Los dueños de pequeñas empresas en Puerto Rico tienen muchas cosas de las que se tienen que encargar.
Ya sea que vendan bienes o brinden un servicio, los comerciantes tienen que preocuparse por el inventario, la dotación de personal, la contabilidad, los impuestos y los distintos niveles de regulaciones, permisos y licencias. Por último, las pequeñas empresas también deben considerar cómo aceptarán los pagos.
Con un dolor de cabeza tan creciente, sería bueno si el dinero simplemente fluyera a la cuenta corriente. Pero, lamentablemente, los sistemas de pago también son algo de lo que deben preocuparse. Afortunadamente, hoy en día, gran parte de la parte posterior del procesamiento de tarjetas de débito y crédito se les puede quitar de encima. Es decir, con la ayuda de un buen proveedor de servicios comerciales.
Cómo se define el término pequeña empresa
¿Qué es una pequeña empresa? Todo depende de a quién le preguntes. Según la Asociación de Pequeñas Empresas o SBA, una pequeña empresa se define por los ingresos y el número de empleados.
Si una empresa tiene ingresos de entre 1 millón y 40 millones de dólares, es una pequeña empresa. Si una empresa tiene entre 100 y 1500 empleados, también es una pequeña empresa.
Pero según la ACA (Ley de Atención Médica Asequible), una pequeña empresa tiene menos de 50 empleados a tiempo completo. Y según el IRS, la definición es un poco más complicada (como es de esperar si alguna vez ha presentado sus propios impuestos). Pero, en términos generales, una pequeña empresa tendría menos de 500 empleados a tiempo completo.
Estas diferencias a la hora de calcular lo que define a una pequeña empresa tienen que ver con lo que hace cada organización. La SBA otorga préstamos, por lo que los ingresos son una consideración importante.
Pero la ACA no se trata de préstamos: se trata de seguros médicos y de exigir el tamaño que debe tener una empresa antes de que se le exija brindar beneficios.
Finalmente, el IRS se ocupa de recaudar dinero. Por eso les preocupa menos el tamaño del negocio. Más bien, están más preocupados por cómo está estructurado.
Las pequeñas empresas generalmente NO son corporaciones C
Para explicar un poco más la última parte, muchas pequeñas empresas están organizadas como una corporación S. Esto permite al dueño de la empresa ponerse en nómina. Luego pueden hacer que el resto de sus ganancias pasen a su declaración del impuesto sobre la renta personal como ganancia. Evitar los impuestos FICA del 15% que los empleadores (e incluso los dueños únicos) deben pagar.
Una corporación C se diferencia en que la empresa terminará presentando una declaración de impuestos por separado. Además, una corporación C puede vender acciones en un mercado público como la Bolsa de Nueva York. Dicho esto, una corporación C es lo que comúnmente llamamos una gran empresa, no una pequeña empresa. Si su pequeña empresa ha llegado al punto de necesitar recaudar más capital vendiendo acciones, felicidades: ha llegado a la gran cima.
Por supuesto, algunos dueños de pequeñas empresas no están estructurados como S-corp. Incluso podría ser una persona con un kiosco en un centro comercial (vendiendo bienes) o haciendo declaraciones de impuestos (vendiendo servicios). Para los efectos de nuestra discusión sobre los pagos de pequeñas empresas, le dejaremos a usted (el lector) juzgar si el término “dueño de pequeña empresa” se aplica o no a usted.
La importancia de ser dueño de pequeñas empresas en Puerto Rico
Durante años, “Main Street” ha sido el corazón económico y cultural de Estados Unidos. Antes de la pandemia de Covid, había más de 31 millones de pequeñas empresas en Estados Unidos, representando el 99.9% del panorama de propiedad de empresas nacionales.
¿La pandemia de Covid cambió el panorama de las pequeñas empresas? Ciertamente. Aunque, sobre el papel, pueda parecer que no. En 2022, había más de 33 millones de pequeñas empresas en Estados Unidos. Lo que significa que la pandemia de Covid vio el crecimiento de la propiedad de pequeñas empresas, por más de dos millones de nuevas organizaciones.
Pero como probablemente sepas por experiencia propia, hay más que eso. Según un informe de una mesa redonda sobre pequeñas empresas citado por CBS, hasta el 22% de las pequeñas empresas cerraron sus puertas en febrero de 2021. No parece exagerado decir que casi todos salieron de la pandemia con una historia triste sobre un favorito.
Como puede ver, más allá de la necesidad habitual de conciliar diferentes encuestas, podría haber algunos cambios significativos en el método de ingreso de datos (por ejemplo, qué califica a una pequeña empresa).
Para hacer que las cosas parezcan más color de rosa de lo que son, el periodismo de investigación sobre sistemas de pago para propietarios de pequeñas empresas, está más allá del alcance de este artículo.
Covid cambió la forma en que hacemos negocios en Puerto Rico y cómo las pequeñas empresas aceptan pagos
Basta decir que Covid cambió la forma en que hacemos negocios. Como cualquier otra crisis, los dueños de negocios que respondieron de manera proactiva tuvieron más posibilidades de mantener sus puertas abiertas. La recogida en la acera, la entrega y los pagos sin contacto se convirtieron en algunas características distintivas del nuevo panorama B2C en la era de la pandemia. Y en términos de servicios de pago para pequeñas empresas, eso significó nuevas tecnologías y nuevas modalidades.
Las grandes corporaciones estaban preparadas para realizar este tipo de cambios. Podrían aprovechar enormes cantidades de efectivo u obtener financiación para forjar nuevas asociaciones o podrían realizar revisiones internas de los sistemas heredados y los paradigmas de ventas.
Esto, a su vez, cambió la forma en que los consumidores ven la experiencia de compra. Por ejemplo, incluso en 2022, el 66% de los millennials prefirieron hacer la compra en línea y que esta se le entregará director a su carro como medio para realizar una compra.
¿Y qué pasa con los dueños de pequeñas empresas? En la actualidad, alrededor del 93% de los dueños de pequeñas empresas utilizan al menos una plataforma tecnológica para gestionar su negocio. Esto está muy lejos de los días de los cines y mantecados en Plaza.
Han pasado aproximadamente 100 años desde el apogeo de la atmósfera de una calle principal que ahora solo se puede encontrar en Disney, pero, en los últimos tres años, el uso de la tecnología se ha acelerado como una necesidad de los tiempos a través de la demanda de los consumidores.
Y una vez más, una parte importante de ese cambio tecnológico involucra soluciones de pago.
¿Quiénes son propietarios de pequeñas empresas?
Curiosamente, más de la mitad de los dueños de pequeñas empresas tienen 55 años o más, un significativo 9% de ellos son veteranos. Sugerir que la propiedad empresarial exitosa es algo que (la mayoría de las veces) acompaña a la experiencia de vida, ya sea debido al curso natural de la vida o acelerada por el servicio militar.
Se necesita un tipo único de persona motivada para administrar una pequeña empresa. Alrededor del 18% de las pequeñas empresas cerrarán después de un año, el 50% sobrevive cinco años y sólo el 35% sobrevive diez. Como se mencionó, administrar un negocio es un proceso complejo que implica muchos malabarismos, pensar con rapidez y comandar el barco a través de tormentas periódicas.
Como se puede imaginar, el territorio más grande para las pequeñas empresas es el de alimentos y bebidas. Con el 12% de esa industria compuesta por pequeñas empresas. Los servicios minoristas y empresariales le siguen con un 11%. Seguido de salud, belleza y fitness con un 9%. Finalmente, los servicios residenciales y comerciales con un 7%.
Un resultado interesante de este hallazgo en particular es que los dueños de pequeñas empresas seguirán necesitando soluciones para los pagos en persona. Como sistemas POS, además de pasarelas de pago online.
Los problemas complejos requieren soluciones simples
Esta complejidad del procesamiento de pagos (por ejemplo, hacer malabarismos con múltiples soluciones) es típica de los negocios actuales. Las cadenas de suministro son más complicadas que nunca y hay más competencia que nunca. No sólo por la fidelidad del consumidor sino incluso por la atención del consumidor.
Y para colmo, hay docenas, si no cientos, de opciones de software para todo, desde la gestión de inventario hasta la nómina. Creando miles, sino decenas de miles, de permutaciones, combinaciones e integraciones.
Pero los dueños de negocios (como se ve) que logran triunfar a largo plazo saben cuándo subcontratar y delegar. Alrededor del 37% de los propietarios de pequeñas empresas están muy contentos, el 35% algo satisfechos y sólo el 4% no están contentos.
Los dueños de pequeñas empresas suelen amar lo que hacen y trabajan duro. Pero saben cuándo contratar a alguien o algo que pueda realizar mejor una tarea concreta. Y una vez más, eso incluye encontrar la cuenta comercial adecuada.
Ningún dueño de una empresa quiere hacer sus recursos humanos, nóminas y contabilidad con papel y lápiz (aunque tal vez algunos sí lo hagan, para ser justos). Y la mayoría de los dueños de negocios que han encontrado un software de inventario confiable han cambiado a la gestión de inventario basada en aplicaciones, en lugar de pegar los recibos en un tablón de anuncios. Lo mismo ocurre con el mundo de los lectores de tarjetas y las tarifas de transacción. ¡Deje que alguien más se encargue de este dolor de cabeza multifacético!
Ahora veamos el panorama de los sistemas de pago para una pequeña empresa.
Sistemas POS en Puerto Rico
Érase una vez, los comerciantes recogían tarjetas de crédito y frotaban los números grabados en papel carbón para realizar un cargo al final del día. Por más artísticos que fueran esos momentos, las compañías de tarjetas hace mucho que dejaron atrás su historia.
De hecho, para 2033, Mastercard (y probablemente Visa) habrán eliminado totalmente las tiras magnéticas. Tanto es así que ni siquiera los encontrarás en Disney. Dicho esto, su sistema de punto de venta deberá tener un lector de chips y probablemente también uno sin contacto.
Probablemente ya sepas qué es un POS, a menos que seas uno de esos comerciantes que todavía coleccionan números en relieve. Este es un dispositivo que puede o no estar integrado en su caja registradora. Que puede recopilar datos de tarjetas de débito y crédito de transacciones en persona.
Estos datos se envían a través de una red de tarjetas: Visa, Mastercard, Discover o American Express. Y, en última instancia, facilita la transferencia de dinero desde la cuenta corriente o la línea de crédito de un cliente a su cuenta mercantil.
¿Cuánto cuesta un sistema POS?
Los sistemas POS actuales tienen características adicionales que pueden ayudar a su negocio. Esto puede incluir software para ayudar a administrar su inventario, realizar un seguimiento de los precios y evaluar el comportamiento del consumidor. Por ejemplo, puede determinar el tamaño promedio de las ventas, en qué momentos del día se registran más ventas e incluso qué tipos de artículos los clientes suelen comprar juntos. Datos como este pueden ayudarle a organizar el flujo de la tienda e informar sus patrones de compra para maximizar las ganancias.
¿Pero cuál es el costo de todo esto? Una caja registradora POS completa puede costar hasta $1200 por unidad. Eso es de su bolsillo, por supuesto. Lo cual es una consideración relevante, porque también puedes encontrar un procesador de pagos que te permitirá alquilar o arrendar el sistema POS.
En el panorama de pagos que cambia rápidamente en el que desaparecen las bandas magnéticas, las inserciones de chips y los pagos sin contacto, probablemente sea una buena idea dejar que otra persona sea dueña del hardware y le dé servicio.
Si ya tiene sistemas POS y terminales, pero no aceptan pagos sin contacto (y especialmente si no aceptan pagos con chip (EMV)), necesitará actualizar su hardware para evitar que desaparezca gradualmente.
A largo plazo, todas las opciones de pago avanzan hacia un futuro extraño (utópico o distópico, dependiendo de con quién lo estés discutiendo). Donde la gente mueve sus manos con microchip sobre un POS para realizar pagos. Y si cree que es una evaluación hiperbólica, coméntala con la gente de Wallet Mor.
La importancia de los pagos sin contacto
Pero incluso antes de que alcancemos ese futuro revelador o similar a Star Trek, los sistemas POS deberán actualizarse para aceptar pagos sin contacto mediante tarjeta o dispositivo móvil. Los banqueros dicen que el gasto sin contacto aumentó un 50% entre 2021 y 2022. Específicamente, un 38% más en comestibles, un 54% en productos básicos para el hogar, un 98% en electrónica, y el 77% en muebles.
Por qué algunas empresas gastan más en tecnología sin contacto que otras podría generar una tesis interesante. Comprar productos electrónicos parece un poco más tecnológico que la leche, el pan y los huevos, lo que tal vez impulse a los consumidores a explorar nuevas fronteras.
Pero nuevamente, dicho análisis está más allá del alcance de este artículo. Si acepta tarjetas de crédito, es más probable que su empresa (actualmente) necesite o no pagos sin contacto. Pero con la desaparición de las bandas magnéticas y el aumento de las preferencias de los consumidores por los pagos sin contacto, este es un tren al que tendrás que subirte si quieres llegar a la calle principal del futuro.
La comodidad encabeza la lista en términos de razones de los consumidores para adoptar pagos sin contacto. Casi el 48% de los encuestados valoró el hecho de que los pagos sin contacto sean casi diez veces más rápidos que otros métodos de pago (en particular, el deslizamiento o el chip). Y a pesar de que los mandatos de uso de mascarillas y las cuarentenas han desaparecido (en su mayoría), alrededor del 36% de los consumidores todavía aprecian los pagos sin contacto por consideraciones de salud y seguridad.
Plataforma de pago en línea
Las plataformas de pago en línea son una necesidad obvia si su negocio es exclusivamente de comercio electrónico. Pero incluso para las empresas físicas, una tienda en línea puede complementar sus ingresos minoristas en persona.
Por ejemplo, durante los momentos en que su tienda está cerrada, las personas pueden realizar pedidos en línea. Si no pueden entrar a su tienda por cualquier motivo, también pueden conservar su negocio sin que compren en grandes empresas como Amazon o Walmart.
Esto es especialmente cierto si tiene un restaurante. Una plataforma de pago en línea brinda a los clientes la oportunidad de cenar con usted incluso si no pueden salir. Digamos, por ejemplo, que eres una pequeña pizzería boutique que ofrece entrega a domicilio. Una plataforma de pago en línea puede marcar la diferencia entre un cliente que le realiza un pedido a usted y un pedido a una gran empresa como Dominos.
Tenga cuidado con los agregadores de plataformas de pago
Configurar una pasarela de pago en línea no es tan fácil como usar Shopify Payments o PayPal. Para empezar, estos procesadores de pagos son en realidad agregadores de pagos. Esto significa que reúnen una gran cantidad de comerciantes con su propia identificación de comerciante. Si bien esto puede agilizar el proceso de aprobación y configuración en algunos aspectos, también puede tener sus desventajas.
Si tienes algún problema, te dejarán como a un pastel caliente. Unas cuantas devoluciones de cargo más de lo habitual, una compra fraudulenta única o incluso una transacción legítima muy por encima del monto promedio de la transacción pueden congelar o cancelar su cuenta. Y como no tendrá un administrador de cuentas personalizado, puede llevar mucho más tiempo del que le gustaría resolver el problema para poder volver a trabajar.
La solución a estos problemas es trabajar con un procesador de pagos que pueda indicarle la hora del día. Esto significa un administrador de cuentas dedicado que actuará como persona clave para la resolución de problemas. También significa una estructura de pagos y tarifas más flexible que se adapta a su negocio. En lugar de tener que adoptar las políticas de una gran empresa como PayPal o Square (el Mago de Oz detrás de Shopify Payments).
Códigos QR
Un código QR es esencialmente un pequeño tablero de ajedrez de cuadrados blancos y negros que se puede escanear con un teléfono. Lo que luego dirigirá el escáner a un sitio web. Si el objetivo final de dirigir el escáner a este sitio web es cobrar un pago, serán recibidos por una pasarela de pago.
Los códigos QR se utilizan cada vez más en los restaurantes para agilizar el servicio, especialmente la rotación de mesas. Realizar pedidos y tabular la factura final se convierte en una actividad simultánea que no requiere que un mesero lleve una tarjeta plástica a un terminal en la parte trasera y sume el cheque final.
En un entorno de ritmo rápido como un restaurante, donde los clientes experimentan una combinación de bienes (comida) y servicio (ser atendidos) y necesitan un espacio para hacerlo, los códigos QR pueden cambiar el juego.
Quizás es por eso que del millón de restaurantes en los Estados Unidos, alrededor del 52% ha pasado a utilizar códigos QR para recolectar pedidos. O al menos tenerlos incorporados a los posibles métodos de recogida de pedidos y tramitación de pagos.
Lo que los dueños de negocios deben saber es que, por el momento, los códigos QR se procesan como una transacción sin tarjeta presente. Porque esencialmente se lleva al cliente a una pasarela de pago en línea. Tal como lo harían si estuvieran comprando en casa. Como las compras en línea conllevan un mayor riesgo de fraude, estas compras tendrán tarifas de procesamiento más altas.
Ésa es una compensación que podría estar dispuesto a hacer si los códigos QR pueden acelerar la velocidad del servicio y/o matar dos pájaros de un tiro. Como lo hacen en la restauración, donde facilitan el pago y la recogida de pedidos al mismo tiempo.
Otra consolidación es el beneficio de los códigos QR para tiendas emergentes o tiendas satélite. No necesita ningún hardware para un código QR. Lo que lo hace muy útil para facilitar la instalación de un stand o kiosco sin complicaciones. Sin necesidad de electricidad, baterías o incluso un teléfono cargado
Pagos móviles
Los pagos móviles son otro modelo de pago que querrás adaptar. Estos pagos se facilitan mediante teléfonos móviles y, a menudo, mediante las denominadas carteras móviles que almacenan información cifrada de la tarjeta.
Los consumidores aprecian la conveniencia de los pagos sin contacto. Algunos de ellos aprecian aún más la conveniencia de los pagos telefónicos sin contacto. Porque ni siquiera tienen que sacar una tarjeta de crédito.
Tener el hardware adecuado para aceptar carteras móviles como ApplePay y GooglePay puede hacer que la experiencia del cliente sea más fluida. Especialmente para el 32% de los consumidores encuestados que dijeron que les gustaría pagar todo con su teléfono móvil. Para ser justos, la misma encuesta encontró que el 24% nunca quiere pagar nada con su teléfono.
Un importante 15% de los consumidores dijo que quería pagar sus compras diarias con sus teléfonos. Una estadística que probablemente aumentará con el paso del tiempo. Las investigaciones realizadas han dado como resultado estimaciones de que para 2026, el 60% de la población mundial, o 5.600 millones de personas, utilizarán carteras móviles. Para poner las cosas en perspectiva, la población total del planeta Tierra era de 5 mil millones en 1987.
Conclusión de los sistemas de pago para pequeñas empresas
Si es dueño de una pequeña empresa, probablemente se dio cuenta hace mucho tiempo de que aceptar efectivo, cheques y tarjetas significaba más negocios. Aunque los cheques definitivamente ya no están disponibles y el efectivo también podría desaparecer pronto, todavía tienes que ofrecer varios métodos de pago diferentes. Es decir, chip, sin contacto e incluso móvil (para transacciones en persona), pasarelas de pago en línea y quizás códigos QR. Dependiendo de la naturaleza de su negocio.
Trabajar con un procesador de pagos que pueda atender todas estas modalidades y que le brinde atención dedicada con la administración de cuentas son las piezas de un sistema de procesamiento de pagos que su negocio necesita para prosperar.
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