Una guía sobre límites de cuentas comerciales

Guías sobre limites de cuentas comerciales

Los límites de las cuentas comerciales son un componente importante que hay que comprender cuando se trata del procesamiento de pagos. Estos límites se establecen para protegerlo a usted, a sus dueños de tarjetas y a las instituciones financieras involucradas en el proceso.

Si busca vender un producto u ofrecer un servicio, una de las decisiones más importantes es cómo aceptar tarjetas de crédito y débito. Aceptar estos pagos es vital y, en el caso de un negocio en línea o de comercio electrónico, es esencial.

Sin embargo, a pesar de parecer bastante simple a primera vista, aceptar tarjetas de crédito puede ser complejo y los comerciantes deben comprender completamente los detalles para evitar pagar tarifas adicionales o incluso perder su cuenta.

Esto es especialmente cierto para los comerciantes que dirigen negocios de alto riesgo o realizan transacciones de alto riesgo. Estas transacciones tienen condiciones específicas que deben entenderse y cumplirse para que los comerciantes puedan continuar procesando los pagos sin problemas.

Una de las áreas que todos los comerciantes deben tener en cuenta son los límites de la cuenta. Los límites de cuenta existen para prácticamente todos los comerciantes y son una parte fundamental para comprender todo el ecosistema de pagos, así como su propia cuenta y procesamiento.

A continuación, repasaremos los detalles clave de los límites de la cuenta, por qué existen y consejos para que los cumpla o los cambie si es necesario.

Conceptos básicos de la cuenta comercial y cómo abrir una cuenta comercial en Puerto Rico

Para comprender los límites de las cuentas de comerciante, es importante comprender los conceptos básicos de cómo abrir una cuenta de comerciante y cómo encajan en el sistema de procesamiento de pagos más amplio.

¿Qué significa una cuenta mercantil?

Una cuenta de comerciante es lo que le permite a un comerciante aceptar pagos electrónicos, incluidas tarjetas de crédito y débito, en persona o en el sitio o página del comerciante. Un comerciante debe solicitar una cuenta de comerciante a través de un procesador de pagos, también conocido como adquirente o banco adquirente.

Parte de este proceso de solicitud es determinar que el comerciante es A) una empresa legítima y B) confiable para tener acceso al sistema de pago.

Un comerciante deberá proporcionar algunos o todos los siguientes requisitos para obtener una cuenta de comerciante de pagos.

  • Cuenta bancaria comercial
  • Registros de entidades comerciales
  • Registros bancarios (opcional)
  • Industria
  • Tipo de producto que se vende
  • Monto típico en dólares de las transacciones

Los dos últimos suelen ser los más importantes y tendrán más que ver con los límites de su cuenta mercantil.

¿Cuánto cuesta una cuenta mercantil?

Una cuenta de comerciante generalmente tiene una tarifa mensual baja de alrededor de $30. Más tarifas por transacción. Es posible que haya tarifas adicionales, como tarifas de instalación o tarifas anuales, según los volúmenes de procesamiento y otros factores.

¿Cómo puedo obtener una cuenta de comerciante?

Debe presentar la solicitud ante un procesador de pagos que aprobará su empresa para obtener una cuenta de comerciante. Puede comunicarse con ECS Payments para obtener más información sobre cómo abrir una cuenta de comerciante. Así es como se abre una cuenta mercantil en los EE. UU. Tenga en cuenta que los países fuera de los EE. UU. pueden tener regulaciones diferentes.

Procesador de pagos en Puerto Rico

Su solicitud al abrir una cuenta de comerciante será manejada por el procesador de pagos que elija. Por eso es tan importante elegir el procesador de pagos adecuado. Un procesador de tarjetas de crédito que trabaje con usted puede ayudarlo a través de este proceso y ayudarlo a resolver cualquier problema potencial, como con su industria o los límites de su cuenta.

Una vez que se envíe toda su información, el procesador comenzará el proceso de suscripción. El proceso de suscripción para una nueva cuenta de comerciante es esencialmente una evaluación de riesgos del comerciante, su negocio y las políticas del negocio con respecto a las políticas de devolución, facturación y más.

Es durante este proceso que el procesador de pagos determinará los límites para las transacciones comerciales según las pautas de la industria y del emisor de la tarjeta. Estas cuentas no pretenden ser restricciones per se; sino que se basan en estándares de la industria para minimizar los riesgos tanto para el comerciante, los bancos y los clientes.

Ahora que se comprende el proceso de cómo se crean e introducen los límites de la cuenta, podemos analizar qué es cada límite y cómo se relaciona con su cuenta y su procesamiento.

Límites de la cuenta comercial

Sus límites se dividen en algunas áreas clave que pertenecen a su perfil de procesamiento general. A continuación, revisaremos los diferentes límites y explicaremos cada uno de ellos.

Volumen de procesamiento

El volumen de procesamiento es la cantidad total de transacciones mensuales con tarjeta de crédito o débito que realiza una empresa. Esto está determinado por su solicitud inicial y generalmente se basa en el monto de venta promedio y las expectativas de ventas por mes.

El volumen de procesamiento generalmente se considera un límite flexible. Si supera ligeramente este límite, su cuenta no estará en peligro. Puede pagar una tarifa u otro recargo como se describe en sus acuerdos de cuenta mercantil.

El único problema real surge si superas en gran medida el límite de volumen de procesamiento. Esto generalmente se considera una situación grave y deberá abordarlo de inmediato con su procesador de pagos para evitar cualquier repercusión en su cuenta y capacidad de procesamiento.

Por otro lado, no alcanzar el mínimo no es un problema grave y, por lo general, no genera sanciones ni otros problemas. Puede haber una tarifa por volumen mínimo si está muy por debajo de su límite, pero esto variará según la cuenta del comerciante.

En general, no alcanzar el límite o quedar muy por debajo es motivo de alarma, al menos desde el punto de vista del procesamiento.

Por último, algunos comerciantes utilizan varias cuentas comerciales con fines comerciales o para distribuir transacciones entre diferentes cuentas. En este caso, en la mayoría de los casos es necesario tratarlos individualmente.

Límites de boletos específicos

Dentro de los montos generales de procesamiento, también existen límites específicos con respecto a los boletos individuales. Los discutiremos a continuación.

Boleto promedio

Este es bastante fácil de entender y simplemente significa el monto total promedio de una venta de su negocio. Por supuesto, este es un promedio, por lo que no tiene por qué ser preciso. Pero la mayoría de las empresas de la misma categoría tendrán promedios de entradas de una cantidad similar.

Boleto más alto

Este es para el ticket con mayor anticipación que su empresa puede procesar. Por ejemplo, es posible que tenga entradas promedio algo más bajas, pero en ocasiones venda un artículo de precio muy alto. Una situación como esta puede ser una empresa que vende artículos antiguos en un rango de precios específico, pero ocasionalmente tienen un artículo raro en su tienda que se vende por mucho más que el artículo promedio.

Revelar esto ayuda a los procesadores de pagos a comprender mejor su perfil de riesgo y les impide marcar compras normales que pueden parecer fuera de línea con los promedios.

Tipo de transacción: Porcentaje

Muchas empresas aceptan tarjetas de crédito y débito de diversas formas. Es posible que tengan hardware POS para recibir tarjetas físicamente o “deslizadas”, como se le conoce en la industria. También podrán coger tarjetas por teléfono mediante un terminal virtual. Finalmente, podrán aceptar tarjetas en línea.

Algunas empresas solo pueden aceptar tarjetas a través de uno de estos métodos. Cualquiera que sea su situación, el procesador querrá saber el porcentaje de cada uno que compondrá el total de sus transacciones.

Así es como determinan el riesgo y estructuran sus tarifas y otros detalles específicos de la cuenta en función del riesgo de los tipos de transacciones.

Por lo tanto, si se desvía de sus tipos de transacciones iniciales, significa que su perfil de riesgo también ha cambiado.

Una vez más, estos no son límites estrictos. Por ejemplo, si dijiste que realizarías el 30% de tus transacciones por teléfono pero la cifra real es el 35%, eso no importará. Sin embargo, si de repente el 70% de tus pedidos son por teléfono, eso sí sería un problema.

¿Cómo se calculan los límites?

Si ya tiene una empresa, será mucho más fácil calcular estos números al solicitar una nueva cuenta de comerciante. Probablemente, pueda revisar su software de contabilidad y encontrar estos valores con bastante facilidad.

Para un comerciante nuevo, puede ser un poco más difícil y requerirá algunas previsiones y estimaciones. Pero es importante hacer esto con cuidado para que sus pronósticos sean precisos. Como mencionamos, estos se utilizan para determinar el riesgo y si sus ventas reales exceden estos límites, puede tener problemas.

Cálculo de tiquete promedio

Esto es un cálculo sencillo y directo de cuál será el monto promedio de su transacción. Para algunas empresas, esto puede resultar bastante sencillo. Por ejemplo, una cafetería tendrá una media de entre 5 y 30 dólares. Sin embargo, si hacen catering, tienen un ticket medio mucho mayor.

Es probable que una empresa basada en membresía también tenga un monto promedio de boletos estable. Si administra un gimnasio basado en membresías, es probable que solo tenga unos pocos niveles de membresías y las transacciones se encuentren dentro de esos niveles.

Entonces, incluso si aún no ha realizado ventas, debería ser fácil determinar el monto promedio de sus boletos. Sin embargo, debe aumentar esto ligeramente para tener en cuenta los excedentes. No alcanzar su límite prácticamente no genera sanciones más que posibles pequeñas tarifas. Por eso es mucho mejor sobreestimar las cantidades que subestimarlas.

Sin embargo, no sobreestime tanto que el procesador lo vea como un riesgo y rechace su solicitud. Mantenlo dentro de lo razonable.

Cómo calcular el volumen de procesamiento

Una vez más, una empresa existente puede consultar fácilmente su software de contabilidad y calcular estas cifras. Al hacerlo, asegúrese de tener en cuenta cualquier cambio en el negocio. Por ejemplo, si eres un servicio de limpieza de piscinas, tu volumen puede ser mucho mayor en verano que en invierno.

Para un nuevo negocio, utilice negocios existentes en su área o industria para estimar su volumen de procesamiento.

Además, tenga en cuenta qué parte de ese volumen serán tarjetas de crédito y no volúmenes totales de ventas. Para tiendas físicas como restaurantes, esto puede llegar hasta el 50% dependiendo de la industria. Por supuesto, los minoristas en línea podrían estar al 100%.

Los procesadores de pagos entienden que su negocio crecerá, por lo que esperan que los volúmenes aumentan año tras año.

¿Por qué hay límites?

Es importante saber que no existen límites en las cuentas comerciales que puedan causar dificultades a su negocio. De hecho, son principalmente para ayudar a su negocio.

El fraude con tarjetas de crédito siempre es una preocupación cuando se trata de mantener la seguridad y legitimidad de los pagos en línea. Los límites ayudan a los procesadores y a los bancos a monitorear mejor los intentos de fraude. Esto mantiene sus costos más bajos a largo plazo, así como los de todos los demás.

Otro motivo de los límites es ayudar a los comerciantes y sus procesadores de pagos a encontrar las tarifas adecuadas y otras opciones que sirvan a sus negocios pero que también permitan los costos más bajos.

Por ejemplo, ciertos promedios de transacciones bajos pueden ser mejor atendidos por diferentes estructuras de precios que una empresa que tiene montos promedio de boletos muy altos pero volúmenes más bajos.

Tener todo esto en consideración ayuda al procesador de pagos a diseñar un plan que funcione mejor para usted y también ayuda a reducir el fraude que puede dañar su negocio.

Consejos para gestionar los límites de la cuenta

La clave para administrar los límites de su cuenta es vigilar de cerca sus transacciones. Esto se puede hacer a través de su software de contabilidad o mediante el panel de la plataforma de pago que utiliza, como Authorize.net.

También es importante ser consciente de los límites si cambia un aspecto central de su negocio. Por ejemplo, si comienza a vender un tipo diferente de producto cuyo precio es diferente al de sus otros productos.

Otro cambio a tener en cuenta es que comienza a ofrecer un tipo diferente de servicio o paquete de servicios que cambia significativamente sus promedios por boleto.

También es importante estar al tanto de aspectos como el procesamiento entre múltiples comerciantes. Esta técnica puede aumentar sus volúmenes a medida que se agreguen comerciantes adicionales.

Cómo cambiar los límites en Puerto Rico

Puede llegar un momento en el que tengas que cambiar tus límites establecidos a lo largo de tu negocio. Cambiar sus límites se debe a que sus estimaciones cambian drásticamente y a algo más que un crecimiento normal de año en año o un aumento en los gastos de bienes relacionados con la inflación.

Si necesita realizar este tipo de cambio en las cuentas comerciales de su tarjeta de crédito, es fundamental que se comunique con su procesador de pagos lo antes posible para discutir una solución. No espere hasta exceder sus límites ni espere a que su procesador se comunique con usted. Para entonces, es posible que ya esté lidiando con problemas que podrían haberse evitado.

No hay nada de malo en tener que cambiar tus límites, por lo que la comunicación es clave para asegurarte de que se maneje sin problemas.

Incrementos promedio de tiquete

Para la mayoría de las empresas, esto no cambiará mucho a menos que cambie su modelo de negocio. Por ejemplo, una tienda de bicicletas puede comenzar vendiendo bicicletas básicas para niños y adultos. Sin embargo, es posible que en algún momento hagan la transición a bicicletas de alta gama. Esto probablemente aumentará el monto promedio de las multas.

Entonces, estos aumentos ocurren y, en este caso, el comerciante querrá comunicarse con su procesador. Sin embargo, para muchas empresas, a menos que cambien sus modelos de negocio, el monto promedio de las multas no debería cambiar lo suficiente como para justificar la adopción de medidas.

El volumen de procesamiento aumenta

Los volúmenes de procesamiento son diferentes de los promedios de transacciones, ya que esta métrica a menudo cambia con el tiempo. Principalmente, esto se debe al crecimiento natural o al éxito del negocio.

Por supuesto, esto es normal y la mayoría de los procesadores lo permiten. Sin embargo, aún deberá comunicarse con su procesador si se está acercando a su límite o comenzando a superarlo. Aunque puedan explicar este crecimiento, todos los procesadores son diferentes y tienen soluciones diferentes.

Dicho esto, lo que no es normal es sobrepasar drásticamente tus límites. Por ejemplo, si excede sus estimaciones durante el primer mes aproximadamente, probablemente será un problema.

Esto generalmente significa que sus estimaciones fueron erróneas, incluso si lo fueron por razones totalmente inocentes.

Si se encuentra en esta situación, debe comunicarse con su procesador tan pronto como note este rápido crecimiento. Es posible que le pidan que solicite una nueva cuenta, ya que probablemente todo su perfil ahora sea diferente. Otros procesadores pueden tener soluciones diferentes para cuentas comerciales de gran volumen.

Ahora, supongamos que esperaba y pronosticaba este rápido crecimiento e incremento. Si este es el caso, deberá comunicarlo al procesador durante el proceso de solicitud. Es posible que algunos procesadores trabajen con usted, pero es posible que otros no puedan procesar para dicho negocio.

Una vez más, la comunicación es clave aquí. Si su pronóstico prevé un crecimiento explosivo en el volumen de procesamiento, asegúrese de informarle a su procesador cuando presente la solicitud para tener la mayor probabilidad de encontrar una solución que funcione.

Restricciones y sanciones de la cuenta comercial

Algo relacionado con los límites son las restricciones y sanciones a las cuentas comerciales. Estos pueden ser para cuentas nuevas si el comerciante no tiene historial o tiene mal crédito. También puede deberse a que el comerciante se encuentre en una categoría de alto riesgo. Estas restricciones aún permiten a estos comerciantes realizar negocios, sólo que con ciertas precauciones.

Por ejemplo, una restricción puede ser la disponibilidad de reservas. Esto significa que una cierta cantidad del total de las transacciones se mantiene en reserva para cubrir posibles devoluciones de cargo u otros incidentes.

El dinero se libera con el tiempo y el dinero nuevo reemplaza las reservas, por eso se denomina reserva móvil. El tiempo de reserva puede ser de unos días, como suele ser el caso. A veces puede ser más largo, pero eso es menos común.

Es posible que algunos comerciantes debían aceptar una reserva continua para poder aceptar tarjetas de crédito. Sin embargo, después de un período de buena reputación, estas reservas a menudo pueden eliminarse. Entonces, si bien pueden parecer una molestia, en realidad son una solución para los comerciantes que de otro modo no calificarían para una cuenta de comerciante.

Las reservas móviles también pueden deberse a devoluciones de cargo excesivas o índices de devolución de cargo más altos de lo normal. De esa manera, las reservas móviles son las que más ayudan a los comerciantes, no a los procesadores.

Penalizaciones

Las sanciones pueden variar y en su mayoría consisten en honorarios. Por ejemplo, es posible que deban cumplirse volúmenes mínimos mensuales o que se aplique una tarifa determinada para cubrir la diferencia.

Las tarifas de su cuenta mercantil deben estar claramente descritas en su documentación cuando abrió su cuenta. Así que asegúrese de consultar estos documentos para conocer su estructura de tarifas.

Los excedentes grandes pueden resultar en la suspensión o cancelación de una cuenta. Por este motivo, es muy importante que todas las estimaciones que proporcione a su procesador sean lo más precisas posible.

Si cree que puede exceder sus límites, es importante que se comunique con su procesador lo antes posible para aumentar sus límites.

Ayuda con los límites de la cuenta comercial

Solicitar una cuenta de comerciante puede ser un proceso complicado y es importante que siga todos los pasos necesarios para que el proceso sea lo más rápido y eficiente posible.

El uso de un procesador de pagos confiable como ECS Payments puede ayudarlo a resolver problemas con los límites de la cuenta de comerciante, ya sea que ya tenga una cuenta o esté buscando abrir una cuenta de comerciante.

Nuestros expertos trabajan con dueños de empresas en prácticamente todas las industrias y también nos especializamos en industrias de alto riesgo. Podemos ayudarlo a determinar los límites de su cuenta de comerciante y asegurarnos de que su cuenta nunca corra ningún peligro.

Comuníquese con ECS Payments hoy y deje que uno de nuestros expertos internos lo guíe, procese y ayude a su empresa a comenzar a aceptar pagos y aumentar los ingresos.