Las cuentas comerciales de atención médica permiten que los consultorios médicos y otras empresas relacionadas con la medicina acepten tarjetas de crédito y otros pagos digitales.
Pero a diferencia de muchos establecimientos minoristas, la atención médica enfrenta desafíos específicos al aceptar pagos que muchas otras industrias no tienen, incluyendo diferentes formas para que los pacientes paguen una factura o problemas de cumplimiento de HIPAA.
A continuación, repasaremos los pasos necesarios para abrir una cuenta comercial de atención médica y las formas de elegir el mejor procesamiento de tarjetas de crédito para consultorios médicos.
¿Qué hace que las cuentas comerciales de atención médica sean diferentes en Puerto Rico?
Cuando la mayoría de los dueños de pequeñas empresas piensan en el procesamiento de tarjetas de crédito o débito, normalmente piensan en un establecimiento minorista o en una tienda de compras en línea. Por lo general, se trata de situaciones sencillas en las que las empresas aceptan pagos únicos por diversos bienes o servicios en un punto de venta o durante un pago en línea.
Sin embargo, este escenario más simplificado para el procesamiento de pagos no encaja bien con los comerciantes de atención médica y el procesamiento de tarjetas de crédito médicas. Los proveedores de atención médica tienen diferentes necesidades de procesamiento de pagos más allá de lo que requieren la mayoría de los minoristas o empresas de comercio electrónico.
A continuación, describiremos algunas diferencias clave que los comerciantes de atención médica deben tener en cuenta al elegir el procesamiento de tarjetas de crédito para sus consultorios médicos.
Seguridad y cumplimiento
Todos los comerciantes deben ser conscientes del cumplimiento de los estándares de la industria de tarjetas de crédito para la protección de datos de los clientes. Se trata del PCI DSS (Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago). Las PCI DSS son pautas, protocolos y mejores prácticas que todos los comerciantes deben seguir para mantener sus cuentas comerciales.
Sin embargo, los comerciantes de atención médica tienen que ir más allá. Al tratar con información de pacientes, incluidos algunos datos de pago, los comerciantes de atención médica también deben cumplir con las regulaciones federales HIPAA.
A diferencia de los estándares PCI DSS, que son adoptados por la industria, HIPAA es una regulación federal y puede conllevar multas y sanciones severas si se infringe.
La seguridad y el procesamiento de pagos compatible con HIPAA deben ser una de las principales preocupaciones de los proveedores de atención médica que buscan un servicio de procesamiento de tarjetas de crédito.
Las cuentas de comerciantes pueden ser un sector al que apuntan los ciberdelincuentes. Sin embargo, con un proveedor de atención médica, una violación de datos significa que la información de pago y los datos del paciente pueden verse comprometidos.
Diferentes métodos de procesamiento en Puerto Rico
Otra área del procesamiento de pagos que es diferente para los proveedores de atención médica son los métodos de procesamiento que deben estar disponibles.
A diferencia de los minoristas, que en su mayoría realizan compras únicas o tal vez membresías, los proveedores de atención médica generalmente necesitan aceptar una variedad de métodos de pago. A veces del mismo cliente y por la misma factura.
Algunas partes de una factura de atención médica se pueden pagar con tarjeta de crédito o débito, para cubrir el copago, por ejemplo. Otras veces, ese cliente puede tener saldos por pagar. Estos saldos podrán pagarse de una sola vez o en cuotas. Es posible que un cliente quiera pagar ese saldo con un cheque. En este caso, los proveedores de atención médica deben tener las soluciones de pago integradas adecuadas para aceptar cheques electrónicos en su procesamiento de facturación.
Algunos servicios prepagos o financieros, como los servicios comerciales de Care Credit, requieren implementar su software patentado con el resto de su software de facturación.
Estos son solo algunos ejemplos. Sin embargo, los proveedores de atención médica casi siempre tienen un entorno de facturación más complejo que las tiendas minoristas o las empresas de comercio electrónico. Debido a esto, al buscar una cuenta de comerciante, es importante asegurarse de poder implementar fácilmente todas estas funciones.
Opciones de cartera digital
Las carteras digitales o las soluciones de pago móvil como Apple Pay y Google Pay están ganando popularidad. Tanto es así que algunos clientes ni siquiera llevan consigo sus tarjetas de crédito o débito físicas cuando visitan una tienda o un proveedor de atención médica. Puede agregar fácilmente estas soluciones POS que cumplen con HIPAA a su sistema de facturación existente y al flujo de trabajo de procesamiento de tarjetas de crédito para atención médica.
El procesamiento de estas nuevas carteras digitales sin contacto brinda la mejor experiencia para el paciente. Un procesador de pagos competente puede brindar estas soluciones y ayudarlo a integrarlas en su flujo de trabajo de facturación.
Tarifas de procesamiento de cuentas comerciales de atención médica en Puerto Rico
Los montos promedio de las transacciones de atención médica pueden ser más altos que en otras industrias, según el tipo de servicios ofrecidos. Dado que los procesadores suelen cobrar tarifas de procesamiento a los comerciantes como un porcentaje de la transacción total, esto puede reducir significativamente los ingresos si las tarifas de procesamiento son demasiado altas.
Todo el procesamiento implicará tarifas de transacción. Pero también existen tarifas asociadas con el mantenimiento de su cuenta comercial, devoluciones de cargo, disputas y otras tarifas.
La cuenta comercial perfecta para un proveedor de atención médica será aquella que tenga las mejores tarifas posibles y una estructura de tarifas claramente definida. De esta manera, nunca habrá sorpresas en tu extracto mensual.
En una sección posterior, repasamos las estructuras de tarifas con más detalle para ayudarle a comprender este tema, a veces complicado, y cómo se relaciona con los comerciantes de atención médica.
Atención al cliente que comprende su industria
Con respecto al procesamiento de pagos y la elección de una cuenta comercial, la atención al cliente debe ser una de las consideraciones clave, especialmente en el caso de las empresas de procesamiento de tarjetas de crédito para atención médica.
Cuando todo funciona correctamente, el procesamiento de pagos parece casi transparente. Pero cuando surge un problema, las operaciones de su oficina pueden suspenderse rápidamente.
El servicio de atención al cliente de su procesador de pagos debe estar familiarizado con la industria de la salud y su flujo de trabajo de facturación específico. De lo contrario, su asistencia puede resultar insuficiente y no resolver adecuadamente su problema ni responder a sus preguntas.
Otra área a considerar es si su cuenta comercial incluye atención al cliente interna o si la subcontratan a otras empresas o incluso a otros países.
En un entorno de atención médica donde la seguridad debe ser una prioridad máxima, es demasiado arriesgado compartir información confidencial con un servicio de atención al cliente subcontratado.
Las empresas de pagos de atención médica de buena reputación tendrán su propio soporte interno para problemas de facturación y expertos técnicos para ayudar a resolver cualquier problema relacionado con la tecnología que pueda tener.
Pasos para abrir una cuenta comercial de atención médica en Puerto Rico
Antes de buscar una cuenta de comerciante, es una buena idea comprender los componentes involucrados y cómo funciona el proceso general. Como resultado, podrá hacer las preguntas correctas y tomar la decisión más informada sobre las soluciones de pago de atención médica.
El procesador de pagos
Trabajará con un procesador de pagos para obtener una cuenta comercial para su práctica médica. Un procesador de pagos es la empresa a la que se postula y le otorgará una cuenta de comerciante.
El procesador de pagos, a veces llamado banco adquirente, será su principal punto de contacto una vez que la cuenta comercial esté configurada y esté procesando los pagos. Cualquier pregunta sobre su estado de cuenta, tarifas o problemas técnicos probablemente pasará primero por su procesador de pagos.
La elección del procesador de pagos es una de las decisiones más importantes al elegir una cuenta comercial para el procesamiento de tarjetas de crédito médicas. Tenga en cuenta que, aunque una cuenta de comerciante puede tener una excelente estructura de tarifas u otras características únicas, si proviene de un procesador de pagos con un servicio deficiente, no es una buena opción.
También debe considerar el procesamiento de tarjetas de crédito compatible con HIPAA cuando busque posibles procesadores de pagos de atención médica.
Agregadores de comerciantes frente a proveedores de comerciantes
Un procesador de pagos que ofrece cuentas comerciales individuales es un proveedor de cuentas comerciales. Por lo tanto, su cuenta mercantil sería únicamente para su negocio médico y usted tendrá control total sobre ella.
Las cuentas comerciales individualizadas son el método preferido para casi todos los consultorios médicos, ya que ofrecen la mayor seguridad para su negocio y sus datos. Es probable que también pague tarifas significativamente más bajas cuando tenga su propia cuenta comercial a través de un proveedor comercial.
Los agregadores de comerciantes ofrecen otro tipo de cuenta de comerciante. A veces también se les conoce como empresas de procesamiento de tarjetas de crédito de terceros. Estos servicios registran a cada comerciante o consultorio médico bajo una única cuenta o identificación de comerciante.
Básicamente, cada cuenta de comerciante comparte el mismo procesamiento. Facilita el proceso de solicitud para los comerciantes. A menudo, la aprobación puede tardar un día o incluso menos en algunos casos, y se necesita una información mínima.
La desventaja, sin embargo, es bastante significativa. Dado que se trata esencialmente de cuentas compartidas, usted tiene mucho menos control sobre los aspectos individuales de su procesamiento de pagos.
También significa que su riesgo se comparte con todos los demás comerciantes que utilizan ese servicio. Las cuentas unidas benefician al servicio de agregación de comerciantes, pero significa que la mayoría de los comerciantes bajo el sistema pagan tarifas más altas para subsidiar a los comerciantes de mayor riesgo que comparten el sistema.
Los agregadores de comerciantes son relativamente comunes en el procesamiento de pagos minoristas para restaurantes y campos relacionados con el comercio electrónico. Sin embargo, existen algunos en los servicios de pago de atención médica, por lo que es importante comprender esta distinción al buscar una cuenta comercial.
Para casi todos los consultorios médicos que buscan servicios comerciales de atención médica, obtener su propia cuenta comercial individualizada a través de un proveedor de cuentas comerciales y un procesador de pagos tiene mucho más sentido técnico y financiero.
Via de pago
Su cuenta comercial de atención médica también incluirá acceso a la plataforma de pago. La plataforma de pago conecta su empresa, el procesador de pagos y las diferentes entidades involucradas en el procesamiento de una transacción de crédito o débito.
Hay varias plataformas de pago disponibles y un procesador de pagos acreditado debe ofrecer varias opciones diferentes para adaptarse mejor a las necesidades de su centro médico.
Las plataformas de pago están integradas en el software de su oficina y otros aspectos de su práctica, por lo que su plataforma de pago es un área importante a considerar. Suponga que ya está utilizando una solución de software específica para ejecutar su práctica. En ese caso, debes compartirlo con tu proveedor de pagos para asegurarte de que la plataforma de pago sea compatible y pueda integrarse fácilmente.
La plataforma de pago también puede proporcionar herramientas poderosas para ayudar a su práctica a lidiar con la detección de fraude o el almacenamiento de datos de los clientes. El uso completo de estas opciones puede ayudar a su práctica médica a ahorrar una cantidad sustancial de dinero mediante tarifas reducidas y requisitos de seguridad más bajos si la plataforma de pago almacena datos.
Si no está seguro de cómo implementar cualquiera de estas funciones de ahorro de costos, comuníquese con su procesador de pagos o con ECS Payments para hablar con uno de nuestros expertos en procesamiento de pagos médicos.
Solicitud de una cuenta comercial de atención médica en Puerto Rico
La solicitud para un comerciante es relativamente sencilla. En la mayoría de los casos, una vez que un comerciante completa sus formularios y proporciona sus documentos, los proveedores pueden completar su revisión en unos días una vez enviada su información. Cada caso puede ser diferente, pero a continuación se encuentra la información estándar que necesitarán la mayoría de los procesadores de pagos.
Información de negocios
La información comercial incluirá la información de registro de su entidad comercial, como su LLC o artículos de incorporación. Es posible que también deba proporcionar otra información básica, como la dirección, el nombre y el número de teléfono de su empresa.
Información bancaria
Necesitará una cuenta bancaria comercial a nombre de la práctica que solicita la cuenta mercantil. Luego, su procesador de pagos deberá verificar la cuenta bancaria. La verificación suele ser un proceso instantáneo si el procesador de pagos utiliza la verificación bancaria instantánea (IBV). Con IBV, se inicia la sesión en una aplicación de terceros que verifica los detalles de su cuenta y luego el proceso se completa en la mayoría de los casos.
Si el procesador de pagos no utiliza IBV, es posible que deba enviar otra información, como copias de estados de cuenta o un cheque anulado.
Historia financiera personal y empresarial
Es probable que también deba enviar información anterior sobre su negocio médico si ya es un negocio establecido. Si está abriendo una nueva práctica, los proveedores utilizarán su historial crediticio personal.
La mayoría de los procesadores de pagos buscarán problemas crediticios anteriores, quiebras o si una empresa ha tenido cuentas comerciales anteriores que se cerraron por algún motivo. Si ninguno de estos problemas existe en su historial financiero pasado, entonces no debería haber ningún problema con este proceso.
Incluso si ha tenido problemas con el crédito o con un negocio anterior, la mayoría de los procesadores de pagos generalmente aún podrán trabajar con usted para proporcionarle una cuenta comercial.
En estos casos, probablemente tendrán que cobrar tarifas ligeramente más altas debido al riesgo que implica. También pueden solicitarle que establezca una reserva móvil para su práctica. Una reserva móvil mantiene un porcentaje determinado de cada transacción en una cuenta separada. El dinero se retiene durante un período específico para cubrir cualquier devolución, contracargo o fraude que pueda ocurrir.
Después de un período de buena reputación, la reserva móvil puede reducirse o eliminarse por completo según las circunstancias.
Procesamiento de volúmenes y extractos
Si usted es un consultorio médico existente y busca un nuevo proveedor de cuentas comerciales, el proveedor potencial querrá ver sus estados de cuenta anteriores y sus índices de contracargos. Los estados financieros anteriores ayudan a determinar sus volúmenes de procesamiento promedio. Su volumen de procesamiento promedio puede ser su transacción total mensual y el monto promedio de su transacción. Su índice de devolución de cargo puede evaluar su riesgo y brindarle la mejor estructura de precios posible.
Los proveedores de pagos pueden ofrecerle la estructura de tarifas más competitiva y precisa sabiendo todo lo posible sobre el procesamiento de pagos de su negocio médico.
Deberá estimar estas cantidades si tiene una nueva empresa médica o abre una nueva práctica. Un procesador de pagos con experiencia en el campo médico, como ECS Payments, puede ayudarlo a determinar estas estimaciones para obtener la mejor tarifa posible.
Para el procesamiento de pagos, las estimaciones del volumen de transacciones de atención médica pueden ser importantes porque si estos montos se sobreestiman o subestiman, puede resultar en el pago de tarifas más altas de las que pagaría de otra manera. Otra razón más por la que las empresas médicas deberían asociarse con un procesador de pagos confiable que comprenda la industria de la salud.
Integraciones de procesamiento de pagos de cuentas comerciales de atención médica en Puerto Rico
Las empresas de atención médica a menudo requieren soluciones de facturación sólidas que deben integrarse en su procesamiento de pagos. Por ejemplo, enviar facturas impagas directamente a los pacientes por correo electrónico con un enlace para completar un pago total o parcial, según el acuerdo.
Algunos de estos acuerdos también incluyen facturación periódica o recurrente para pagar los servicios a plazos.
Estos pagos en línea que cumplen con HIPAA se conocen como pagos integrados y pagos recurrentes. Ambos pueden lograrse utilizando muchas de las herramientas incluidas con el acceso a su plataforma de pago. Su plataforma de pago también puede integrarse aún más en su software de facturación o solución de gestión de consultas para que los miembros del personal puedan enviar estas solicitudes de facturación directamente desde el software.
Terminales virtuales
Otra opción de procesamiento de pagos de pacientes que muchas empresas de atención médica necesitan se conoce como terminal virtual. Un terminal virtual es una versión de software de un lector de tarjetas típico que vería en la caja de una tienda minorista.
Los terminales virtuales permiten al personal de recepción aceptar pagos por teléfono cuando la tarjeta no está presente. Algunos pacientes en ciertos entornos de atención médica pueden sentirse incómodos al usar una computadora para realizar sus pagos en línea. Para estos pacientes, ofrecer la posibilidad de pagar por teléfono es una opción perfecta.
Al seleccionar una cuenta comercial de atención médica y una plataforma de pago de atención médica, asegúrese de que ofrezca soporte de terminal virtual con las funciones que necesitará para sus transacciones telefónicas.
Tarifas de cuentas comerciales de atención médica
Al abrir una cuenta comercial de atención médica, desea conocer todas las tarifas y los diferentes modelos de precios que pueden usarse para diversos servicios comerciales médicos.
Podemos dividir las tarifas generales en dos categorías principales. Primero tendrá sus tarifas de procesamiento. Estas tarifas generalmente se cobran por transacción y se componen de lo siguiente.
Tarifa de intercambio
La tarifa de intercambio se aplica a todo el procesamiento de tarjetas de crédito y débito y constituye la mayor parte de la tarifa total de transacción. La tarifa cubre el coste de uso de las redes de tarjetas, que puede variar según la tarjeta que utilice el cliente.
Cada compañía de tarjetas puede tener una tarifa de intercambio diferente. Por ejemplo, American Express generalmente tiene la tarifa de intercambio más alta y Visa tiende a ser la más baja.
Tarifa de evaluación
Las redes de tarjetas cobran una tasa de evaluación inferior a un punto porcentual. La tarifa varía ligeramente según la compañía de tarjetas de crédito y débito.
Tarifa del procesador de pagos
El procesador que le otorga una cuenta comercial también incluye una pequeña tarifa por cada transacción. Estas tarifas cubren los costos de mantener su parte de la red de tarjetas de crédito y pagar la prevención de fraude y otros servicios brindados a los comerciantes.
Estructuras de precios de tarifas comerciales en Puerto Rico
Los procesadores de pagos ofrecerán una de las siguientes tres estructuras de precios. Cada uno tiene sus distintos beneficios y desventajas, por lo que es importante encontrar la estructura de precios adecuada para su negocio de atención médica específico.
Precios diferenciados
Los precios escalonados configuran varios niveles de precios según el tipo de tarjeta de crédito en la transacción. Los diferentes niveles son generalmente:
- Tarjetas calificadas (tarjetas sin programa de recompensas)
- Tarjetas de calificación media (Tarjetas con programas de recompensas)
- No calificados (Tarjetas con generosos programas de recompensas, como tarjetas corporativas)
Las tarifas más altas en este sistema de niveles se aplicarán a las tarjetas no calificadas, mientras que las tarifas más bajas se aplicarán a las tarjetas calificadas.
Los precios escalonados son mejores para las empresas que tienen datos de ventas detallados. Estos datos pueden ayudar a negociar las mejores tarifas para cada nivel. Para la mayoría de las empresas más pequeñas, como los consultorios médicos, los precios escalonados generalmente tendrán tarifas más altas.
Precios de Interchange-Plus
El modelo de precios de intercambio plus a menudo proporcionará las tarifas más bajas para la mayoría de las empresas o consultorios médicos.
Con los precios de intercambio plus, cada transacción tiene un margen predeterminado por encima del tipo de intercambio estándar.
La tasa de intercambio puede cambiar según el tipo de tarjeta, como Visa o Mastercard, o si es una tarjeta calificada o no calificada. Luego, se aplica una tarifa adicional además de la tarifa de intercambio para esa transacción específica con tarjeta.
El precio de intercambio plus puede generar tarifas más bajas. Sin embargo, tiene el inconveniente de ser inconsistente ya que la tarifa depende de diferentes tipos de tarjetas. Para la mayoría de las empresas de atención médica, la compensación vale la pena.
Tarifa fija: Precios combinados
A menudo verá una estructura de tarifas fijas con los proveedores de cuentas comerciales agregados que mencionamos anteriormente en el artículo. Con esta estructura de precios, los comerciantes pagan una tarifa fija más una tarifa por transacción de un monto determinado.
Por ejemplo, puede pagar un 2.5 % en tarifas más una tarifa de $0.10 por transacción.
El beneficio de esta estructura de precios es la coherencia. Los comerciantes siempre conocerán sus gastos generales de procesamiento, lo que les ayudará a fijar mejor sus precios. La desventaja es que esta estructura de precios es generalmente más cara para el comerciante que el intercambio plus.
Si no está seguro de qué estructura de precios se adaptaría mejor a su práctica médica, comuníquese con uno de nuestros expertos en ECS Payments. Podemos ayudarlo a determinar la mejor estructura para usted en función de sus volúmenes de procesamiento y tipos de transacciones típicas.
Otras tarifas estándar
La mayoría de las cuentas comerciales de atención médica también tendrán una tarifa mensual. Las tarifas mensuales generalmente se componen de la tarifa de acceso a la plataforma de pago, que oscila entre $25 y $35 por mes y no cambia según el procesamiento.
Aparte de eso, existen tarifas situacionales, como las devoluciones de cargo. Estos pueden ser costosos y llevar tiempo resolverlos o disputarlos. Por lo tanto, es mejor resolver primero cualquier problema de pago con el paciente para que no inicie una devolución de cargo.
Las devoluciones de cargo también pueden ser parte de un fraude con tarjetas de crédito. Un tipo de devolución de cargo es el de “fraude amistoso”. Sin embargo, el fraude amistoso no es realmente tan “amigable”. Es cuando un cliente hace un cargo a sabiendas, por ejemplo, por servicios médicos, pero luego afirma que no recibió los servicios o que no estaba satisfecho a pesar de que ese no es el caso.
Su procesador de pagos puede ayudarle a utilizar varias herramientas de plataforma de pago para combatir el fraude e incluso puede tener sus propias herramientas de prevención de fraude que pueda implementar.
Es importante aprovechar estas herramientas para mantener bajos los contracargos y los costos generales al administrar un centro de atención médica.
¿Son las cuentas comerciales de atención médica de alto riesgo?
Mientras busca abrir una cuenta comercial de atención médica, es posible que se haya encontrado con el término “alto riesgo” y no esté seguro de lo que eso significa con respecto al procesamiento de pagos.
A diferencia de los puntajes de crédito, el alto riesgo en el procesamiento de pagos significa que las compañías de tarjetas de crédito han determinado que ciertas industrias corren un mayor riesgo de fraude y devoluciones de cargo. El riesgo está completamente determinado por datos estadísticos a lo largo del tiempo.
Fuera de industrias específicas, ciertos tipos de transacciones se consideran de alto riesgo debido a su monto total o a los servicios prestados.
Varias áreas de la atención medica pueden considerarse de alto riesgo según la situación. Por ejemplo, las consultas de telemedicina pueden tener una alta tasa de devolución de cargo y, en ocasiones, se consideran de alto riesgo.
Además, los pagos médicos son generalmente mucho mayores que las compras típicas, por lo que esto también puede colocarlos en una categoría de alto riesgo.
Las soluciones de pago médico deben considerar esto, lo que significa que usted debe pagar tarifas de transacción más altas que las transacciones minoristas típicas.
Cuando hable con su procesador de pagos, él debe determinar su riesgo en función de su historial de transacciones anteriores y el tipo de negocio de atención médica que ejecuta. A partir de ahí, pueden encontrar la mejor cuenta comercial y estructura de tarifas que se adapten a sus necesidades de procesamiento de tarjetas de crédito HIPAA.
Primeros pasos con una cuenta comercial de atención médica en Puerto Rico
Abrir una cuenta comercial de atención médica es más que simplemente poder aceptar tarjetas de crédito. Se trata de encontrar un socio tecnológico confiable que ayude a que su práctica crezca.
ECS Payments se especializa en procesamiento de alto riesgo y cuentas comerciales médicas o de atención médica. Podemos trabajar con usted para encontrar las soluciones de facturación perfectas para ayudar a su práctica a maximizar la eficiencia y reducir los costos.
Comuníquese con ECS Payments hoy para obtener más información sobre nuestras innovadoras soluciones de facturación de atención médica