Terminales de pago versus sistemas POS en Puerto Rico

Supongamos que recientemente abrió un negocio o está planeando hacerlo. En ese caso, seguramente también habrás buscado soluciones de pago electrónico para poder aceptar tarjetas de crédito y débito. Pero, ¿cuál es la diferencia entre una terminal de pago y un sistema POS? ¿Cuál necesitas?

Al principio, gran parte de esta información parece abrumadora para el dueño de un nuevo negocio que desea aceptar transacciones con tarjeta de crédito de los clientes. Pero es importante comprender todas las funciones disponibles para usted con respecto al procesamiento de pagos.

Existen muchas ventajas operativas y tecnológicas que conllevan las soluciones de pago adecuadas. Las empresas a menudo pueden utilizarlos para ahorrar una cantidad significativa de dinero. No sólo eso, sino que pueden crear eficiencias que faciliten la ampliación y la gestión de su negocio desde el primer día.

Un área en la que esto es cierto es cuando se trata del terminal de pago o el sistema de punto de venta (POS) que elija para su negocio. Los terminales de pago y los sistemas POS son dos formas distintas de aceptar tarjetas de crédito, aunque, en apariencia, pueden parecer muy similares.

En este artículo, explicaremos las diferencias entre terminales de pago y sistemas POS y lo ayudaremos a decidir qué funciones son las adecuadas para su negocio.

Terminal de pago vs. Conceptos básicos del sistema POS en Puerto Rico

Los terminales de pago y los sistemas POS son tipos de hardware de procesamiento de tarjetas de crédito. También existen terminales virtuales que permiten a las empresas realizar transacciones con tarjetas de crédito a través del teléfono, pero se trata de terminales basados en software.

Los terminales de pago y los POS (sistemas de punto de venta) son los dispositivos de hardware físicos que una empresa utiliza para capturar los datos de las tarjetas de crédito de los clientes mediante un deslizamiento, un toque o una inmersión.

POS, en este contexto, se refiere a “punto de venta”. En la industria de procesamiento de tarjetas de crédito, esto se refiere al lugar donde ocurre la transacción o venta real para el cliente. Por lo general, estos son dispositivos ubicados en las áreas de pago, cajas registradoras o en el mostrador de una empresa.

Algunas empresas tienen un componente tanto en línea como minorista. Para estos negocios, el comerciante puede integrar un sistema POS, que funcionará para ambos. Hablaremos de esto más adelante en nuestra discusión sobre las características del sistema POS.

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS es una combinación de hardware y software que funcionan juntos no solo para aceptar pagos de clientes sino también para agilizar las operaciones comerciales y proporcionar funciones adicionales.

Los sistemas POS que necesitan funcionalidad adicional se están volviendo cada vez más populares en restaurantes y otros establecimientos minoristas.

A continuación se detallan algunas características clave que un sistema POS puede ofrecer más allá de las transacciones de pago.

Análisis de ventas

Un sistema POS puede tener software que rastrea varios análisis de ventas y métricas de compras. Los comerciantes pueden incorporarlo a otro software de gestión empresarial, como su software de contabilidad. De hecho, el 86% de los restaurantes utilizan datos de su sistema POS para analizar y diseñar sus descuentos, programas de fidelización y estrategias de marketing. Esta combinación ofrece una forma poderosa para que los dueños de negocios obtengan información sobre sus ventas y el comportamiento de sus clientes.

Seguimiento de empleados en Puerto Rico

Con un software específico, un sistema POS puede hacer que los empleados que usan la estación inicien y cierren sesión a medida que realizan su turno o usan el terminal. Las capacidades de gestión de empleados también incluyen el cronometraje de los empleados, además de sistemas de nómina. Estas funciones de administración pueden optimizar las operaciones comerciales más allá del procesamiento de pagos.

Inventario

Los sistemas POS también pueden realizar un seguimiento del inventario. A medida que se compran artículos, el software POS puede deducirlos del inventario y alertar a los empleados cuando los suministros están bajos. Los sistemas POS también ofrecen lectores de códigos de barras y dispositivos similares utilizados para la gestión de inventario.

Gestión de programas de recompensa

Muchas empresas, incluidas las pequeñas, ejecutan programas de recompensas por fidelidad para sus clientes. Es una excelente manera de generar ventas repetidas y aumentar el valor de por vida de los clientes. Administrarlos puede ser fácil cuando el comerciante los integra en su sistema POS. Los empleados pueden registrar nuevos miembros y ofrecer atención al cliente a los miembros directamente desde el terminal POS en el área de pago.

Flexibilidad del sistema POS en Puerto Rico

Las características enumeradas anteriormente son sólo algunos ejemplos de lo que puede hacer un sistema POS. Además, no todas las empresas deben utilizar todas las funciones. En general, un sistema POS es muy flexible y modular, lo que permite a las empresas crear la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Si necesita ayuda para elegir un sistema POS, comuníquese con ECS Payments. Ofrecemos lo último en hardware y software para sistemas POS. Nuestros expertos pueden ayudarle a diseñar un sistema que se adapte perfectamente a las necesidades de su empresa.

¿Qué es un terminal de pago?

Ahora que hemos revisado los sistemas POS, veremos los terminales de pago en esta sección.

Los terminales de pago son más sencillos en comparación con los sistemas POS. El objetivo principal de un terminal de pago es capturar los datos de la tarjeta del cliente. Varias marcas los ofrecen, como la popular Dejavoo Terminal.

A continuación se detallan algunos de los tipos comunes de terminales de tarjetas de crédito que utilizan los comerciantes.

Lector móvil

Como sugiere el nombre, estos lectores de tarjetas se pueden usar mientras viajan o en un lugar cuando los empleados necesitan moverse por la tienda o sala de exposición y cobrar pagos. Capturan los datos de la tarjeta y luego los transfieren para su procesamiento. Los comerciantes pueden usarlos solos o conectados a un teléfono inteligente o tableta.

Los lectores de tarjetas no tienen características ni funcionalidades adicionales, aunque los comerciantes pueden integrarlos con sistemas de pago más grandes. Pero por sí solos, sirven principalmente para capturar datos de tarjetas cuando se está en movimiento.

Los ejemplos incluyen tiendas temporales o negocios de telefonía móvil, como servicios de reparación de móviles o de cuidado de mascotas.

Lectores de escritorio o de escritorio

Estos son los lectores de tarjetas tradicionales que la mayoría de la gente puede ver en la zona de pago de una pequeña empresa. Por sí solos, estos también capturan datos de la tarjeta y los transmiten para su autorización. Una vez autorizados, los terminales reciben un mensaje de que la transacción fue exitosa.

Los comerciantes también pueden integrar terminales y lectores de tarjetas como estos en un sistema POS complejo. Sin embargo, también pueden funcionar solos si no se requiere ninguna otra funcionalidad. Sin embargo, este tipo de configuración se está volviendo menos popular a medida que más y más empresas se dan cuenta de los beneficios adicionales de los sistemas POS.

Tipos de terminales de pago y lectores en Puerto Rico

Chips EMV

Estos son el estilo más nuevo de lectores de tarjetas. Funcionan con los pequeños chips que se ven en las tarjetas modernas. EMV significa Europay, Mastercard y Visa. Esas empresas crearon la tecnología y los estándares para la tarjeta y los chips.

Los lectores EMV también pueden pasar la tarjeta a través de la banda magnética más antigua. Sin embargo, los procesadores están eliminando esto gradualmente y ya no permiten este tipo de transacciones, según la situación. Un sistema POS todavía utiliza la función de deslizar el dedo para tarjetas de recompensa o ciertas tarjetas de regalo.

Pagos sin contacto en Puerto Rico

Los terminales de pago sin contacto aceptan métodos de pago como Apple Pay, Android Pay y servicios similares. Estos lectores utilizan NFC o tecnología de comunicación de campo cercano para recibir datos de pago desde carteras digitales o tarjetas de crédito sin contacto.

Generalmente un terminal tendrá todos estos. Sin embargo, aún puede obtener terminales sin algunas de estas funciones más nuevas, como la capacidad NFC. A la hora de comprar o alquilar equipos nuevos, lo mejor es hacerse con terminales con funciones más novedosas incluso si aún no las has implementado.

Lectores de tarjetas vs. Sistemas POS

Si bien parece que hacen lo mismo, existen diferencias esenciales entre ellos y son dos partes separadas de un sistema de procesamiento. El lector de tarjetas es un componente modular de un sistema POS más amplio. Es necesario para capturar los datos de la tarjeta.

Pero ese lector de tarjetas también puede ser un terminal independiente y no requiere un sistema POS conectado. El terminal puede procesar pagos por sí solo, aunque con otras funciones limitadas.

Un sistema POS, por el contrario, necesita un lector. El software POS puede realizar muchas tareas diferentes, pero necesita un lector para capturar los datos de la tarjeta.

Los beneficios de un sistema POS en Puerto Rico

A continuación se detallan algunos beneficios de un sistema POS sobre un terminal de pago estándar. Estos pueden beneficiar prácticamente a todos los tipos de empresas y ayudar a optimizar las operaciones y reducir los costos.

Precisión mejorada y error humano reducido

Un área clave de un sistema POS es que protege contra muchos errores que los empleados pueden cometer durante el proceso de pago. Al ser parte de un sistema de software seguro, si un empleado omite un paso o no ingresa datos específicos, la transacción sólo continuará una vez que el empleado solucione la situación.

Un ejemplo de esto es durante el proceso de devolución. Es posible que un empleado necesite aprender el procedimiento de devolución de un artículo específico y cómo funciona el crédito para esa compra. Un sistema POS puede alertarles de que el artículo solo es elegible para recibir crédito completo o devolución si se cumplen ciertas condiciones. Con un terminal de pago, un empleado puede completar la transacción de devolución y acreditar al cliente, lo que le cuesta dinero a la empresa.

Sepa quién procesó las transacciones

Dado que los empleados pueden iniciar sesión en un sistema POS con una identificación de usuario única, esto permite un mejor seguimiento de qué empleados trabajaron con clientes o transacciones específicas. Supongamos que alguna vez hay preguntas o se necesita una aclaración. En ese caso, es fácil para la gerencia ver quién manejó la transacción o quién estaba trabajando en el terminal.

Esta característica también puede ser buena para la seguridad, ya que sólo los empleados autorizados pueden operar los sistemas de pago.

Aumentar las inscripciones de recompensas por fidelidad

Con un sistema POS, puede registrar nuevas suscripciones a su programa de recompensas por fidelidad directamente al momento de pagar con solo unos pocos pasos adicionales. Sin un sistema POS, tendría que dirigir a los clientes a un sitio web u otro portal para registrarse, lo que disminuye la tasa de conversión y el registro general.

Los empleados también pueden administrar el programa de recompensas en el sistema POS y buscar puntos u otras funciones cuando un cliente lo solicita.

Conecte diferentes ubicaciones

Supongamos que su empresa tiene diferentes ubicaciones en la misma ciudad o país. En ese caso, un sistema POS basado en la nube hace que la actualización de múltiples ubicaciones sea más sencilla. Debido a que el control del sistema POS está centralizado, puedes realizar actualizaciones, incluir más productos o eliminarlos de una ubicación. Luego, el software conectado envía estos cambios a todos sus sistemas POS con una actualización.

Actualizar una combinación de terminales de pago a menudo puede ser un dolor de cabeza considerable, y el personal a menudo debe viajar a cada ubicación para realizar estas actualizaciones.

Desventajas del sistema POS

En este punto, los sistemas POS pueden parecer superiores a los terminales. Esto es cierto en su mayor parte, pero tienen algunos inconvenientes que se pueden gestionar y que aun así se deben tener en cuenta.

Lo más importante es que los sistemas POS tienen mayores requisitos de seguridad. Debido a que se conectan con varias computadoras y redes, los convierte en un objetivo central para un pirata informático o una violación de seguridad.

Una infracción en uno de sus sistemas POS puede ser un problema de seguridad más importante debido a la interconectividad de los sistemas.

Sin embargo, puede gestionar esto con los protocolos de seguridad adecuados y siguiendo todos los requisitos de PCI DSS para su negocio y volúmenes de procesamiento específicos.

Beneficios de los terminales de pago en Puerto Rico

Aunque los sistemas POS son fantásticos y ofrecen muchos beneficios, los terminales de pago también ofrecen sus propias ventajas.

Sencillez

La simplicidad es el beneficio clave de un terminal de pago. Los terminales son rápidos de configurar y mantener y, a menudo, no requieren soporte adicional una vez que están en funcionamiento. Haciéndolos más adecuados para empresas con necesidades de procesamiento simples.

Puede ser más seguro

Aunque existe fraude con terminales de pago, un terminal de pago puede ser en general más seguro que el hardware y el software de POS con menos esfuerzo. Principalmente porque un sistema POS se integra con un sistema informático. Proporcionar una vía para que los piratas informáticos y otras personas accedan a todo el sistema.

Ambos sistemas pueden ser seguros. Pero a menudo puede resultar más fácil proteger terminales de pago para quienes no cuentan con los recursos de personal de IT dedicado.

Menos costoso

Dado que los terminales hacen menos, es lógico que sean la opción menos costosa en comparación con los sistemas POS. Los terminales de pago también requieren menos configuración y personalización, lo que también ahorra dinero.

En general, las empresas suelen disfrutar de costes iniciales más bajos al configurar un terminal de pago en comparación con un sistema POS.

Decidir entre un terminal de pago vs. Sistema POS

La elección entre un terminal de pago o un sistema POS se reduce a dos factores principales relacionados con su negocio. Ese es el estado actual de su negocio y el otro es cómo desea hacer crecer su negocio en el futuro.

¿Crecimiento?

Suponga que tiene necesidades de procesamiento simples y no planea una expansión o mejoras comerciales. En ese caso, un terminal de pago puede funcionar bien para usted con el menor costo inicial y el menor tiempo invertido.

Sin embargo, supongamos que desea aprovechar ciertas tecnologías y eficiencias para hacer crecer su negocio con flujos de trabajo mejorados, análisis de ventas y mejoras en el servicio al cliente. En ese caso, un sistema POS es la elección correcta.

Un sistema POS generalmente tendrá un costo inicial más alto. Aún así, puede amortizarse muchas veces con mejoras en su negocio.

¿Necesidades específicas?

Otra cosa a considerar es si su empresa necesita o no resolver un problema específico. En este caso, es esencial investigar si un sistema POS puede abordar el problema por usted y brindarle una solución sencilla.

Un ejemplo sería una pequeña cadena de restaurantes local que quiere implementar un programa de fidelización de clientes que gane puntos con cada visita. Sin embargo, es posible que necesiten aprender a hacer esto con la configuración actual de su terminal de pago simple.

Al actualizar a un sistema POS, inmediatamente abren la oportunidad de implementar un programa de recompensas en los sistemas POS de restaurantes más comunes.

Un sistema POS puede ser una solución si su empresa enfrenta un problema o necesidad específica.

Otro ejemplo sería una cadena de licorerías que necesita ayuda para mantener datos de inventario en tiempo real, lo que genera un desperdicio de espacio en la trastienda o una falta de productos en los estantes. Los sistemas POS ofrecen datos de inventario en tiempo real de los artículos comprados. Siempre mantiene el stock actualizado. No solo eso, se pueden imprimir análisis que muestran tendencias de ventas que pueden ayudar a la empresa a comprar los inventarios necesarios con anticipación.

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