el servicio de atención al cliente. Asegúrese de que los métodos de contacto coincidan con los suyos o los de los miembros del personal que se comunicarán con el soporte. Por ejemplo, si su consultorio prefiere la asistencia telefónica pero el horario de asistencia telefónica del procesador es limitado, puede que no sea una buena opción.
Opciones de plataforma de procesamiento de tarjetas de crédito médicas en Puerto Rico
La plataforma de pago es la red que conecta su práctica con el resto del ecosistema de procesamiento de tarjetas de crédito. Esta conexión se realiza a través de la API o interfaz de programación de aplicaciones de la puerta de enlace.
Esta API deberá integrarse con el software de gestión de su consulta. Esto permite que su software envíe o cree facturas automáticamente junto con la ayuda de la información almacenada en los servidores de la puerta de enlace.
La mayoría de las aplicaciones de gestión de consultas funcionan con puertas de enlace populares, pero algunas combinaciones pueden no ser óptimas o no ser compatibles.
Tener una variedad de puertas de enlace puede ayudar a su procesador de pagos y a su consultorio a seleccionar la mejor puerta de enlace que se adapte a su software y sistemas existentes.
Las diferentes puertas de enlace también tienen diferentes herramientas y características que pueden funcionar para diferentes prácticas. Por lo tanto, tener opciones significa que siempre obtendrá las mejores funciones de puerta de enlace para su práctica.
Empresas de procesamiento de tarjetas de crédito de terceros
Se deben evitar las empresas de procesamiento de terceros o los proveedores comerciales agregados para las prácticas médicas. Estas empresas no ofrecen a las pequeñas empresas una cuenta comercial real. En cambio, permiten que la empresa procese a través de su cuenta comercial.
Esto ofrece muy poco control para el procesamiento complejo de tarjetas de crédito de atención médica y, por lo general, también genera tarifas mucho más altas.
En algunos casos, estas situaciones también pueden causar problemas de cumplimiento de HIPAA, por lo que los consultorios médicos deben buscar otras compañías de pagos de atención médica que ofrezcan una verdadera cuenta comercial para pagos en línea y otros servicios comerciales.
Solicitar una cuenta mercantil como práctica médica en Puerto Rico
Una vez que haya elegido un procesador de pagos para su práctica, debe solicitar su cuenta de comerciante. Este sencillo proceso variará ligeramente dependiendo de si ya tiene una práctica o abre por primera vez.
Una práctica existente debe proporcionar información sobre transacciones actuales, como el monto promedio del ticket y los volúmenes de transacciones mensuales. Esta información ayudará al nuevo procesador de pagos a encontrar las mejores tarifas posibles.
Para una nueva práctica, estos deberán estimarse. Es importante utilizar las estimaciones más precisas posibles, ya que esto ayudará al procesador de pagos a encontrar las mejores tarifas y estructura de tarifas.
Si una práctica no está segura de sus volúmenes de procesamiento, puede ser útil trabajar con un procesador de pagos como ECS Payments con experiencia en la industria de la salud. ECS puede examinar su práctica y determinar los probables volúmenes de procesamiento y montos de transacciones en función de su experiencia trabajando con prácticas similares.
Esto le permitirá obtener las mejores tarifas incluso si no está seguro de los volúmenes de transacciones estimados antes de abrir su consulta.
Más allá de eso, deberá proporcionar información básica sobre su práctica. A continuación se muestra una lista de cosas comunes que necesitará
- Nombre de la práctica, dirección y registro comercial.
- EIN
- Información de la cuenta bancaria empresarial
- Historial de crédito personal y empresarial.
- Estados financieros o estados de procesamiento pasado
El proceso completo de solicitud generalmente demora unos días una vez que se envía y confirma toda su información. Su procesador de pagos debe mantenerlo actualizado sobre el proceso de solicitud.
También es importante tener en cuenta que cambiar de procesador de pagos puede ser relativamente fácil. Por lo tanto, si su procesador de pagos actual no ofrece los servicios o herramientas que está practicando, considere cambiar después de buscar una mejor alternativa. Los ahorros y las tarifas adicionales valdrán la pena el tiempo dedicado al cambio.
Lista de verificación al elegir un procesador de pagos para una práctica médica
Hemos cubierto mucha información sobre la elección de un procesador de pagos y puede resultar un poco abrumador al principio. A continuación, hemos creado una lista de verificación para que la utilice cuando investigue procesadores de pagos para reducir su lista y encontrar los que funcionarán mejor para su práctica.
- ¿Tienen experiencia en la industria de la salud?
- ¿El procesador de pagos se especializa en procesamiento de alto riesgo?
- ¿Tienen personal de soporte técnico interno o subcontratado?
- ¿Cuánto duran los contratos? ¿Tienen más de un año?
- ¿Qué estructuras de tarifas ofrecen y cuáles son las tarifas?
- ¿Ofrecen pagos integrados, almacenamiento de datos de clientes, terminales virtuales y procesamiento ACH?
- ¿Se alquilan lectores de tarjetas POS u otro hardware que cumplen con HIPAA, o se pueden comprar directamente?
Más información sobre los procesadores de pagos médicos en Puerto Rico
Si tiene más preguntas sobre el procesamiento de pagos para su práctica médica, comuníquese con ECS Payments.
En ECS Payments, tenemos experiencia en la industria de la salud y somos líderes en procesamiento de alto riesgo para consultas médicas.
Llámenos hoy para hablar con uno de nuestros expertos en procesamiento de pagos y conocer cómo nuestras innovadoras soluciones de pago pueden ayudar a su práctica a reducir costos y mejorar la experiencia del paciente.