Entendiendo los pagos B2B en Puerto Rico

Entendiendo los pagos B2B en Puerto Rico

Ser capaz de procesar pagos digitales de manera eficiente es fundamental para prácticamente todas las empresas. Si bien la mayoría de las empresas comprenden los conceptos básicos del procesamiento de pagos, es posible que no se den cuenta de que los pagos entre empresas (B2B) pueden tener requisitos diferentes a los del procesamiento de pagos minoristas estándar.

Muchas empresas también pueden tener una combinación de pagos minoristas o de empresa a consumidor (B2C) y necesidades de pagos B2B.

Este artículo explicará los pagos B2B y cómo pueden afectar su negocio. También explicaremos cómo aprovechar las soluciones de pago B2B para realizar pagos más rápidos y aumentar la eficiencia general de los cobros.

¿Qué son los pagos B2B en Puerto Rico?

Los pagos B2B o de empresa a empresa son pagos entre dos empresas. Normalmente, cuando la gente piensa en pagos, suele pensar en clientes minoristas que pagan a una empresa por bienes o servicios (B2C).

Los pagos B2B se realizan estrictamente entre empresas y pueden implicar pagos por productos o servicios como equipos de fabricación, materias primas o servicios necesarios para la producción. Los pagos B2B también pueden implicar pagos internacionales según el tipo de negocio e industria.

¿Qué diferencia el procesamiento de pagos B2B del B2C?

Puede parecer que todos los pagos son iguales, pero los pagos B2B tienen claras diferencias con respecto a los B2C, y es importante comprender estas diferencias para garantizar que su flujo de trabajo de pagos sea lo más eficiente y rentable posible.

Tamaño de la transacción

Generalmente, los pagos B2B serán mayores que los típicos pagos B2C minoristas o de persona a empresa. Esta diferencia de tamaño puede afectar variables como las tarifas de transacción y otras tarifas de procesamiento de pagos para su servicio de pagos B2B.

Los tamaños de transacciones más grandes también pueden significar que las empresas procesadoras las consideren como de mayor riesgo. Varios factores determinan el riesgo del procesamiento de pagos electrónicos. El tamaño de la transacción es uno de estos riesgos. Las transacciones de mayor riesgo pueden tener tarifas de procesamiento más altas.

No todos los procesadores de pagos pueden gestionar determinadas transacciones B2B de alto riesgo. Por esto, es importante asegurarse de que su proveedor de pagos se especialice en estas transacciones B2B.

Formas De Pago Para B2B en Puerto Rico

La mayoría de los pagos B2C realizados por clientes a empresas serán con tarjetas de crédito o débito. Los pagos B2B también los incluirán, pero las empresas utilizan otros pagos electrónicos como la Cámara de Compensación Automática (ACH), los cheques electrónicos y las transferencias electrónicas de fondos (ETF).

La mayoría de las situaciones minoristas no suelen utilizar estas otras formas de pago electrónico. Pero para B2B, estos pueden representar la mayor parte de sus pagos. Estas formas de pago requieren funciones e integraciones más sólidas.

Pagos recurrentes

Otra gran diferencia entre los pagos B2C y B2B es que muchos pagos B2B son recurrentes, mientras que la mayoría de los pagos minoristas o B2C son transacciones únicas.

Generalmente se trata de una relación continua cuando las empresas compran bienes y servicios de otras empresas. Por ejemplo, la compra de materias primas para la producción puede requerir pagos regulares. Lo mismo ocurre con servicios como la consultoría informática o los servicios de marketing.

Esto significa que es importante que las empresas cuenten con las funciones necesarias integradas en sus soluciones de procesamiento de pagos que permitan pagos recurrentes y herramientas de facturación especializadas.

Flexibilidad

Los clientes B2B generalmente quieren opciones y términos de pago que sean flexibles. Ofrecer esta flexibilidad ayuda desde un punto de vista empresarial a conseguir más ventas y convertir más clientes potenciales en clientes de pago.

Ya sea que utilice representantes de ventas u ofrezca un enfoque más de autoservicio, como un sitio web para encontrar clientes, sus opciones y métodos de pago deben ser lo suficientemente flexibles para trabajar con clientes potenciales. Lo último que desea es que un cliente potencial se resista porque no ofrece los métodos de pago o la flexibilidad que desean.

Cómo funcionan los pagos B2B en Puerto Rico

La implementación de sus soluciones de pago B2B involucrará algunas entidades diferentes que deben trabajar juntas para que sus sistemas de pago funcionen de manera eficiente y le brinden las opciones que necesita para satisfacer a sus clientes.

A continuación, repasaremos cada componente de los servicios comerciales de empresa a empresa.

El procesador de pagos

Este será su primer punto de contacto para implementar pagos B2B. Un procesador de pagos, también llamado a veces banco adquirente, es un proveedor de servicios que proporciona cuentas comerciales y soluciones de pago de empresa a empresa.

Hay muchos procesadores de pagos diferentes, y elegir el correcto es el factor más importante para determinar si sus pagos B2B funcionan como usted los necesita.

Las empresas de pagos B2B de buena reputación deben estar familiarizadas con los pagos B2B y conocer su industria. Esto les ayuda a encontrar la mejor estructura de tarifas y herramientas para su negocio específico.

Cuenta comercial B2B

Una vez que haya elegido su procesador de pagos, solicitará una cuenta de comerciante B2B a través de él. El proceso de solicitud es relativamente simple y solo toma unos días una vez que haya enviado la información comercial básica.

Esto generalmente incluye elementos como:

  • Nombre comercial y datos de registro de la entidad
  • Información financiera
  • Verificación bancaria
  • Información de crédito comercial o personal

Plataforma de pago

La plataforma de pago transmite y procesa la información de la tarjeta de crédito u otros pagos electrónicos a través de redes. Existen varias plataformas de pago diferentes, cada una con sus propias ventajas e inconvenientes.

La plataforma de pago maneja todos los diferentes métodos de pago y flujos de transacciones, incluidas tarjetas de crédito, tarjetas de débito, ACH y cheques electrónicos.

Un buen procesador de pagos puede ayudarle a elegir la plataforma de pago adecuada para su negocio B2B.

La plataforma de pago también es la forma en que el software y los sistemas comerciales existentes interactuarán con las redes de pago, por lo que es importante garantizar la compatibilidad con todos sus sistemas antes de elegir.

Redes de tarjetas en Puerto Rico

Las redes de tarjetas son compañías de tarjetas como Mastercard, Visa y American Express. A pesar de aceptar estas tarjetas para pagos, es probable que no tenga ninguna interacción con estas compañías de tarjetas de pago aparte de sus transacciones a través de su red.

En algunos casos, todas sus preguntas de soporte o asistencia técnica se realizarán a través de su procesador de pagos o su plataforma de pagos.

Bancos emisores

Finalmente, están los bancos emisores. Los bancos emisores son las instituciones financieras que emiten tarjetas de crédito o cuentas bancarias a sus clientes. Estos bancos emisores son la última parada del flujo de transacciones. Una vez aprobada la transacción, los fondos se transfieren a su cuenta de comerciante.

Métodos y herramientas de pago B2B en Puerto Rico

A continuación, repasaremos los métodos de pago utilizados para los pagos B2B y las diferentes opciones que querrás con cada uno para asegurarte de tener la mayor flexibilidad de pago para tus clientes.

Tarjetas de crédito y tarjetas de débito

Las tarjetas de crédito y débito siguen siendo importantes para las transacciones B2B. Sin embargo, muchas empresas suelen utilizar otras formas de pago. Aún así, ya sea que sea un proveedor de software como servicio (SaaS) o un proveedor de materias primas, desea poder aceptar tarjetas de crédito y débito de todas las formas posibles.

Una empresa como un proveedor de SaaS necesitará amplias funciones de pago en línea que giren en torno a pagos recurrentes. También necesitarán la capacidad de ajustar esos pagos sobre la marcha. Esto ayuda con diferentes estructuras de precios en la facturación de SaaS, como la basada en el consumo o la basada en el uso.

Su plataforma de pago proporcionará muchas de estas funciones necesarias con su conjunto de herramientas.

Los pedidos por teléfono también pueden ser importantes, incluso si realiza principalmente pedidos en línea, especialmente para empresas B2B con un equipo de ventas que trabaja en clientes potenciales y asegurando clientes.

Para pedidos por teléfono, necesitará un terminal virtual, que obtendrá de su procesador de pagos. Un terminal virtual es similar a un lector de tarjetas físico que se puede ver en una tienda minorista, pero está basado en software y puede procesar tarjetas cuando el dueño de la tarjeta no está presente.

Los vendedores y otro personal pueden tomar pedidos o aceptar pagos de clientes por teléfono para garantizar que siempre pueda cerrar un trato o conseguir un cliente.

Finalmente, aunque no son tan comunes en entornos B2B, los pagos sin contacto y los pagos móviles son buenas opciones si viaja y necesita aceptar pagos mientras viaja o cuando está fuera de la oficina. Puede hacer esto en cualquier dispositivo móvil y aceptar pagos seguros con cartera digital como Apple Pay.

ACH en Puerto Rico

Los cheques en papel ya no son muy comunes en transacciones minoristas o B2C, pero                              

 para B2B siguen siendo una opción muy popular para realizar pagos grandes.

Sin embargo, los cheques en papel son costosos de procesar y también pueden demorar la recepción de los fondos. Los pagos ACH operan en la misma red, la red de la Cámara de Compensación Automática, pero son completamente electrónicos.

El uso de ACH para transferir dinero es popular para transacciones más grandes o recurrentes típicas de situaciones B2B. Puede configurar un débito que se repita automáticamente según un intervalo acordado. Puede personalizar o cambiar estos montos si su cliente cambia su pedido de una factura a la siguiente.

Debido a que lo más probable es que necesite acceso a opciones de transferencia de dinero B2B, pregunte acerca de los pagos ACH o las transferencias bancarias al elegir un procesador de pagos y una cuenta comercial. Asegúrese de que ofrezcan un conjunto completo de herramientas y funciones relacionadas con estos métodos si desea aceptar pagos B2B.

Cheques electrónicos

Un cheque electrónico es un tipo de pago ACH y es importante para el procesamiento de pagos B2B. Es posible que algunos de sus clientes B2B aún prefieran enviar un cheque en papel por correo, aunque podrían utilizar un pago o transferencia electrónica ACH.

Para esos clientes, puede convertir el cheque en papel en un cheque electrónico para su procesamiento inmediato a través de la red ACH. Técnicamente hablando, el cheque en papel se convierte en una transacción ACH de “débito”.

Usar esta conversión cuando sus clientes envíen cheques en papel puede ayudarlo a recibir pagos más rápidos. Por lo general, también existen tarifas más bajas al procesar cheques electrónicos que a los cheques en papel.

Sin embargo, tenga en cuenta que la red ACH mantiene ciertas restricciones sobre qué tipo de cheques se pueden convertir en cheques electrónicos para transferencias de dinero.

¿Qué son las integraciones de pagos B2B en Puerto Rico?

Poder aceptar fondos es sólo un aspecto de subestimar los pagos B2B. También necesitará integrar eficazmente estos métodos de pago en sus sistemas comerciales existentes.

La integración de pagos puede diferir para cada tipo de pago aceptado, pero a continuación se detallan algunas áreas clave que debe tener en cuenta para garantizar que pueda aprovechar al máximo los pagos B2B.

Compatibilidad con software de ventas

Si suministra a otras empresas, es probable que tenga personal de ventas que utilice un CRM, ya sea Salesforce, Hubspot o alguna otra forma de aplicación de seguimiento de clientes y clientes potenciales.

Con la plataforma de pago y la integración adecuadas, puede aceptar pagos de clientes existentes o clientes potenciales directamente desde esas herramientas de CRM. Esto acorta el tiempo para recibir el pago, lo cual resulta útil para cualquier negocio.

También mejora la eficiencia y la precisión, eliminando la necesidad de transferir la facturación a contabilidad u otro departamento. Finalmente, este tipo de integración puede recibir un pago inicial para cerrar un trato o asegurar un cliente potencial más rápidamente.

Compatibilidad con software de contabilidad

Su solución de pago B2B debe ser compatible con su software de contabilidad administrativa. Esto evita la necesidad de transferir o ingresar datos manualmente, lo que puede ser propenso a errores y también consumir mucho tiempo.

Al elegir una solución, informe a su procesador de pagos qué aplicaciones utiliza actualmente para su contabilidad. El procesador de pagos debe estar familiarizado con la aplicación y poder recomendar una plataforma de pago u otra solución para garantizar la compatibilidad.

Si su procesador de pagos desconoce el programa que está utilizando o no puede ofrecerle orientación para encontrar una solución compatible, es posible que deba buscar otro proveedor de pagos.

Facturación B2B en Puerto Rico

Si ejecuta las facturas manualmente, la solución de pago B2B adecuada puede ayudarle a agilizar este proceso y reducir los costos.

A través de la plataforma de pago y el procesador de pagos, puede acceder a varias herramientas de facturación y enlaces de pago, que le ayudan a crear un proceso de facturación eficiente para recibir el pago más rápido.

Si es necesario, la plataforma de pago puede almacenar información de facturación del cliente y enviar facturas B2B directamente. Este proceso seguro facilita que sus clientes completen el pago tan pronto como reciben su factura electrónica.

Los enlaces de pago también se están volviendo más populares en entornos B2B. Puede enviar un enlace de pago personalizado a su cliente, incluidas las condiciones de pago B2B. Luego, su cliente puede usar este enlace para ver su factura pendiente y realizar un pago directo en la página de pago.

Todos estos son servicios que su procesador de pagos B2B puede ayudarlo a configurar si necesita ayuda para optimizar su proceso de facturación actual.

Integración del sitio web

Si es una empresa B2B SaaS o proporciona software a otras empresas, su sistema de pago debe integrarse con el backend de su sitio web actual.

A menudo, este tipo de situación implica facturación recurrente. Esta es un área especializada de pagos B2B y necesitará un procesador de pagos con experiencia en esta área.

Las características a tener en cuenta al utilizar la facturación recurrente B2B son:

  • Bóveda de clientes
  • Almacenamiento de datos de pago
  • Actualización automática de la tarjeta
  • Configuración y pago ACH recurrente

Dependiendo de las necesidades de su negocio, es posible que necesite una integración personalizada. Esto implica desarrollar su sistema directamente alrededor de la interfaz de programación de aplicaciones (API) de la plataforma de pago.

No todas las plataformas ni todos los procesadores de pagos ofrecen herramientas de desarrollo para su API. Este tipo de soporte incluye documentación técnica, entornos de prueba de espacio aislado y otras características.

Si necesita una integración personalizada para sus pagos B2B, busque un procesador de pagos y una plataforma de pagos con herramientas de desarrollo API con todas las funciones. Si sus desarrolladores tienen preguntas más allá de los problemas de soporte básico de nivel 1, también querrá preguntar sobre soporte técnico.

Analítica

Muchas empresas utilizan programas de análisis para realizar un seguimiento de sus ventas y obtener información sobre tendencias y otras áreas comerciales. Por supuesto, esto depende en gran medida de los datos de pagos y ventas, que se obtendrán a través de su sistema de pagos B2B.

La mayoría de los sistemas de pago B2B podrán integrarse directamente con software popular de análisis o permitir la exportación de datos. Luego puede importar estos datos a su programa de análisis.

Dependiendo de su solución de análisis, querrá consultar a su procesador de pagos para garantizar la compatibilidad. La mejor opción es compartir datos a través de una API de inmediato. Sin embargo, si esto no es posible, la capacidad de exportación de datos de la mayoría de las plataformas de pago debería funcionar para la mayoría de las demás situaciones.

Más información sobre pagos B2B en Puerto Rico

Las soluciones de pago B2B adecuadas pueden ayudar a llevar su negocio al siguiente nivel al aprovechar la eficiencia y la reducción de costos y mejorar la experiencia general del cliente.

ECS Payments es líder en procesamiento de pagos B2B y tiene las soluciones innovadoras que su empresa necesita para tener éxito en un entorno B2B competitivo.

Nuestros expertos en procesamiento de pagos pueden ayudarlo a responder sus preguntas y brindarle las opciones para ayudarlo a mantener contentos a sus clientes y sus costos lo más bajos posible.

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