ECS y Practice Management Bridge están iniciando una asociación interesante para crear un puente de gestión de prácticas para los proveedores de atención médica. Un aspecto sobresaliente de esta asociación es cómo permitirá a los proveedores de atención médica cobrar pagos y reducir sus deudas incobrables.
Pero hay muchos otros componentes interesantes en esta asociación. Como saben los proveedores de atención médica, brindar atención al paciente es solo una faceta de ser proveedor. Toda una faceta de la industria circula en torno a preocupaciones comerciales, como el cobro de pagos.
El médico promedio trabaja entre 40 y 60 horas por semana y el dentista promedio entre 35 y 40 horas. Y algunos profesionales de la salud pueden trabajar más de 100 horas. Aunque existe una diferencia en la cantidad de tiempo que los profesionales dedican al papeleo, puede resultar tedioso. Por ejemplo, aunque el terapeuta típico atiende entre 25 y 30 pacientes cada semana, puede dedicar 10 horas al papeleo.
Parte de este papeleo involucra la atención al paciente. Pero parte de esto tiene que ver sólo con contabilidad y facturación. Y si el proveedor de atención no lo hace él mismo, le paga a una recepcionista. Un puente de gestión de pacientes simplificado puede contribuir en gran medida a reducir el costo de cobrar a los pacientes los pagos. Dicho esto, aquí hay algunas cosas que ECS con Practice Management Bridge ofrecerá:
- Pagos en el punto de atención
- Pagos en línea y móviles
- Códigos QR en facturas impresas o en la oficina
- Formularios digitales para pacientes
- Financiamiento del paciente
- Planes de pago
- Tarjeta archivada y otras medidas de seguridad
Como se mencionó, las deudas incobrables son uno de los mayores problemas de facturación en la industria de la salud. Esto se debe en gran medida a la falta de un enfoque sistemático para procesar los pagos en el lugar de atención o para cobrar de manera efectiva los pagos posteriores a la atención como parte de un plan de pago.
Deducibles altos, costos de bolsillo más altos en Puerto Rico
Una fuente importante de esta deuda incobrable es el impacto de la industria de la salud en las finanzas de los pacientes. Tan recientemente como en el año 2021, casi el 60% de la fuerza laboral nacional estaba inscrita en un plan de seguro médico con deducible alto. Siempre existe un equilibrio entre el deducible (y los copagos) y las primas mensuales: a medida que una sube, la otra baja.
Algunos asegurados tienen un seguro a través de su lugar de trabajo, mientras que otros lo pagan de su bolsillo. Los lugares de trabajo que ofrecen planes con deducibles altos y los consumidores que compran los suyos propios apuntan al mismo objetivo: primas mensuales más bajas. De cualquier manera, el resultado es la friolera de 433 mil millones de dólares en gastos de bolsillo en atención médica.
Se trata de una cantidad importante de dólares en un país de 340 millones de habitantes. El sentimiento de los pacientes refleja estas cifras: al 65% de los estadounidenses les preocupa pagar por sorpresas médicas. Y el 40% de los millennials (como ejemplo demográfico) incluso estaban dispuestos a renunciar a la atención médica debido al costo.
El costo medio de bolsillo de la atención médica por persona ronda los 1,200 dólares. Para crear una perspectiva adicional para situar ese número, casi el 40% de los estadounidenses encuestados no pudieron conseguir 400 dólares para cubrir cualquier gasto sorpresa. No hay manera de manipular estas cifras: los pacientes no pueden permitirse sorpresas médicas.
Los costos de bolsillo son cada vez más inevitables
Y quizás aún más: lamentablemente las sorpresas médicas son inevitables. Esto no es sólo una batalla eterna, sino una declaración sobre las tendencias en el cuidado de la salud más allá de una discusión sobre el procesamiento de pagos. Miremos, por ejemplo, la diabetes, a la que se hace referencia como uno de los “asesinos silenciosos”.
Ejemplo 1: El costo de la diabetes en EE. UU.
37 millones de adultos (aproximadamente el 10% de la población estadounidense) tienen diabetes. Y, sorprendentemente, otros 96 millones son prediabéticos, aproximadamente el 33% de la población. Y lo que es aún más sorprendente, el 80% de los adultos con prediabetes ni siquiera saben que la tienen. La ceguera, la insuficiencia renal, las enfermedades cardíacas, los accidentes cerebrovasculares y la pérdida de extremidades son consecuencias graves de la diabetes que generarán 327 mil millones de dólares en costos médicos totales y pérdida de salarios.
Antes de comenzar a beber jugo de remolacha (que se ha relacionado con un menor riesgo de diabetes a través de estudios clínicos), fortalezcamos nuestro argumento con un poco más de datos.
Ejemplo 2: El costo de las enfermedades cardíacas en EE. UU.
La hipertensión (presión arterial alta) es otro generador de problemas médicos costosos, y también muy común, con más de 103 millones de adultos diagnosticados. Como era de esperar, las cifras aumentan con la edad. El 22% de los estadounidenses de 18 a 39 años lo padecen, el 55% de los de 40 a 59 años y el 75% de los de 60 años o más.
Y antes de mezclar un poco de ajo con el jugo de remolacha antes mencionado (el ajo está fuertemente relacionado con la reducción de la presión arterial en sujetos hipertensos), veamos un problema más común: las enfermedades cardíacas. Este es el asesino número uno en los Estados Unidos, matando a 647,000 estadounidenses cada año (para poner ese número en perspectiva, eso es cuatro veces el número de habitaciones de hotel en Las Vegas). Alrededor del 20% de los ataques cardíacos son silenciosos, lo que se integra con la estadística sorprendentemente deprimente de que más de 18 millones de estadounidenses de 20 años o más ya padecen enfermedades cardíacas.
El punto de todos estos datos es que la salud estadounidense no tiene una tendencia positiva. Los problemas médicos son cada vez más comunes, una tendencia que va bien con las crecientes dificultades financieras. Los salarios están estancados, la deuda aumenta y los costos médicos aumentan. La mayoría de los consumidores inevitablemente tendrán que enfrentar ese sorpresivo gasto de bolsillo de $1,200.
Los pacientes tienen la intención de pagar sus facturas
La cuestión es que los pacientes generalmente están dispuestos a pagar sus facturas médicas. Pero hay ocasiones en las que sienten que otros proyectos de ley pueden tener prioridad. Y hay razones por las que los proveedores de atención médica no pueden cobrar esta deuda tan fácilmente como lo hacen los prestamistas. Los prestamistas suelen tener un mayor apalancamiento sobre sus prestatarios. Por ejemplo, un banco puede iniciar un procedimiento de ejecución hipotecaria y un prestamista de vehículos puede recuperar el vehículo.
No hay mucho que los proveedores de atención médica puedan hacer aparte de enviar una deuda a cobro. Y resulta que muchas deudas médicas se envían a agencias de cobro o se cancelan como deudas incobrables. Es posible que cada año se acumulen entre 40,000 y 60,000 millones de dólares en deudas incobrables en materia de atención médica.
Por ejemplo, la deuda incobrable promedio de 4,500 hospitales en los EE. UU. es de 11.5 millones de dólares, y los 25 hospitales con los mayores montos de deuda incobrable tenían una deuda incobrable promedio de 85.5 millones de dólares, lo que comprende un índice de deuda incobrable de casi el 72%. ¿Te imaginas alguna otra organización manteniéndose a flote con ese tipo de números?
¿Cómo se sienten los estadounidenses acerca de su deuda médica?
Las mayores fuentes de deuda médica son las visitas a la sala de emergencias (39%), seguidas de las visitas al médico (28%), el parto (22%), la atención dental (20%), los honorarios de laboratorio (18%) y la cirugía (18%). En caso de que se pregunte acerca de la superposición, muchos de los consumidores encuestados tenían más de una fuente de deuda médica.
Alrededor del 40% de los adultos tienen deudas médicas. De esos adultos, el 24% tiene facturas vencidas que no pueden pagar. El 21% los paga con el tiempo directamente a un proveedor. El 17% debe esa deuda a una agencia de cobro o a un prestamista. Otro 17% se lo debe a una compañía de tarjetas de crédito. Y alrededor del 10% se lo debe a un familiar, lo que probablemente sea más estresante que cualquiera de los anteriores.
Pero como se mencionó, los pacientes sí quieren saldar estas deudas. Muchos de ellos pueden sentir una obligación moral particular de hacerlo, ya que la deuda fue pagada a cambio de atención médica. Sin embargo, la naturaleza de la bestia se ha convertido en una en la que los estadounidenses luchan por pagar sus deudas médicas. Necesitan mejores soluciones para realizar pagos manejables.
Sin un enfoque sistematizado para reducir su deuda, pueden sentir que no pueden pagarla, sentimiento que gana en persuasión a medida que aumenta el tamaño de su deuda. De los pacientes que deben menos de $1,000 en deudas médicas, el 63% se muestra optimista acerca de pagarla. Pero entre aquellos que deben 10,000 dólares o más, sólo el 47% cree que pueden hacerlo.
El mantenimiento de registros en papel en Puerto Rico no ayuda
La situación sólo se ve exacerbada por el estado del mantenimiento de registros y la contabilidad en los entornos médicos. El mantenimiento de registros en papel puede quedar inmortalizado para siempre en el lenguaje médico (por ejemplo, extraigamos su expediente). Pero no hay nada sentimental en el costo de administrar una empresa en papel (es decir, utilizar papel para facturación, comunicación y mantenimiento de registros).
Procesar las facturas en papel puede costar entre $12 y $30 por una sola factura. Si bien esto suena caro, tenga en cuenta que el costo también influye en la mano de obra involucrada: una recepcionista que imprime la factura, la mete en un sobre y la envía por correo, por ejemplo. Pero ese no es el costo real en el que nos gustaría centrarnos.
El costo real es la tendencia de la facturación en papel a convertirse en un embudo hacia las deudas incobrables. Como se ve en las estadísticas anteriores, las deudas incobrables son un problema grave en la industria de la salud. Los hospitales pueden evitar índices de morosidad del 78% con algunas subvenciones, rescates gubernamentales y mucha recaudación de fondos. Pero eso no es algo en lo que probablemente pueda confiar como profesional de la salud más pequeño.
El resultado de la facturación en papel, el aumento de los costos médicos y los consumidores cada vez más necesitados es que cada vez más facturas se dirigen a cobros.
Las agencias de cobros en Puerto Rico no son una solución para todo
Los propios proveedores de atención médica generalmente no informan las facturas tardias a las agencias de crédito. Sin embargo, las facturas que van a cobrar pueden informarse, y a menudo lo hacen. De hecho, en el 2021, alrededor de 43 millones de consumidores con facturas médicas impagas aparecieron en sus informes crediticios. Se ha creado un importante andamiaje legal para proteger a los consumidores del impacto de la deuda médica, lo que dificulta su cobro.
Otra razón más para hacer todo lo posible para evitar enviar facturas a cobros. Y otra son las tarifas. Las agencias de cobro pueden cobrar entre el 25% y el 50% del monto cobrado, lo que significa que el proveedor aún está perdiendo dinero. Es posible que agreguen tarifas además de eso, lo que crea una experiencia de cliente extremadamente frustrante y negativa.
En conclusión, es importante darse cuenta de que los cobros no se tratan tanto de recuperar su dinero como de detener la hemorragia. No puede confiar en los cobros para ahorrar su flujo de caja. Y también aleja a los pacientes de su consulta. Se necesita una solución diferente.
Administración de práctica Bridge y ECS en Puerto Rico
Aquí es donde brillan Practice Management Bridge y ECS. Las soluciones de Practice Management Bridge están agilizando el proceso de facturación médica para que usted no tenga que enviar facturas a cobros ni cancelar tantas deudas incobrables. El puente de gestión de pacientes y la plataforma de pago se integran perfectamente con el EMR que ya utiliza.
Migrar los datos de los pacientes a un nuevo sistema electrónico de mantenimiento de registros médicos puede resultar extremadamente frustrante. Probablemente sea una de las mayores objeciones que tienen los proveedores de atención médica a cambiar su plataforma de pago de atención médica. Pero los profesionales pueden estar seguros de que el software médico que ya utilizan se puede integrar con el conjunto de soluciones de Practice Management Bridge.
Pagos de vanguardia en el punto de atención en Puerto Rico
La primera área de mejora del Puente de Gestión de Práctica con ECS está justo en la oficina. La asociación ofrece soluciones de procesador de pagos que son las más actualizadas en la industria de cuentas comerciales. Una de estas soluciones de pago es el lector de tarjetas.
Cada vez más pacientes utilizan carteras digitales en sus teléfonos móviles para realizar pagos sin contacto. También utilizan tarjetas de crédito y débito sin contacto que requieren que pasen la tarjeta por el terminal. Si bien los dispositivos móviles y los pagos sin contacto son relevantes para todas las pequeñas empresas, lo son particularmente para la industria de la salud.
Mastercard descubrió que el 82% de los consumidores ven los pagos sin contacto como un método de transacción más limpio. Para un consultorio médico, este punto aparentemente pequeño envía un fuerte mensaje a sus pacientes de que se toma en serio la higiene.
La importancia de la experiencia del paciente en Puerto Rico (cliente)
Practice Management Bridge y ECS también crean una experiencia de pago mejorada. En muchos consultorios, la forma antigua de cobrar copagos era que el recepcionista recogiera la tarjeta, ingresara el número de tarjeta y otros detalles de pago en un POS de la era de los dinosaurios y mantuviera al paciente esperando durante media hora mientras la máquina de recibos lentamente, lentamente escupe un pergamino en miniatura inscrito con tinta violeta tenue.
Por supuesto, estamos exagerando con el plazo, pero cualquiera que haya realizado un pago en el consultorio del médico o dentista le dirá que el servicio de pago no parece “en tiempo real”. Por el contrario, las transacciones sin contacto tardan dos segundos o menos en completarse.
La experiencia del cliente puede no parecer tan importante en sus implicaciones a largo plazo. Pero tenga en cuenta que los pacientes no se limitan a realizar un “pago en la tienda”. Es posible que deban presentar información del seguro, completar formularios y esperar. Luego, regresa y espera un poco más. Después de todo eso, que te pidan que hagas un pago y tener que esperar un largo proceso de pago es la guinda del pastel (y no es un pastel sabroso). Los pagos rápidos y sin contacto proporcionan una mejor conclusión a la visita.
Pagos en línea y móviles en Puerto Rico
Con ECS y Practice Management Bridge, no necesita cobrar el pago inmediatamente. Tendrá la opción de presentar a los pacientes opciones como Texto para pagar y Pagos QR. Algunos profesionales prefieren este método de cobro de pagos por diferentes motivos. Es posible que tengan poco personal y los recepcionistas no tengan tiempo para procesar los pagos en ese momento. O pueden sentir que crea una experiencia menos estresante.
Así es como funciona el mensaje de texto para pagar: el paciente recibe un recordatorio por mensaje de texto para realizar un pago. Se envía un enlace de pago como mensaje de texto. Pueden hacer clic en el enlace y ser dirigidos a una plataforma de pago segura en línea. Si bien este método puede parecer poco ortodoxo para los profesionales establecidos, es extremadamente efectivo y numerosos proveedores grandes, como los sistemas hospitalarios, ya lo están aprovechando como una solución empresarial.
Los mensajes de texto tienen una tasa de apertura un 209% más alta que otras formas de comunicación, incluido el correo en papel. Alrededor del 45% de los consumidores responde a “textos de marca” o textos que claramente provienen de una empresa. Alrededor del 98% de dichos consumidores abren un mensaje de texto en tres minutos, lo que es mucho más rápido que recibir una factura médica y tirarla a la pila de “más tarde”.
Una de las principales razones por las que los pacientes o consumidores no pagan las facturas es que se olvidan. Los mensajes de texto con una opción de pago vinculada son una forma eficaz de superar ese problema. De hecho, alrededor del 69% de los consumidores encuestados dijeron que sería más probable que pagaran a tiempo si enviaran su pago por mensaje de texto.
Códigos QR en facturas impresas o en la oficina
Esa es una gran noticia para su práctica. Pero enviar mensajes de texto para pagar no es la única opción en casa para realizar pagos. También puede presentar a sus pacientes códigos QR. Los códigos QR son patrones de tablero de ajedrez que los clientes pueden escanear con la cámara de su teléfono móvil. Luego se les dirige a una plataforma de pago en línea donde pueden realizar el pago.
Esto es similar a la idea de enviar mensajes de texto para pagar en el sentido de que pagan desde un dispositivo móvil. Sin embargo, la diferencia es que el cliente debe participar en el inicio del proceso (en lugar de recibir un mensaje de texto). Sin embargo, también puedes empezar a poner el código QR delante de ellos.
Esto se puede hacer colocando el código QR en una factura impresa. Puede que esto no parezca motivador, dado lo que hemos dicho sobre la facturación en papel. Sin embargo, cierra un poco la brecha en el sentido de que los pacientes no tienen que llamar a algún lugar (como su consultorio) para realizar un pago.
También puedes colocar códigos QR directamente en tu sala de espera. Los carteles grandes pueden presentar un código QR para que los pacientes lo escaneen y realicen un pago móvil directamente desde su teléfono. En última instancia, puede presentar a los pacientes una combinación de recordatorios de pago: un código QR en la sala de espera, envíos en papel con códigos QR y recordatorios de texto.
Formularios digitales para pacientes en Puerto Rico
Otra solución de ECS y Practice Management Bridge son los formularios digitales para pacientes. Rutinariamente se pide a los pacientes que completen formularios en el consultorio del proveedor de atención. A la mayoría de los pacientes no les gusta tener que completar estos formularios. Parte de esto es que sienten que se les pide que repitan información que ya se ha proporcionado o se proporcionará al practicante (u otros practicantes). Parte de esto se debe a que los formularios suelen ser papel adjunto a un portapapeles en una época en la que la mayoría de la gente ya no escribe nada a mano.
Practice Management Bridge puede proporcionarle a su consulta formularios digitales para enviar a sus pacientes. Estos pacientes pueden completar los formularios en el consultorio en una tableta o teléfono. También podrán cumplimentarlos en casa antes de la visita. Los formularios de atención previa pueden crear una mejor experiencia para aquellos pacientes que se sienten apurados al tener que completar formularios en la sala de espera.
Los formularios digitales de pacientes y los registros médicos electrónicos también se pueden combinar con un formulario de autorización de pago. La autorización de pago se puede completar antes de la atención, en el punto de atención o después de la atención, lo que brinda al paciente cierta flexibilidad. Muchos pacientes apreciarán la oportunidad de completar formularios para pacientes y autorizar el pago en la fase de atención previa. Esto eliminará el pago del camino y les quitará una carga de encima.
Financiamiento del paciente
Otra gran oportunidad que presentan Practice Management Bridge y ECS es la financiación de pacientes y/o planes de pago. El financiamiento implica trabajar con un prestamista para proporcionarle al proveedor de atención médica una suma global por adelantado, mientras que el paciente se hace responsable de realizar los pagos al prestamista. Sin embargo, la financiación en el punto de venta (como se la llama) no se parece en nada a una tarjeta de crédito o un préstamo.
Las solicitudes de financiación se pueden iniciar directamente desde el puente de gestión de la práctica sin recurrir a una plataforma de terceros (como CareCredit). Aparte de las personas que figuran en la Lista de Vigilancia de Terroristas, en quiebra abierta o sujetas a una alerta de fraude, casi todos están aprobados. A diferencia de las tarjetas de crédito o los préstamos personales, los puntajes crediticios son irrelevantes.
Se presentan múltiples planes de pago dentro de los 30 segundos posteriores a la solicitud. Si el paciente se inscribe en uno de estos planes, no es necesario realizar ningún cobro ni recordatorio. El socio financiero de Practice Management Bridge, HFD, se encarga de todo. Esta es una gran victoria para la práctica y para los pacientes que de otro modo no podrían pagar un procedimiento.
Planes de pago en Puerto Rico
Hasta el 63% de los pacientes están interesados en la idea de un plan de pago. Sin embargo, el 30% de los pacientes también abandonan la consulta sin pagar. Y el 50% de esos pacientes (que se retiraron) tienen menos probabilidades de pagar sus facturas. Estos números indican la necesidad de un sistema electrónico para implementar el plan de pago en lugar de enviar facturas en papel.
De hecho, el 85% de los consumidores preferiría un método electrónico al papel para realizar pagos, y el 66% de los pacientes incluso estaría dispuesto a cambiar de práctica por esa conveniencia. Estas cifras también indican que los pacientes están dispuestos a realizar sus pagos si el proceso de pago es sencillo.
Por “plan de pago” nos referimos a algo diferente al financiamiento del paciente antes mencionado. En este caso, hay un plan de pago interno y su práctica tendrá que cobrar los pagos. Sin embargo, Practice Management Bridge proporciona un enfoque sistemático más eficaz para cobrar desde un sistema de gestión electrónico.
Con Practice Management Bridge y ECS, puede personalizar el plan de pago para que funcione para usted y el paciente. Puede enviar recordatorios por mensaje de texto, correo electrónico y en papel sobre los próximos pagos. Además, con los formularios de autorización previa, puede “mantener” las tarjetas archivadas para pagos recurrentes. Tenga en cuenta que estos recordatorios y comunicaciones cumplen con HIPAA para preservar la privacidad y la dignidad del paciente.
Tarjeta archivada y otras medidas de seguridad en Puerto Rico
Mantener una tarjeta archivada requiere algunas medidas de cumplimiento. La preocupación general es PCI DSS o Estándares de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago. Estos son procedimientos estándar y operativos que las empresas deben seguir para que las redes de tarjetas y los bancos les permitan aceptar pagos con tarjetas de crédito y débito.
Muchas subcategorías de PCI DSS son difíciles de implementar o tienen un costo prohibitivo para las empresas. La mejor manera para que la mayoría de las empresas (incluidos los consultorios de atención médica) lo hagan es subcontratar PCI DSS a su proveedor puente de práctica. Practice Management Bridge también cubre esto, con los estándares de cumplimiento PCI más actualizados.
Una forma en que Practice Management Bridge hace esto es con cifrado P2P (cifrado punto a punto o P2PE). Solo alrededor de una docena de proveedores de pagos de atención médica brindan verdadero cifrado P2P a sus clientes (para darle una idea de ese número, sepa que Visa estima que hay 1300 empresas de procesamiento de pagos diferentes en todo el mundo).
Sin ser demasiado técnico, el cifrado punto a punto significa que los datos de pago del cliente permanecen cifrados desde el momento en que “salen” de la tarjeta del cliente (por ejemplo, insertan el chip o lo colocan sobre el terminal) hasta que el procesador de pagos los recibe.
En otras palabras, mientras la información de pago está “en tránsito”, se transforma en un código sin sentido que un tercero no puede descifrar. P2PE se considera el “estándar de oro” para evitar violaciones de datos durante el proceso de pago.
Entonces, ¿cómo pueden beneficiarse ECS y Practice Management Bridge en Puerto Rico?
Ahora, llevémoslo a casa. Las métricas internas de Practice Management Bridge midieron una mejora significativa entre los proveedores. Observaron una reducción del 20 % en el tiempo dedicado a gestionar la facturación, del 30 % en el cobro y contabilización de pagos, del 25 % en la conciliación de pagos y del 90 % en el procesamiento de reembolsos manuales.
Hubo una reducción del 33% en los estados de cuenta en papel y un promedio de un sistema externo desplazado (por ejemplo, el proveedor pudo eliminar al menos un sistema innecesario de sus operaciones). También hubo un aumento promedio del 5% en el cobro de pagos, lo que podría resultar en miles o decenas de miles de dólares para la práctica.
Por supuesto, uno de los beneficios más “intangibles” o “no cuantificables” de un puente de gestión de buenas prácticas es cómo libera a los profesionales para que puedan centrarse en la atención al paciente. Es poco probable que un proveedor de atención se dedique a la medicina, la odontología o su especialización particular para dedicarse a la facturación y el cobro de pagos. La racionalización de estos procesos les permite centrarse en hacer lo que es significativo: la atención al paciente.
Para obtener más información sobre lo que Practice Management Bridge y ECS pueden hacer, contáctenos para programar una demostración y obtener más información sobre su práctica específica.